Die digitale Plantafel

Zentrales Tool für die Einsatzplanung im Service

Übersicht

Im Field Service und bei Technikereinsätzen ist die effiziente Steuerung von Aufträgen und Einsätzen leistungsentscheidend. Eine der effektivsten Lösungen für das Field Service Management (FSM) ist hierbei die digitale Plantafel. Sie ersetzt die Arbeit mit Wandplanern, Excel, Stift und Papier. Dabei ist sie mehr als eine grafische Übersicht.

Herausforderungen der herkömmlichen Planung

Ohne digitale Plantafel ist die Planung oft unübersichtlich und zeitaufwendig. Die Koordination der zeitlichen Verfügbarkeiten, von Standorten und Kundenanforderungen führt mit analogen Plantafeln oder mit Tools wie Excel und selbst gebastelten Datenbanken zu Fehlern und Ineffizienzen.

Außerdem wird die Einsatzplanung schnell sehr komplex, je nachdem, wie viele Techniker und Aufträge zu verplanen sind, wie unterschiedlich die Auftragsarten sind und wie dynamisch das Tagesgeschehen verläuft. Ohne das geeignete Werkzeug gestaltet es sich schwierig, auf plötzliche Änderungen und Umplanungen zu reagieren.

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Beispiele von Unternehmen, die auf eine digitale Plantafel umgestellt haben: YASKAWA, Kasto Maschinenbau, LEONHARD WEISS

Was ist eine digitale Plantafel?

Eine digitale Plantafel ist eine Softwarelösung, die die traditionelle, physische Plantafel durch eine digitale Oberfläche ersetzt. Sie vereinfacht die Planung und Verwaltung von Ressourcen und Aufgaben. Auf der digitalen Plantafel werden die Einsätze und Aufträge bzw. Termine und Touren der Field-Service-Kräfte dargestellt, häufig in Form eines Gantt-Diagramms, (grafische Übersicht über die zeitliche Planung von Aufgaben).

Die Vorteile einer digitalen Plantafel

Übersichtliches Planungscockpit: Die digitale Plantafel bietet dem Disponenten ein umfassendes Planungscockpit und liefert ihm Transparenz über das Einsatzgeschehen. Sie zeigt alle Ressourcen, die aktuelle Planungsübersicht, Systemmeldungen und den Arbeitsvorrat auf einen Blick an. Die Ansicht lässt sich individuell gestalten, um Aufträge als Liste, im Kalender, als Gantt-Diagramm oder auf der Karte darzustellen.
Einfache Planung per Drag-and-Drop: Die digitale Plantafel ermöglicht eine intuitive Planung per Drag-and-Drop. Anhand der Auftragsinformationen ermittelt das System die notwendigen Qualifikationen und zeigt eine Liste geeigneter Techniker:innen an. Die Kartendarstellung hilft dabei, die Techniker:innen mit der kürzesten Anfahrt auszuwählen.
Automatisierte Planung und Optimierung: Zusätzlich zur manuellen Planung bieten einige Tools auch eine halb oder voll automatisierte Planung an. Algorithmen analysieren Verfügbarkeiten, Qualifikationen und geografische Daten, um die effizienteste Zuordnung von Aufgaben zu gewährleisten.
Keine Fehlplanungen mehr: Moderne Plantafeln enthalten Prüflogiken oder berechnen sogar gleich selbst die optimale Einsatzplanung. Disponenten erhalten klare Warnhinweise bei Konflikten, etwa bei Überlastungen oder fehlenden Ressourcen.
Digitalisierung des Field Service: Die Plantafel ist ein Tool zur Digitalisierung des Field Service. Sie hilft, Prozesse zu beschleunigen und zu automatisieren, Transparenz zu schaffen und Datenauswertungen zu ermöglichen. Damit ist die digitale Plantafel ein wichtiger Teil zur Optimierung des Außendiensts.

Wie funktioniert eine digitale Plantafel?

Die digitale Plantafel basiert auf einer zentralen Datenbank, in der alle relevanten Informationen – etwa Kundenaufträge, Mitarbeiterverfügbarkeit, Skills und benötigte Materialien – zusammengeführt werden. Durch diese zentrale Verwaltung können Planungen in Echtzeit erfolgen. Der Disponent behält auf dem Gantt-Chart stets die Übersicht.

