Field Service Management in der Kältetechnik, Klimatechnik und Heiztechnik

Hersteller und Anbieter von Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechnik müssen regelmäßig eine Reihe spezifischer und anspruchsvoller Herausforderungen bewältigen. Besonders ausgeprägt sind die saisonalen Spitzenzeiten, in denen eine erhöhte Nachfrage nach Installation, Wartung und Störungsbehebung von Heizungs- und Kühlsystemen eine schnelle und effiziente Einsatzplanung erfordert.

Hinzukommt die Komplexität der HVAC-Systeme, die ein breites Spektrum an Fachwissen und spezifischen Ersatzteilen erfordert. Dies stellt hohe Anforderungen an die Einsatzplanung und das Bestandsmanagement, um sicherzustellen, dass die richtigen Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stehen. Darüber hinaus ist die Einhaltung strenger Energievorschriften ein kritischer Aspekt, der eine ständige Aktualisierung des Fachwissens und eine sorgfältige Dokumentation der durchgeführten Arbeiten erfordert.

Auch die Reaktionsfähigkeit in Notfällen ist entscheidend, um Ausfälle von Heiz- oder Kühlsystemen schnell zu beheben und die Unterbrechungen für die Kunden so gering wie möglich zu halten. Und schließlich spielt die Qualitätssicherung eine zentrale Rolle für den Erfolg in der HLK-Branche. Die Fähigkeit, eine gleichbleibend hohe Servicequalität zu bieten und die Anforderungen der Kunden zu erfüllen, insbesondere in Industrie und Handel, ist entscheidend, um langfristige Kundentreue und positive Bewertungen zu fördern.

Die Field Service Management Software der mobileX unterstützt Hersteller von Klima-, Kälte- und Heizgeräten bei der Auftragssteuerung ihrer Außendiensttechniker.

Als Kernstück der Field Service Management Software sorgt die digitale Einsatzplanung für eine effiziente Disposition und einen optimierten Ressourceneinsatz. Die Tourenoptimierung hilft dabei, die Anfahrten und Laufwege so kurz wie möglich zu halten, um eine maximale Produktivität und Effizienz zu erreichen.

Eine mobile Lösung oder App ermöglicht vor Ort den Zugriff auf alle Auftragsdaten sowie die direkte Erstellung von Rückmeldungen per Smartphone, Tablet oder Laptop. Digitale Checklisten und Formulare unterstützen den Servicetechniker bei seiner Arbeit.

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FUNKTIONEN

Das bietet die Field Service Management Lösung von mobileX

Manuelle Planung

Anhand der Auftragsinformationen ermittelt die Einsatzplanung mit mobileX-Dispatch die notwendigen Qualifikationen, die zur Durchführung erforderlich sind. In der Liste der geeigneten Techniker sieht der Disponent, wer Zeit hat, den Auftrag auch durchzuführen. Die Kartendarstellung zeigt ihm, welcher Techniker zudem die kürzeste Anfahrt hat.

Automatische Einsatzplanung

Neben der manuellen Einsatzplanung ist auch eine halb- oder vollautomatische Einsatzplanung möglich. Dabei kann der Disponent entweder einen bestimmten Zeitraum und nur ausgewählte Aufträge für die Optimierung festlegen oder über die Vollautomatik alle vorliegenden Aufträge einplanen lassen.

Terminvereinbarung mit Endkunden

Das Modul „Terminvereinbarung“ erleichtert dem Disponenten die gemeinsame Terminfindung mit dem Endkunden. mobileX-Dispatch bietet dem Disponenten alle möglichen Ausführungstermine tabellarisch an. Der Disponent kann hinsichtlich der Parameter „zusätzliche Wegezeit“, „Auslastung“ und „Termin“ entsprechend priorisieren.

Mobile Auftragsbearbeitung

Mit mobileX-CrossMIP stehen dem Servicetechniker alle notwendigen Daten rund um die Auftragsbearbeitung auf seinem mobilen Gerät – auch im Funkloch – zur Verfügung. Über eine flexible Navigationskomponente erhält er jederzeit schnellen Zugriff auf seine Aufträge und kann einfach zwischen verschiedenen Listen und Modulen wechseln.

Rückmeldungen, Serviceberichte und Formulare

Über die Rückmeldungen erfasst der Techniker den Umfang und Inhalt seiner geleisteten Arbeit in Form von Zeit, Material und Text. Auch Dokumente wie Fotos, Serviceberichte und Formulare mit Unterschrift lassen sich damit erstellen. Um digitale Formulare in mobileX-CrossMIP abzubilden, bietet die mobileX zwei Optionen.

