Instandhaltungssoftware für die industrielle Produktion

Die Instandhaltung in der industriellen Produktion steht unter einem enormen Kostendruck. Lesen Sie in unserem Ratgeber, wie die Digitalisierung von Instandhaltungsprozessen mit Hilfe von Instandhaltungssoftware für die industrielle Produktion helfen kann, die Effizienz zu verbessern, die Produktivität zu erhöhen und Kosten zu senken.

Überblick

Eine schnelle Reaktion bei Anlagenstörungen zahlt sich in der industriellen Produktion aus.

Definition
Nutzer
Branchen
Auftragsarten
Strategien
Ziele und Vorteile

Was versteht man unter Instandhaltungssoftware?

Eine Instandhaltungssoftware zur Einsatzplanung ist ein digitales Tool, mit dem sich Aufträge für Wartungen oder Instandsetzungen Instandhaltern zuweisen lassen. Es ersetzt eine manuelle Planung per Plantafel oder auch eine Excel-basierte Planung. Es ermöglicht sowohl eine Planung pro Auftrag per Drag-and-Drop also auch eine automatische Planung über mehrere Aufträge für einen bestimmten Zeitraum und eine bestimmte Gruppe von Instandhaltern. Dabei werden auch die erforderlichen Qualifikationen für die Aufträge bei der Zuweisung auf die Mitarbeiter berücksichtigt. Auch die erlaubte Auslastung der Instandhalter nach Arbeitsstunden pro Tag und Schicht wird von der Software gewährleistet.

Für die Auftragsbearbeitung nutzen die Instandhalter statt Papier eine Instandhaltungs-App. Darüber erhalten sie ihre Aufträge und können alle Informationen zum Auftrag und zur Anlage - auch offline - einsehen. Nach der Wartung oder Instandsetzung dokumentieren sie ihre Arbeit in der App, melden ihre Arbeitszeit und verbrauchtes Material zurück und können ausgefüllte Checklisten, Formulare oder Fotos über die App zurück ins Backend-System übertragen.

Über die Statusrückmeldungen der Instandhalter ist der Disponent immer über den aktuellen Bearbeitungsstatus der Aufträge informiert.

Wer nutzt Instandhaltungssoftware?

Disponenten oder Instandhaltungsplaner nutzen eine Software zur Einsatzplanung, um zur Wartung oder Instandsetzung auf die Instandhalter zu verplanen. Die Instandhalter erhalten die ihnen zugewiesenen Aufträge in ihrer mobilen Instandhaltungs-App auf ihrem Smartphone oder Tablet.
Instandhaltungsleiter können aus den gewonnenen Daten Erkenntnisse über den Zustand der Anlagen und Maschinen und aus der Auslastung der Mitarbeiter ziehen und diese für ihre zukünftige, strategische Planung nutzen.

Wo kommt Instandhaltungssoftware zum Einsatz?

Klassischerweise nutzen Unternehmen aus den Branchen Maschinen- und Anlagenbau, der Produktion, Energieversorgung, Medizintechnik, dem Facility Management sowie aus der IT- und Telekommunikationsbranche eine Software zur Einsatzplanung und mobile Apps zur Instandhaltung ihrer eigenen Produktionsanlagen. Es gibt aber auch Dienstleister zum Beispiel im Bereich Industrieservice, die sich darauf spezialisiert haben, die Produktionsanlagen von Unternehmen Instand zu halten. Diese Unternehmen können mittelständische Betriebe oder Großkonzerne sein, die mindestens 20 Instandhalter pro Werk beschäftigen und über einen oder mehrere Standorte verfügen.

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Für welche Auftragsarten kann man Instandhaltungssoftware nutzen?

Mit einer Software zur Einsatzplanung in der Instandhaltung lassen sich sowohl geplante Wartungen und Prüfungen als auch ungeplante Instandsetzungen planen. Der Instandhaltungsplaner kann dabei auch Aufträge als sogenannte Poolaufträge mehreren Instandhaltern zuweisen. Aus dieser Gruppe kann dann ein Kollege den Auftrag für sich reservieren oder ihn direkt übernehmen.
Entdeckt ein Instandhalter einen Defekt an einer Anlage, kann er auch selbst einen Auftrag in seiner Instandhaltungs-App anlegen. Anschließend kann er den Auftrag auch selbst bearbeiten und eine Rückmeldung dafür erstellen.