Moderne digitale Plantafeln nutzen oft Algorithmen oder Künstliche Intelligenz, um Planungsprozesse zu optimieren. Zum Beispiel können sie automatisch die bestmögliche Zuteilung der Aufträge auf die Techniker:innen berechnen und Aufgaben basierend auf Qualifikationen, Verfügbarkeit und geografischer Nähe zuteilen.

Die Bedienung erfolgt über eine visuelle Benutzeroberfläche, die an eine klassische Plantafel erinnert, aber weit mehr Funktionen bietet. Nutzer können per Drag-and-Drop Aufgaben verschieben, Zeitpläne anpassen oder Ressourcen zuweisen. Farbmarkierungen, Symbole und Filteroptionen erleichtern die Übersichtlichkeit und Priorisierung.

Eine digitale Plantafel ist selten ein isoliertes System. Sie lässt sich häufig mit anderen Softwarelösungen, wie ERP-Systemen, CRM-Tools oder Telematik-Anwendungen, über Schnittstellen integrieren. Dadurch können Daten automatisch ausgetauscht und Prozesse nahtlos miteinander verbunden werden. Sinnvoll ist auch die Anbindung der Field-Service-Kräfte über eine mobile Lösung. Dadurch lässt sich die Auftragsabwicklung direkt an die Einsatzplanung und Backend-Systeme anschließen.

Die digitale Plantafel minimiert menschliche Fehler, beschleunigt den Planungsprozess und ermöglicht eine proaktive Anpassung an unvorhergesehene Ereignisse. Damit wird sie zu einem zentralen Instrument, um Effizienz und Servicequalität im Field Service Management zu steigern.

Welche Funktionen sollte eine digitale Plantafel bieten?

Eine digitale Plantafel ist weit mehr als ein digitales Abbild einer traditionellen Plantafel. Sie vereint eine Vielzahl von Funktionen, die speziell auf die Anforderungen des Field Service Managements zugeschnitten sind. Diese Funktionen sorgen für eine effizientere Planung, eine bessere Zusammenarbeit und eine höhere Kundenzufriedenheit.

Termin- und Einsatzplanung: Die Kernfunktion jeder digitalen Plantafel ist die Planung von Terminen und Einsätzen. Sie ermöglicht es, Aufträge und verfügbare und entsprechend qualifizierte Techniker zu matchen. Häufig unterstützt eine Kartendarstellung den Disponenten bei der Berücksichtigung des Einsatzortes und Standorts der Techniker.
Visuelle Darstellung und Benutzerfreundlichkeit: Die digitale Plantafel bietet eine intuitive, visuelle Benutzeroberfläche, die den Planungsprozess übersichtlich und einfach gestaltet. Drag-and-Drop-Funktionen, Farbcodierungen, Kalenderansichten und Filteroptionen erleichtern es, auch bei komplexen Plänen den Überblick zu behalten.
Skillmatching: Aufträge erfordern oft unterschiedliche Qualifikationen, die nicht jeder Techniker besitzt. Das sollte das System berücksichtigen. Die Eignung lässt sich auch abstufen und entsprechend (farblich) darstellen.
Auslastungsübersicht: Die Auslastung der Mitarbeiter:innen ist ebenfalls ein wesentlicher Planungsaspekt. Eine Auslastungsübersicht zeigt, welche Techniker wie stark beansprucht sind und wo noch freie Kapazitäten liegen.
Terminvereinbarung mit Endkunden: Ein Modul zur Terminvereinbarung erleichtert die Abstimmung von Terminen mit Endkunden. Die digitale Plantafel bietet alle möglichen Ausführungstermine tabellarisch an, und der Disponent kann Prioritäten hinsichtlich zusätzlicher Wegezeiten, Auslastung und Terminpräferenzen setzen.
Tourenoptimierung: Mit einer Funktion zur Tourenoptimierung lässt sich die Einsatzplanung noch effizienter gestalten. Die Optimierung der Einsätze und Routen führt nicht nur zu einer besseren Auftragsbearbeitung, sondern schon die Umwelt und das Budget durch weniger gefahrene Kilometer und Vermeidung von CO2-Emissionen.
Echtzeit-Updates: Im Field Service Management ändern sich Pläne oft kurzfristig. Eine digitale Plantafel stellt sicher, dass alle Beteiligten in Echtzeit über Änderungen informiert werden – sei es durch Verzögerungen, Notfälle oder neue Prioritäten. Techniker im Außendienst und Disponenten in der Zentrale arbeiten so immer mit aktuellen Daten.
Automatisierte Planung: Moderne digitale Plantafeln nutzen kluge Algorithmen, um Planungsentscheidungen zu automatisieren. Beispielsweise können sie automatisch den optimalen Techniker basierend auf Verfügbarkeit, Qualifikation und geografischer Nähe auswählen oder die effizienteste Route berechnen, um Fahrtzeiten zu minimieren.
Mobile Integration: Techniker im Außendienst profitieren von der mobilen Integration der digitalen Plantafel. Mit einer Servicetechniker-App können sie über Smartphones oder Tablets auf ihre Aufgaben zugreifen, Statusupdates eintragen, Checklisten abhaken oder Dokumentationen hochladen. Gleichzeitig erhalten sie aktuelle Informationen, wie geänderte Termine oder zusätzliche Kundenanfragen.

