Materiallogistik in der Einsatzplanung

Ziel einer Mitarbeitereinsatzplanung ist es eine Planung zu erstellen, die sicherstellt, dass der richtige Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist. Eine an sich einfache Aufgabe, die jedoch schnell komplex wird, wenn man in die Details geht.
Doch ohne die nötigen Ersatzteile ist selbst der richtige Mitarbeiter machtlos. Aus diesem Grund spielt die Planung von Ersatzteilen in der Einsatzplanung eine entscheidende Rolle.

Wer hat das benötigte Ersatzteil bzw. Material?
Größe und Kosten
Lieferzeiten und Liefermethoden
24-Stunden-Logistik
Lieferung des Materials zum Kunden
Integration von Tracking-Daten des Logistikers
Übergabe von Ersatzeilen

Fehlendes Material ist der häufigste Grund für Zweit-Anfahrten von Servicetechnikern. Dementsprechend groß ist das Einsparpotenzial.

Wer hat das benötigte Ersatzteil bzw. Material?

Für den Großteil der Service- und Instandhaltungseinsätze werden Ersatzteile bzw. allgemein gesprochen Material benötigt.
Fehlendes Material ist der häufigste Grund für eine Zweitanfahrt – und damit ein erheblicher Kostenfaktor. Ziel der Integration von Materialprozessen in die Einsatzplanung ist eine möglichst hohe First-time-fix-rate (siehe auch Wie Serviceunternehmen ihre First-time-fix-rate verbessern können).
Dazu muss der Disponent sicherstellen, dass der Techniker das benötigte Material zum Zeitpunkt des Einsatzes in ausreichender Menge verfügbar haben wird. Dabei muss er also nicht nur den aktuellen Bestand, sondern auch einen möglichen, zukünftigen Verbrauch berücksichtigen. Dies lässt sich beispielsweise über Reservierungen realisieren.
Grundsätzlich ist zur Einsatzplanung mit Material Fachwissen aus dem Alltag der Techniker von großem Vorteil. So kann der Disponent besser einschätzen, welches Material für einen Einsatz erforderlich ist. Je stärker Serviceeinsätze bzw. das benötigte Material standardisiert sind, z. B. durch Wartungskits oder generell wenige Ersatzteile bzw. solche Ersatzteile, die sich für eine Vielzahl von Maschinen eignen, desto besser kann der Einsatzplaner sicherstellen, dass das benötigte Material vorhanden ist.

Ob überhaupt bekannt ist, welches Ersatzteil benötigt wird, ist wie immer von der Art des Auftrags abhängig (Instandsetzung, nicht planbar vs. Instandhaltung, planbar).
Zudem spielen zahlreiche weitere Faktoren, wie Größe und Kosten der Ersatzteile, Lieferzeiten und Liefermethoden eine entscheidende Rolle.

Größe und Kosten

Die Größe der benötigten Ersatzteile kann von Mikrochips und kleinen Sicherungen, die in die Hosentasche passen, bis hin zu Motorblöcken oder Generatoren reichen, die per Container transportiert werden. Dementsprechend sind auch die Lieferwege unterschiedlich und haben Auswirkungen auf Lieferzeiten- bzw. -methoden.
Manche Ersatzteile werden sogar erst bei Bedarf produziert, was die Lieferkette natürlich entsprechend verzögert.
Ähnliche Spannen wie bei der Größe gibt es beim Preis der Ersatzteile. Ziel ist hier, den gebundenen Wert des Technikerlagers möglichst gering zu halten, bzw. ein ausgeglichenes Verhältnis anzustreben. Einerseits sollte eine hohe Verfügbarkeit häufig benötigter Ersatzteile gewährleistet sein, andererseits müssen in Punkto Volumen und Wert des Technikerlagers gewisse Grenzen gezogen werden.
Ziel ist, ein Optimum aus möglichst geringem Lagerbestand und hoher Verfügbarkeit häufig benötigter Ersatzteile zu erreichen, um eine möglichst hohe First-Time-Fix-Rate zu erzielen. 

Bei der Bestellung bzw. Identifikation spezifischer Ersatzteile kann auch ein Ersatzteilkatalog von Vorteil sein.

Lieferzeiten und Liefermethoden

Natürlich handelt es sich beim Thema Materialplanung gewissermaßen um ein Henne-Ei-Problem: Einerseits werden nur Techniker für den Einsatz in Betracht gezogen, die über das benötigte Material verfügen. Andererseits muss natürlich berücksichtigt werden, dass fehlendes Material auch geliefert werden kann.

Durch eine beschleunigte Materiallogistik stellt ein Unternehmen sicher, dass jeder Techniker einen Auftrag übernehmen kann. 

24-Stunden-Logistik

Lieferung von benötigten Ersatzteilen kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen.

Wenn die Logistik eine 24-Stunden-Lieferung realisieren kann, z. B. mit Nacht-Zustellung an das Techniker-Fahrzeug oder an einen Pick-Up-Point bzw. Transitlager, ist es auch mit auch mit kurzen Vorlaufzeiten möglich, einen Techniker für einen Einsatz einzuplanen. 
Dementsprechend könnte die Berücksichtigung der Verfügbarkeit von Ersatzteilen aus der Prüfung herausgenommen werden, weil grundsätzlich davon ausgegangen werden darf, dass jeder Techniker mit Material versorgt werden kann.

Lieferung des Materials zum Kunden

Eine Alternative zum Versand des Materials zum Techniker ist die Lieferung direkt zum Kunden. Bei dieser Versandmethode kann der Disponent die Abhängigkeit vom Material ebenfalls vernachlässigen.

Integration von Tracking-Daten des Logistikers

Durch die Integration von Tracking-Daten des Logistikers in eine Software zur Einsatzplanung wie SAP MRS (Multiresource Scheduling) und alternative Lösungen, sieht der Disponent direkt in der Dispositions-Lösung den Status von Sendungen und kann den Techniker bei erfolgter Lieferung direkt einplanen. 

Übergabe von Ersatzeilen

Der Vollständigkeit halber sei noch die Übergabe von Ersatzteilen von einem zum anderen Techniker erwähnt. Diese wird in der Praxis allerdings die Ausnahme sein. Zum einen ist mit dieser Vorgehensweise ein relativ hoher organisatorischer Aufwand verbunden, da die Techniker sich an einem vereinbarten Ort treffen müssen. Zum anderen ist die Umbuchung von Material relativ komplex, da das Material aus dem Lager des einen Technikers in das Lager eines anderen Technikers gebucht werden muss, bevor dieser das Material schlussendlich überhaupt verbrauchen kann. Dennoch mag es durchaus Fälle geben, in denen dieses Vorgehen sinnvoll ist.

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