Olympus Surgical Technologies Europe

Olympus Surgical Technologies Europe ist als Hightech-Spezialist innerhalb des Olympus Konzerns das Entwicklungs- und Produktionszentrum für starre Endoskopie, bipolare Hochfrequenz-Chirurgie und Instrumentenwiederaufbereitung. 100 Instandhalter sind im Werk Hamburg für die Instandhaltung der Produktionsanlagen zuständig. Pro Woche fallen hier im Durchschnitt 750 Instandhaltungs- oder Reparaturvorgänge an. Eine schnelle Reparatur und Instandsetzung ist dabei besonders wichtig, um Stillstände von Anlagen und Maschinen so kurz wie möglich zu halten und Produktionsausfälle zu vermeiden.

Digitalisierung der Einsatzplanung und Auftragsabwicklung

Bis 2019 erfolgte die Verteilung der Vorgänge an die Instandhalter im Werk jeden Morgen papierbasiert. Auch die Rückmeldungen zu ihren Vorgängen füllten die Techniker auf Papier aus. Um die Auftragsbearbeitung der 100 Instandhalter in der Fertigung von Medizinprodukten in Hamburg zu digitalisieren, begab sich Olympus Surgical Technologies Europe 2019 auf die Suche nach einer mobilen Anwendung, die sich einfach in SAP PM integrieren lässt. Darüber sollten sich alle Wartungs- und Reparaturarbeiten der Instandhalter einfach digital dokumentieren lassen. Auch die zentrale Einsatzplanung der fünf Disponenten sollte durch eine Software mit einer grafischen Darstellung der Einsätze und Arbeitslast sowie durch Skillmatching optimiert werden. Dies sollte die Effizienz und Transparenz der Planungsprozesse erhöhen.

Die Entscheidung fiel nach einer ausführlichen Evaluation von verschiedenen Anbietern zugunsten der mobileX mit mobileX-CrossMIP, der mobilen App zur Auftragsbearbeitung, und mobileX-Dispatch, dem Tool zur Einsatzplanung. Ausschlaggebend dafür waren der Funktionsumfang, das Preis-Leistungsverhältnis, die Anwenderfreundlichkeit der Lösungen sowie die angebotene Supportleistung.

Anfang 2020 begann die Umsetzung des Field Service Management-Projekts bei Olympus Surgical Technologies Europe. Seit Juli 2020 sind die mobile App und das Dispositionstool im produktiven Einsatz.

Einsatzplanung mit grafischem Dispositionstool

Die Disponenten von Olympus Surgical Technologies Europe planen nun die Einsätze der Instandhalter mit mobileX-Dispatch. Dabei werden auch Subunternehmer bzw. Fremddienstleiter mit verplant. In dem grafischen Planungscockpit hat der Instandhaltungsplaner einen Überblick über alle Ressourcen, die aktuelle Planungssicht und den Arbeitsvorrat.

Über die manuelle Planung weist er die Vorgänge den Instandhaltern per Drag-and-drop zu. Auch die halbautomatische Planung von mobileX-Dispatch kommt bei Olympus zum Einsatz. Dabei werden ausgewählte Vorgänge über einen bestimmten Zeitraum automatisch vorgeplant. Anschließend kann der Disponent die Planung übernehmen oder noch anpassen.

Instandsetzungen werden typischerweise kurzfristig mit einem Vorlauf von einer Stunde bis einem Tag geplant, während Wartungen eher zwei Tage bis eine Woche vorab verteilt werden. Das Verhältnis von Instandsetzungen zu Wartungen liegt bei Olympus bei 20 zu 80.

Mobile Auftragsabwicklung mit intuitiver App

Statt wie bisher auf Papier erhalten die Instandhalter von Olympus nun ihre Reparatur- und Wartungsaufträge in der mobilen App mobileX-CrossMIP auf ihren Windows Tablets. Darüber haben sie auch Einblick in die Anlagendaten und -historie und sind somit optimal vorbereitet für eine schnelle und kompetente Erledigung der Vorgänge. Nach der Reparatur oder Wartung erstellen sie ihre Rückmeldungen in der App, über die auch der Lagerbestand abgebildet wird und eine Ausbuchung einzelner Teile erfolgt. Mit ihren Tablets können die Instandhalter nun auch Fotos von Beschädigungen aufnehmen und diese an die Rückmeldungen anhängen.

Durch die digitale Erfassung der Anlagenzustände hat Olympus Surgical Technologies jetzt eine viel bessere Transparenz und Möglichkeiten zur Auswertung von Schadensursachen und deren Optimierung.

Fazit: Erhöhung der Produktivität und Verkürzung der Maschinenausfallzeiten

Nach über zwei Jahren Einsatz der beiden Lösungen von mobileX in der Instandhaltung zieht Ingo-Marcel Klatt, IT Application Consultant SAP QM & PM bei Olympus Surgical Technologies Europe, ein positives Fazit: „Durch die Digitalisierung unserer Instandhaltungsprozesse konnten wir die Produktivität in der mobilen Instandhaltung in unserem Werk in Hamburg deutlich erhöhen. Damit sorgen wir auch dafür, dass die Stillstände von Maschinen so kurz wie möglich gehalten werden oder durch geplante Wartungen Anlagen erst gar nicht ausfallen.“

Ausblick: Einführung von digitalen Formularen und Rollout in weiteren Werken

Als nächstes ist bei Olympus Surgical Technologies Europe die Einführung von digitalen Formularen geplant. Über die mobileX-CrossForms sollen zukünftig Prüfungen an den Geräten strukturierter erfasst werden, regelmäßig Messwerte zu den Geräten dokumentiert und Folgeprozesse bei nicht bestandener Prüfung ausgelöst werden. Zudem steht der Rollout der mobilen App und der Einsatzplanung in den Werken in Portugal, Tschechien und Großbritannien an.

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