Wie kann man Instandhaltungssoftware einsetzen?

Viele produzierende Unternehmen, die noch keine Instandhaltungssoftware nutzen, konzentrieren sich auf die korrektive Instandsetzung ihrer Anlagen und nehmen nur die unbedingt nötigen Wartungen vor. Präventive Maßnahmen minimieren das Ausfallrisiko, von Anlagen jedoch deutlich und erhöhen die Lebensdauer von hochtechnisierten Maschinen. Eine Instandhaltungssoftware unterstützt dabei folgende Strategien:

Präventive oder geplante Instandhaltung

Der Techniker nimmt hierbei Instandhaltungsmaßnahmen nach einem bestimmten Turnus (Laufzeit, Leistung) vor, unabhängig davon, wie der Abnutzungsgrad der Anlage oder Maschine ist. Dies kann zum Beispiel der Austausch von Öl an einer Anlage nach einem bestimmten Zeitraum sein. Der Fokus dieser Strategie liegt darauf, die Lebensdauer und Verfügbarkeit von Anlagen zu steigern. Dafür fallen allerdings höhere Kosten an, da auch Teile ersetzt werden, die das Ende ihres Lebenszyklus noch nicht erreicht haben.

Zustandsabhängige oder zustandsorientierten Instandhaltung

Der Techniker überprüft den Zustand einer Anlage regelmäßig und vergleicht den Ist-Zustand mit dem Soll-Zustand. Bei Abweichungen kann er eine Instandhaltungsmaßnahme durchführen, bevor es zum Ausfall einer Maschine kommt. Da bei dieser Strategie nur Teile ersetzt oder repariert werden, wenn dies wirklich erforderlich ist, ist dieser Ansatz deutlich kostensparender. Auch eine dauerhafte Überprüfung durch Sensoren (Condition Based Monitoring) ist möglich. Der Nachteil dieser Strategie liegt im hohen Aufwand der ständigen Überprüfungen.

Vorausschauende oder proaktive Instandhaltung (Predictive Maintenance)

Anlagen und Maschinen liefern Mess- und Produktionsdaten, aus denen sich Ableitungen für Wartungen treffen lassen. Dafür müssen die Anlagen und Maschinen zum einen mit entsprechenden Sensoren ausgestattet sowie mit dem Internet verbunden sein, um die Daten zur Auswertung an den Serviceverantwortlichen zu senden. Falls keine Remote-Wartung möglich ist, obliegt es auch hier dem Techniker die Instandhaltungsmaßnahme vor Ort durchzuführen.

Was sind die Ziele und Vorteile von Instandhaltungssoftware?

Techniker nutzen mobile Software zur Einsatzplanung.

Unternehmen, die eine Software zur Einsatzplanung und mobilen Instandhaltung in der Produktion einführen, haben meist genaue Ziele und Erwartungen. Dazu gehören neben der reinen Digitalisierung der Prozesse oft die folgenden:

