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Digitale Checklisten für mehr Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz in Service und Instandhaltung

Techniker im Kundenservice und in der Instandhaltung warten und reparieren täglich Maschinen oder Anlagen, die sehr komplex sind und ein hohes Unfallrisiko bergen. Deswegen sieht der Gesetzgeber hier eine Pflicht zur Durchführung und Dokumentation einer Gefährdungsbeurteilung vor. Für jeden Arbeitsplatz und für jede Maschine sind hier diverse Checklisten zu bearbeiten und anschließend revisionssicher zu archivieren. Digitale Checklisten für Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz ersetzen Papierformulare und sind einfach zentral zu verwalten und zu aktualisieren. Zudem verbessern sie den Arbeitsschutz und die Prozesssicherheit. Dies senkt das Unfallrisiko für Techniker und Instandhalter deutlich.

Drei Kategorien von Checklisten für Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz

Je nachdem, wann diese Checklisten vor Ort ausgefüllt werden müssen, kann man drei Kategorien unterscheiden:

  • Checklisten zur Arbeitsvorbereitung: Vor der eigentlichen Auftragsbearbeitung steht die Kontrolle der erforderlichen Dokumente wie Zugangsberechtigungen, das Anlegen von Schutzkleidung sowie die Prüfung von Sicherheitshinweisen bzw. das Ausfüllen von Gefährdungsbeurteilungen.
  • Checklisten zur Ausführung: Schrittweise Anleitungen unterstützen den Techniker oder Instandhalter, indem sie ihn zum Beispiel bei Sicherheitsbegehungen, SOS-Rundgängen oder Brandschutzprüfungen Schritt für Schritt in der richtigen Reihenfolge durch den Prozess führen.
  • Checklisten zur Dokumentation: Nach der erfolgten Arbeit dokumentiert der Techniker oder Instandhalter Sicherheitsmängel und Gefährdungen über Checklisten zum Beispiel in Form von Prüf- und Messprotokollen oder Mängellisten.

Umfassendere Funktionalität von digitalen Checklisten für Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz

Im Vergleich zu papierbasierten Arbeitsblättern oder Formularen für die Arbeitssicherheit und den Gesundheitsschutz bieten digitale Checklisten eine wesentlich umfassendere Funktionalität:

  • Dokumentation mit Fotos und Videos: Neben der Erfassung von Texten und Messdaten lassen sich über das mobile Gerät, auf dem die digitale Checkliste ausgefüllt wird, mit der integrierten Kamera Mängel oder Gefährdungen als Foto oder Video dokumentieren. Diese werden als Anhang zur digitalen Checkliste ins Backend-System übertragen und archiviert.
  • Identifikation von Anlagen über Mobile Tagging: Jede Anlage benötigt ihre eigene Checkliste. In großen Produktionshallen oder für neue Mitarbeiter kann die Suche nach der richtigen Anlage zu einer Herausforderung werden. Die Identifizierung von Anlagen über Codes und Tags über das Smartphone bietet hier eine Erleichterung für Techniker und Instandhalter. Je nach Einsatzart und Einsatzort können Barcode, QR-Code, RFID oder iBeacon die Identifikation der richtigen Anlage eindeutig machen und beschleunigen.
  • Mehrsprachige Varianten: Digitale Checklisten und Formulare lassen sich auch in verschiedenen Sprachversionen erstellen und nutzen. Dies kann besonders für internationale Unternehmen hilfreich sein. So kann ein Techniker zum Beispiel eine digitale Checkliste auf Deutsch ausfüllen und sie von seinem Kunden oder Vorgesetzten in der englischen Version überprüfen und unterschreiben lassen.
  • Dynamische Eingabe: Im Gegensatz zu Papierformularen ermöglichen digitale Checklisten eine dynamische Eingabe. Das heißt, sie lassen sich je nach Kontext-Informationen oder in Abhängigkeit von der Eingabe dynamisch erweitern. So können einzelne Felder oder komplette Bereiche in Abhängigkeit der erfassten Werte ein- oder ausgeblendet werden. Damit können zum Beispiel bei Begehungen auch unerwartete Mängel oder Gefährdungen dokumentiert werden.