Welche Herausforderungen gibt es bei der Implementierung einer digitalen Plantafel?

Die Einführung einer digitalen Plantafel im Service bringt viele Vorteile mit sich, doch wie bei jeder neuen Technologie gibt es auch Herausforderungen. Eine sorgfältige Planung und eine klare Strategie helfen, diese Hürden zu meistern und die Lösung zielführend im Arbeitsalltag zu integrieren.

Eine digitale Plantafel ist selten eine isolierte Lösung – sie muss oft in bestehende Systeme wie ERP, CRM oder Telematik integriert werden. Die technischen Anforderungen, wie Schnittstellenentwicklung und Datenmigration, können komplex sein, insbesondere in Unternehmen mit älteren IT-Infrastrukturen.

Sehr wichtig ist auch die Akzeptanz im Team. Die Einführung einer neuen Technologie kann auf Widerstand stoßen, vor allem wenn Mitarbeiter:innen an traditionelle Arbeitsweisen gewöhnt sind. Eine frühzeitige Einbindung der Disponenten und Techniker in den Prozess, transparente Kommunikation und gezielte Schulungen fördern die Akzeptanz und das Vertrauen in die neue Technologie.

Jedes Unternehmen hat individuelle Arbeitsabläufe, die nicht immer vollständig von Standardlösungen abgedeckt werden. Die Anpassung der digitalen Plantafel an spezifische Anforderungen kann zeit- und ressourcenintensiv sein.

Die Einführung einer digitalen Plantafel erfordert Investitionen in Software, Hardware, Schulungen und Beratung. Diese Kosten können zunächst abschreckend wirken, doch der Zugewinn an Effizienz und einer besseren Auftragsbearbeitung führt dazu, dass sich die Lösung schnell amortisiert.

Mit der Einführung einer digitalen Plantafel steigt die Menge der digital verwalteten Daten, was Sicherheitsrisiken mit sich bringen kann. Der Schutz sensibler Daten, insbesondere im Außendienst, ist eine wichtige Herausforderung. Die Wahl eines Anbieters mit hohen Sicherheitsstandards minimiert das Risiko.

Trotz dieser Herausforderungen überwiegen die Vorteile einer digitalen Plantafel, wenn sie richtig implementiert wird. Mit einer durchdachten Strategie und einem klaren Fokus auf die individuellen Anforderungen des Unternehmens lassen sich diese Hürden erfolgreich nehmen.

Welche Kriterien sind bei der Auswahl einer digitalen Plantafel zu beachten?

Eine gut ausgewählte Lösung passt zu den individuellen Anforderungen des Unternehmens und maximiert die Effizienz. Doch welche Kriterien sind bei der Auswahl besonders wichtig?