Verbesserung der Datenqualität: Mit einer mobilen App können Instandhalter Daten und Informationen über die Instandhaltungsmaßnahmen der Anlagen vor Ort direkt digital inklusive Fotos erfassen. Dies verbessert die Datenqualität im Vergleich zu einer papierbasierten Erfassung, bei der Dokumente verloren gehen können, unleserlich ausgefüllt sind oder gar nicht erst erfolgen. Eine lückenlose Datenbasis, die Anzahl, Ursachen, Dauer und Maßnahmen zur Behebung von Störungen in Echtzeit dokumentiert, bietet zudem die Grundlage für Optimierungen von Instandhaltungsprozessen.
Steigerung der Verfügbarkeit von Anlagen: Eine bessere Datenqualität in Kombination mit präventiven und vorausschauenden Instandhaltungsmaßnahmen führt schließlich zu weniger Ausfällen und kürzeren Stillstandzeiten. Zudem kann dies die Lebensdauer von Anlagen steigern.
Höhere Produktivität der Instandhalter: Über eine App erhält der Instandhalter die Aufträge direkt auf seinem mobilen Gerät, statt papierbasierte Aufträge beim Schichtleiter abzuholen. Damit erhält er alle Informationen zur Anlage auf seinem Gerät und behält diese auch im Offline-Modus. Der Ersatz von Papierdokumenten durch digitale Wartungspläne, Ersatzteillisten, Checklisten und Aufträge erleichtert und beschleunigt die Dokumentation der Wartungen und Instandsetzungen.
Effizienteres Ersatzteilmanagement: Durch die digitale Abbildung von Lagerbeständen in einer mobilen Lösung sehen Instandhalter auf einen Blick, ob ein Ersatzteil am Lager verfügbar ist oder können es bestellen, wenn es nicht mehr vorrätig ist. Die digitale Erfassung der Verbräuche schafft Transparenz und bietet Potenzial für Optimierungen in der Lagerwirtschaft. Zudem erspart das digitale Ersatzteilmanagement unnötige Laufwege.
Einbindung externer Dienstleister: Auch externe Techniker können Instandsetzungs- oder Wartungsaufträge über eine Software zur zentralen Einsatzplanung erhalten und so in den Workflow eingebunden werden. Ihre Aufträge können sie dann ebenso wie die internen Kräfte mobil bearbeiten und Rückmeldungen erstellen.

Reduzierung von Nachbearbeitungen: Durch die digitale Erfassung von Daten fließen die Rückmeldungen der Instandhalter zu den Aufträgen direkt in das ERP-System (SAP PM) ein und machen eine manuelle Übertragung von Papierformularen überflüssig. Dies spart Zeit und reduziert mögliche Fehlerquellen. Zudem sind gesetzlich erforderliche Dokumentationen und Nachweise somit revisionssicher archiviert.
Anpassung von Wartungen an die Produktionsleistung: Mit einer Instandhaltungssoftware lassen sich Zeitzyklen von Wartungen einfach und schnell an die Produktionsmengen anpassen. Bei einer produktionslastabhängigen Wartung werden die Maschinen entsprechend ihrer Nutzung inspiziert und zu häufige oder zu wenige Wartungen vermieden.
Mehr Transparenz durch zentrale Planung: Der Einsatz einer zentralen Einsatzplanungslösung verbessert die Transparenz über die Auslastung der Mitarbeiter wesentlich. Der Instandhaltungsplaner erhält Meldungen zu einer Störung entweder von einem Maschinenführer oder durch eine automatische Fehlermeldung von der Anlage selbst. Auch die fälligen Wartungen muss er rechtzeitig einplanen und auf die verfügbaren Instandhalter verteilen. Eine Software zur Einsatzplanung zeigt ihm, welche Instandhalter verfügbar sind und über die nötigen Qualifikationen verfügen. Somit kann er Wartungen und Instandsetzungen so kombinieren, dass alle Kollegen optimal ausgelastet sind und die Produktion so wenig wie möglich beeinträchtigt wird.
Verbesserung der Arbeitssicherheit: Schrittweise, digitale Anleitungen zur Wartung oder Instandsetzung von Anlagen mit hohem Gefährdungspotenzial können dazu beitragen, dass Mitarbeiter besser geschützt sind. So lassen sich in digitalen Begehungsformularen zum Beispiel bestimmte Warnhinweise abbilden, die der Instandhalter erst lesen und bestätigen muss, bevor er den nächsten Schritt durchführen kann.

Letztendlich trägt die Digitalisierung der Instandhaltungsprozesse dazu bei, die Kosten nachhaltig zu senken. Durch Einsparungen von Papier und Zeit, die Erhöhung der Mitarbeiterproduktivität und eine höhere Effizienz der Prozesse sowie weniger Stillstandzeiten von Anlagen und Maschinen können Unternehmen den Invest für ihre Instandhaltung deutlich senken.