Mobile Auftragsverwaltung im technischen Außendienst: Ihr Schlüssel zum Erfolg

Im dynamischen Feld des technischen Kundenservices spielt die Auftragsverwaltung im Außendienst eine entscheidende Rolle. Sie bildet das Rückgrat für eine effiziente Serviceabwicklung und Kundenzufriedenheit. Angesichts der zunehmenden Komplexität von Kundenerwartungen und Servicelandschaften stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Außendienstprozesse nicht nur zu optimieren, sondern auch agil und kundenorientiert zu gestalten.

Die effektive Verwaltung von Aufträgen – von der Annahme über die Bearbeitung bis hin zur Dokumentation – ist dabei essenziell. Sie ermöglicht es Technikern im Feld, schneller, präziser und mit höherer Qualität auf Kundenanforderungen zu reagieren. Dabei gewinnen mobile Software-Lösungen zunehmend an Bedeutung, da sie den Technikern Echtzeit-Zugriff auf notwendige Informationen bieten und somit die Grundlage für eine erfolgreiche Auftragsabwicklung schaffen.

Grundlagen der Auftragsverwaltung im Außendienst

Auftragsverwaltung im Außendienst bezeichnet das systematische Management von Serviceaufträgen – von der Annahme über die Planung und Durchführung bis hin zum Abschluss und der Nachbearbeitung. Ziel ist es, durch eine optimierte Koordination und Durchführung der Serviceeinsätze die Kundenzufriedenheit zu maximieren und gleichzeitig die Effizienz und Produktivität der Außendienstmitarbeiter zu steigern.

Die Vorteile einer effizienten Auftragsverwaltung sind vielfältig. Sie ermöglicht eine verbesserte Reaktionsfähigkeit auf Kundenanfragen, führt zu einer höheren First-Time-Fix-Rate und verkürzt die Durchlaufzeiten von Aufträgen. Zudem unterstützt sie eine präzise Ressourcenplanung, reduziert Fahrtzeiten und ermöglicht eine lückenlose Dokumentation der Serviceeinsätze.

Vor allem der Einsatz mobiler Lösungen bringt das Auftragsmanagement im Außendienst voran: Techniker können direkt vor Ort beim Kunden auf alle relevanten Informationen zugreifen, Aufträge in Echtzeit bearbeiten und dokumentieren sowie die Kommunikation mit der Zentrale und dem Kunden verbessern.

Herausforderungen bei der Auftragsverwaltung im Außendienst

Ein effizientes Auftragsmanagement im Außendienst steht vor verschiedenen Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt, um eine optimale Servicequalität zu gewährleisten:

Kommunikation zwischen Außendienst und Zentrale

Eine reibungslose und effiziente Kommunikation ist wichtig, um Missverständnisse zu vermeiden und eine schnelle Reaktion auf unvorhergesehene Ereignisse zu gewährleisten. Eine zeitnahe Informationsübermittlung und eine gute Koordination sind entscheidend, damit der Außendienst flexibel und effizient auf Kundenbedürfnisse reagieren kann.

Zugriff auf Kundendaten und Auftragshistorie

Techniker im Außendienst benötigen umfassenden Zugriff auf Kundendaten und die Historie bisheriger Aufträge, um fundierte Entscheidungen treffen und kundenspezifische Serviceleistungen anbieten zu können. Die Herausforderung besteht darin, diese Informationen aktuell, zugänglich und sicher bereitzustellen, insbesondere in dynamischen oder datenschutzkritischen Umgebungen.

Zeitmanagement und Tourenplanung

Effizientes Zeitmanagement und eine smarte Tourenplanung sind essenziell für maximale Außendiensteffizienz und minimierte Fahrtzeiten. Die Disposition und die mobile Lösung müssen dem Servicetechniker aktuelle und detaillierte Informationen über seine Tour liefern und eine schnelle Reaktion auf spontane Änderungen im Tagesablauf ermöglichen.

Neue Technologien in der Auftragsverwaltung

Die Integration moderner Technologien in die Auftragsverwaltung hat den Außendienst revolutioniert. Insbesondere mobile Lösungen haben sich als unverzichtbar erwiesen.

Aktuelle Technologien wie Cloud-Computing, mobile Apps, künstliche Intelligenz (KI) und das Internet der Dinge (IoT) bieten vielfältige Möglichkeiten, die Auftragsverwaltung effektiver zu gestalten. Sie ermöglichen beispielsweise eine verbesserte Datenverarbeitung und -analyse, Echtzeit-Updates und eine präzise Tracking-Funktionalität. Darüber hinaus eröffnen Trends wie Augmented Reality (AR) für Schulungen und Unterstützung vor Ort oder KI-basierte Chatbots für die Kundeninteraktion neue Dimensionen in der Serviceerbringung.