Tagesberichte

Mit dem Tagesbericht können Anwender sowohl auftragsbezogene als auch nicht auftragsbezogene Arbeitszeiten erfassen, wie zum Beispiel Schulungen oder interne Besprechungen. Dabei gibt es drei Basisvarianten, wie Techniker ihre Zeiten erfassen können. Das Dashboard für Zeitrückmeldungen zeigt dem Techniker die geleisteten Stunden auf Tages- Wochen- und Monatsbasis. Auch nicht verbuchte Zeiten werden in der Servicetechniker-App angezeigt. Mit dem Tagesbericht ist eine Arbeitszeiterfassung nach dem EuGH-Urteil möglich.

mobileX-Dispatch Software zur Einsatzplanung

Digitale Einsatzplanung

mobileX-Dispatch ist unser Tool zur Optimierung Ihrer Einsatzplanung für den technischen Kundenservice. Unsere digitale Planung umfasst die Disposition von Aufträgen nach Qualifikationen, Tourenoptimierung, manuelle Planung per Drag and Drop sowie die halb- und vollautomatische Planung. Auch eine Poolplanung und Disposition von Aufträgen an externe Dienstleister ist mit mobileX-Dispatch möglich.

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Mobile App zur Auftragsbearbeitung

mobileX-CrossMIP ist unsere mobile App zur Auftragsbearbeitung für den technischen Kundenservice. Sie bietet eine intuitive Oberfläche und ist natürlich offlinefähig. mobileX-CrossMIP ermöglicht einen mobilen Zugriff auf Anlagendaten, eine digitale Erstellung von Rückmeldungen, Formularen und Zeiterfassung. Auch die Materiallogistik lässt sich mit unserer mobilen App abbilden.

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Branchenerfahrung

Die Field Service Management- und Instandhaltungslösungen der mobileX kommen bei zahlreichen mittelständischen und großen Unternehmen im Anlagen- und Maschinenbau zum Einsatz:

Durch die Einführung der Field Service Management-Software der mobileX hat sich die Datenqualität und Transparenz der Serviceeinsätze und Geräte unserer Kunden deutlich verbessert. Durch die Integration unserer komplexen Materialprozesse in die digitale Einsatzplanung und Auftragsabwicklung können wir unseren Kunden einen noch effektiveren und besseren Kundenservice bieten.

Franziska Hölle Leitung Order Management bei der HSM GmbH und Co. KG

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Mit Fokus auf unsere Anforderungen hat uns die Flexibilität der mobileX im Vergleich zu anderen Anbietern absolut überzeugt. Die mobileX-ServicePlatform ist für uns ein perfekter Match, da diese Lösung mit dem Ausbau unseres Servicegeschäfts und unseren Anforderungen mitwachsen kann.

Sebastian Harz Leiter Technischer Service After Sales & Service Gangway Systems Railways bei HÜBNER

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Seit der Einführung der Field Service Management-Lösung von mobileX haben wir einen viel besseren Überblick über die Effizienz unseres Kundendienstes sowie über unseren Material- und Zeitaufwand. Dies hat auch dazu beigetragen, dass wir unseren Service ausbauen konnten und unsere Kundendienstanfragen schneller und zuverlässiger bedienen können.

Werner-Ulrich Lange Vertriebs- und Kundendienstleiter bei Melitta Professional

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Die Datenqualität der Rückmeldungen und Checklisten hat sich durch die Einführung von mobileX-MIP for Field Service exorbitant verbessert. Außerdem konnten wir die Durchlaufzeiten der Serviceaufträge um mehr als die Hälfte verkürzen. Auch den Kunden gegenüber beweisen wir durch die Digitalisierung der Auftragsabwicklung unsere Innovationskraft als Marktführer.

Kai Kathan Team Leader Services bei der Uhlmann Pac-Systeme GmbH + Co KG

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Zu Beginn der Einführung herrschte ein gewisses Misstrauen gegenüber der neuen Lösung. Doch heute können sich die Kollegen gar nicht mehr vorstellen, ohne das System zu arbeiten. Die Datenqualität hat sich mit dem Field Service Management-System extrem verbessert. Zudem hat sich unsere Personalstruktur im Kundendienst gewandelt. Während sich die Anzahl unserer Disponenten kaum verändert hat, haben wir mittlerweile deutlich mehr Service-Kollegen im Feld. Das heißt, wir können heute mehr Kunden einen besseren und schnelleren Service bieten.

Christian Schneider Leiter Operations International bei der Winterhalter Gastronom GmbH

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