Vorteile von digitalen Checklisten für Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz

Aus der Digitalisierung von Checklisten für die Arbeitssicherheit und den Gesundheitsschutz ergeben sich zahlreiche Vorteile für die Mitarbeiter, Kunden und Unternehmen:

  • Zeitersparnis: Der Techniker bearbeitet die digitale Checkliste direkt vor Ort an der Maschine auf seinem Tablet, Laptop oder Handy. Dies erspart ihm die spätere, manuelle Übertragung von einem Papierformular in das Backend-System. Zudem können Auftrags- und Anlagendaten in den Checklisten schon vorbelegt werden, um den Technikern das Ausfüllen zu erleichtern.
  • Besserer Arbeitsschutz: Digitale Formulare lassen sich so gestalten, dass der Techniker bestimmte Arbeitsschutzrichtlinien gelesen und abgehakt haben muss, um das Formular abzuschließen. Dies trägt zu einer Senkung des Unfallrisikos bei.
  • Höhere Prozesssicherheit: Eine Checklisten-Anleitung für den Techniker kann genau festlegen, in welcher Reihenfolge er die einzelnen Arbeitsschritte durchzuführen hat. Damit trägt die digitale Checkliste zur Prozesssicherheit im Service und in der Instandhaltung bei, senkt das Fehlerrisiko und verlängert die Lebensdauer von Anlagen und Maschinen.
  • Vermeidung von Medienbrüchen und Fehlern: Digitale Checklisten lassen sich perfekt in einer mobilen App zur Auftragsabwicklung im technischen Service oder in der Instandhaltung integrieren. Dies vermeidet Medienbrüche bei der Dokumentation vor Ort und bei der anschließenden Archivierung der Checklisten im ERP-System. Auch Fehler bei der manuellen Übertragung entfallen dadurch.
  • Nachhaltigkeit: Die Digitalisierung von Papierformularen vermeidet den Verbrauch von wertvollen Ressourcen und vermindert den Co2-Ausstoß. Pro Blatt Papier lässt sich dabei fünf Gramm Co2 einsparen. Bei 50 Technikern und zehn Seiten Formularen entspricht dies 2,5 Kilogramm Co2 pro Tag und 625 Kilogramm Co2 pro Jahr!
  • Zentrale Verwaltung und Aktualisierung von digitalen Checklisten: Digitale Checklisten lassen sich zentral verwalten, bei Bedarf aktualisieren und an die mobilen Mitarbeiter ausrollen. So erhalten die Techniker und Instandhalter ihre für den Auftrag benötigten Checklisten direkt auf ihrem mobilen Gerät statt Papierausdrucke in der Werkstatt zusammenzusuchen.
  • Revisionssichere Archivierung: Papierformulare gehen auf dem Weg von der manuellen Erfassung an der Maschine bis zur Übertragung ins ERP-System als PDF-Scan oder manuellen Eingabe immer wieder mal verloren. Digitale Checklisten und Formulare werden über die mobile App zur Auftragsabwicklung mit der Rückmeldung direkt ins Backend-System übertragen und dort strukturiert als Datensatz und (optional) unstrukturiert als PDF-Dokument gespeichert.

Digitale Checklisten bieten nicht nur eine wesentlich umfangreichere Funktionalität und zahlreiche Vorteile bei der mobilen Auftragsabwicklung im Vergleich zu Papierformularen. Durch den Einsatz von digitalen Checklisten im Bereich Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz leisten Unternehmen auch einen wesentlichen Beitrag zur Senkung von Unfallrisiken im technischen Kundendienst und in der Instandhaltung.

Field Service Management Formulare /Checklisten Instandhaltung
Verfasst am 25. Februar 2022 um 10:54 Uhr