Am Beispiel der App mobileX-CrossMIP wollen wir im Folgenden näher erläutern, wie insbesondere mobile Lösungen die Auftragsverwaltung im Außendienst unterstützen.

mobileX-CrossMIP: Die mobile Lösung zur Auftragsbearbeitung

mobileX-CrossMIP ist die mobile App von mobileX zur Auftragsverwaltung und -bearbeitung bei Serviceeinsätzen. Über die App erhalten Servicetechniker ihre Auftragsdaten auf ihrem mobilen Endgerät. Vor Ort erstellen sie ihre Rückmeldungen, Serviceberichte und Formulare und übermitteln sie direkt an die Zentrale.

Funktionen

Hauptmerkmale von mobileX-CrossMIP

Mobile Auftragsbearbeitung

Mit mobileX-CrossMIP stehen dem Servicetechniker alle notwendigen Daten rund um die Auftragsbearbeitung auf seinem mobilen Gerät – auch im Funkloch – zur Verfügung (Offline-Fähigkeit). Über eine flexible Navigationskomponente erhält er jederzeit schnellen Zugriff auf seine Aufträge und kann einfach zwischen verschiedenen Listen und Modulen wechseln.

Einfacher Statuswechsel

Ob in der Auftragsliste oder in den Details – der Techniker kann über die Servicetechniker-App seinen Status jederzeit mit wenigen Gesten ändern. Abhängig vom aktuellen Status können die relevanten Informationen hervorgehoben werden, so dass auch bei kleineren Displays mit einem Blick die wichtigsten Daten sichtbar sind. Über den Statuswechsel lässt sich zudem eine automatische Zeitmessung (“Start-Stopp-Funktionalität”) integrieren.

Rückmeldungen, Serviceberichte und Formulare

Über die Rückmeldungen erfasst der Techniker den Umfang und Inhalt seiner geleisteten Arbeit in Form von Zeit, Material und Text. Auch Dokumente wie Fotos, Serviceberichte und Formulare mit Unterschrift lassen sich damit erstellen. Um digitale Formulare in mobileX-CrossMIP abzubilden, bietet die mobileX zwei Optionen.

Materiallogistik

mobileX-CrossMIP bietet auch Funktionen rund um die Materiallogistik. Hierzu gehört sowohl die Anzeige des eigenen Lagers als auch der Verbrauch aus diesem. Dieses wird dann über den mobileX-MIP-Server im Backoffice-System verbucht. Sind dort Mindestbestände gepflegt, wird automatisch für das Fahrzeuglager nachbestellt.

Pooldisposition und lokale Aufträge

Durch die Pooldisposition (Selbstdisposition) kann ein Techniker, der gerade in der Nähe eines Einsatzortes ist und Zeit für einen Auftrag hat, den Auftrag entweder für sich reservieren oder direkt übernehmen. Anschließend kontaktiert er den Kunden, um mit ihm einen Termin zu vereinbaren. Der Techniker kann über die App auch lokale Aufträge ohne Bezug zu einem bestehenden Auftrag selbst anlegen und anschließend Rückmeldungen inklusive Servicebericht für den Auftrag erfassen.

Tagesberichte

Mit dem Tagesbericht können Anwender sowohl auftragsbezogene als auch nicht auftragsbezogene Arbeitszeiten wie Schulungen oder interne Besprechungen erfassen. Dabei gibt es drei Basisvarianten, wie Techniker ihre Zeiten erfassen können. Das Dashboard für Zeitrückmeldungen zeigt ihnen die geleisteten Stunden auf Tages-, Wochen- und Monatsbasis. Auch nicht verbuchte Zeiten werden in der App angezeigt. Mit dem Tagesbericht ist eine Arbeitszeiterfassung nach dem EuGH-Urteil möglich.

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Ausblick

Für die Zukunft ist zu erwarten, dass die Auftragsverwaltung im Außendienst durch weitere Innovationen in der Technologie, wie künstliche Intelligenz, IoT und Augmented Reality, weiter transformiert wird. Diese Entwicklungen versprechen eine noch engere Verzahnung zwischen Außendienst und Zentrale, verbesserte Möglichkeiten der Datenerfassung und -analyse sowie noch effizientere Serviceprozesse. Unternehmen, die in diese Technologien investieren und sich an die sich rasch verändernden Marktbedingungen anpassen, werden in der Lage sein, ihre Wettbewerbsfähigkeit zu stärken und ihren Kunden einen herausragenden Service zu bieten.

Digitalisierung mobile Lösung / mobile App mobileX-CrossMIP

Verfasst am 21. Februar 2024 um 14:05 Uhr