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Testo Industrial Services GmbH

Effektivere Einsatzplanung im Qualitätsmanagement

Die Testo Industrial Services GmbH ist ein Spezialist für messtechnische Dienstleistungen. Dazu zählen die Kalibrierung von Anlagen und Prüfmitteln, die Qualifizierung von Anlagen und Projekten sowie die Validierung von Prozessen. Unternehmen aus den Branchen Pharma, Medizintechnik, Lebensmittelproduktion, Automobil, Maschinen- und Anlagenbau sowie Luft- und Raumfahrt gehören zu den Kunden von Testo Industrial Services.

Von den über 1.200 Mitarbeitern der Testo Industrial Services sind rund 400 Techniker und Ingenieure europaweit im Einsatz.

Einsatzplanung für höchste Ansprüche in sensiblen und technischen Branchen

Die Einsätze der Techniker und Ingenieure im Bereich Qualitätsmanagement sind sehr komplex. Sie reichen von risikobasierten Qualifikationen von Anlagen und Geräten in der pharmazeutischen Produktion über die Sicherstellung der Einhaltung von EU-Richtlinien bei der Lagerung und dem Transport von Arzneimitteln bis hin zu Prüfmittelmanagement und der regelmäßigen Kalibrierung von Geräten.

Deswegen handelt es sich bei den Aufträgen meist um mehrtägige Einsätze. Diese können auch wiederkehrend sein und werden oft von einem Team vor Ort geleistet. Auch Einsätze von mehreren Wochen und Monaten oder sogar dauerhaft beim Kunden sind keine Seltenheit. Dabei erfolgt die Planung der Techniker und Fertigungshilfsmittel mindestens sechs Wochen im Voraus.

Die Einsatzleitzentrale (ELZ) von Testo Industrial Services vereinbart dafür zunächst einen Termin mit dem Kunden und legt einen Auftrag in SAP SD an. Der Disponent erstellt daraus einen CS-Auftrag und wählt einen oder mehrere entsprechend geschulte Techniker oder Ingenieure aus. Dabei ist das Team in der ELZ auch für das Reisemanagement der Techniker, die Materialbestellungen und die Prüfung der Rückmeldungen der Techniker zuständig.

Mehr Effektivität und Transparenz durch Einführung eines Planungstools

Bis 2013 erfolgte die Planung der Einsätze in der ELZ in Kirchzarten über Excel-Listen. Durch die ständig wachsende Zahl der Kunden und Techniker bei Testo war eine professionelle Einsatzplanung langfristig nicht mehr über Excel-Listen abzubilden. Bereits 2009 gab es deswegen erste Anforderungen aus der Fachabteilung, die Planung in der ELZ  mit einem Tool zu optimieren. 2013 wurden verschiedene Software-Lösungen zur Einsatzplanung in einem Auswahlprozess begutachtet. Dabei spielten vor allem die Integrationsfähigkeit in SAP CS, die Anwenderfreundlichkeit sowie die Branchenerfahrung des Anbieters eine Rolle. Schließlich fiel die Entscheidung zu Gunsten von mobileX-Dispatch.

Anfang 2014 startete das Projekt mit vier Disponenten in Kirchzarten, die die Einsätze von 100 Technikern mit dem Tool planten. Mittlerweile steuern 22 Disponenten 400 Techniker in den unterschiedlichen Geschäftsbereichen und Niederlassungen für ganz Europa. Die Auswahl des richtigen Technikers treffen die Disponenten dabei über Filter für bestimmte Dienstleistungsarten in mobileX-Dispatch. Auch Fertigungshilfsmittel wie Kalibrierungskoffer werden dabei mit verplant. Über einen eigens für Testo Industrial Services erstellten Vorgangs-Wizard können die Disponenten Fertigungshilfsmittel wie Kalibrierungskoffer als Vorgänge und Untervorgänge zu Aufträgen verplanen. Damit haben sie einen optimalen Überblick über alle verfügbaren Hilfsmittel.

Positives Fazit nach vier Jahren Einsatzplanung mit mobileX-Dispatch

„Bei unserer Entscheidung für mobileX war damals auch unser Bauchgefühl ausschlaggebend“, sagt Hans Löffler, Leiter der Einsatzleitzentrale GxP Services der Testo Industrial Services. „Die individuelle Kundenbetreuung der mobileX und das Customizing der Lösung auf unsere Bedürfnisse hat uns im Nachhinein darin bestätigt. Die Effektivitätssteigerung in der Planung und die verbesserte Planungstransparenz haben uns absolut überzeugt.“

Bildquelle: www.testotis.de

Testo Industrial Services ist die Dienstleistungstochter der Testo SE & Co.KG, einem der weltweit grösten Messgerätehersteller. Das Unternehmen mit Sitz in Kirchzarten im Hochschwarzwald ist Spezialist für messtechnische Dienstleistungen in den Bereichen Kalibrierung, Prüfmittelmanagement, Qualifizierung und Validierung. An elf Standorten in Deutschland arbeiten über 1000 Mitarbeiter für Testo Industrial Services, davon über 250 im technischen Außendienst. International ist Testo Industrial Services in fünf Ländern vertreten.