Benutzerfreundlichkeit: Die digitale Plantafel sollte intuitiv bedienbar sein, um eine schnelle Einarbeitung der Mitarbeiter:innen zu ermöglichen. Eine übersichtliche Oberfläche, klare Navigation und Funktionen wie Drag-and-Drop sind essenziell, damit Disponenten und Techniker die Software effizient nutzen können.
Funktionalität und Anpassungsfähigkeit: Die Software sollte über alle wichtigen Funktionen verfügen, die im Field Service Management benötigt werden. Dazu gehören Terminplanung, Ressourcenmanagement, Echtzeit-Updates und Integration mobiler Geräte. Gleichzeitig sollte die Lösung flexibel genug sein, um branchenspezifische Anforderungen abzubilden.
Integration in bestehende Systeme: Die digitale Plantafel sollte problemlos in die bestehende IT-Infrastruktur zu integrieren sein. Wichtige Schnittstellen zu ERP-, CRM- oder Telematik-Systemen sorgen für einen nahtlosen Datenaustausch und automatisierte Workflows.
Skalierbarkeit: Die Plantafel sollte mit dem Unternehmen wachsen können. Sie muss sowohl für kleine Teams als auch für größere Organisationen geeignet sein und bei steigender Komplexität oder Anzahl der Nutzer ohne Leistungseinbußen funktionieren.
Datensicherheit: Die Software muss hohen Sicherheitsstandards entsprechen, insbesondere im Hinblick auf den Schutz sensibler Kunden- und Einsatzdaten, gerade auch, wenn es um Sicherheit in der Cloud geht.
Branchenspezifische Referenzen: Erfahrungen und Referenzen aus der eigenen Branche können Hinweise darauf geben, wie gut die digitale Plantafel den spezifischen Anforderungen gerecht wird. Ein Anbieter mit Erfahrung in der Branche kennt die typischen Herausforderungen und bietet passende Lösungen.

Die Wahl der richtigen digitalen Plantafel erfordert eine sorgfältige Analyse der Anforderungen und eine genaue Prüfung der verfügbaren Optionen. Unternehmen, die diese Kriterien beachten, legen den Grundstein für eine erfolgreiche Implementierung und nachhaltige Verbesserungen im Service.

Lösungsbeispiel: die mobileX-ServicePlatform

Die mobileX-ServicePlatform ist eine Lösung für die schnelle und flexible Digitalisierung Ihrer Service- und Instandhaltungsprozesse. Sie integriert die digitale Plantafel nahtlos in ein umfassendes Field Service Management-System und bietet damit eine vollständige Lösung für die Einsatzplanung und -verwaltung. Die mobileX-ServicePlatform kombiniert alle oben beschriebenen Vorteile der digitalen Plantafel und erweitert sie um leistungsstarke Funktionen, die speziell auf die Bedürfnisse von Serviceunternehmen zugeschnitten sind.

Digitale Plantafel für die Disponenten

Mit der mobileX-ServicePlatform haben Disponenten ein zentrales Steuerungselement, das alle relevanten Informationen in Echtzeit bereitstellt. Dies ermöglicht eine optimale Ressourcenplanung und -nutzung sowie eine transparente Kommunikation zwischen allen Beteiligten.

Digitale Plantafel
Planung mit Karte
Ressourcendetails mit Qualifikationen
Verwaltung von Kundengeräten und -standorten
Umfassende Suche und Filter

Mobile Unterstützung der Techniker

Durch ihre integrierbare App unterstützt die mobileX-ServicePlatform auch die Außendiensttechniker und Instandhalter bei der Auftragsabwicklung vor Ort:

Aktive Benachrichtigung zu neuen Aufträgen und Änderungen via Push-Nachricht
Alle relevanten Auftragsinformationen auf einen Blick
Echtzeit-Updates zum Auftragsstatus
Rückmeldungen (Zeiten, Texte, Dokumente, Bilder, Material) und Formulare
Digitaler Servicebericht mit Kundenunterschrift
Tagesberichte über auftrags- und nicht auftragsbezogene Zeiten (Arbeitszeiterfassung nach EuGH-Urteil möglich)
Arbeiten auch ohne Internetverbindung möglich

So gelingt die durchgängige Digitalisierung Ihrer Serviceprozesse.

Fazit

Eine digitale Plantafel unterstützt das Field Service Management und die Technikerplanung, indem sie eine effiziente und fehlerfreie Disposition ermöglicht. Sie schafft vor allem auch Transparenz und einen guten Überblick über das Einsatzgeschehen.

Durch die Integration in eine FSM-Software verbessert sich die Koordination zwischen Disponent:innen und Techniker:innen, die Reaktionszeiten verkürzen sich und die Servicequalität steigt. Unternehmen, die auf diese modernen Technologien setzen, profitieren von transparenteren und schnelleren Prozessen sowie einer gesteigerten Kundenzufriedenheit.

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