DREWAG - Stadtwerke Dresden GmbH

Field Service Management optimiert mobile Instandhaltung bei der DREWAG 

Die Stadtwerke Dresden GmbH betreibt neben zwölf Umspannwerken und etwa 1.600 Umspannstationen sieben Heizkraftwerke und vier Wasserwerke und versorgt so rund 300.000 Kunden in Dresden und im Umland mit Strom, Erdgas, Trinkwasser und Fernwärme. 124 Monteure und 37 Disponenten sind dabei für die Instandhaltung der Netze verantwortlich.
Bis 2013 erfolgte die Einsatzplanung der Instandhaltungsaufträge mit einem selbst entwickelten Dispositions-Tool. Die Monteure erhielten ihre Aufträge für den Tag morgens von ihrem jeweiligen Meister in der Niederlassung. Erst dann konnten sie allein oder in Teams losfahren und mit der Abarbeitung ihrer Aufträge beginnen. Die Rückmeldungen zu den erledigten Aufträgen füllten sie auf Papier aus. Anschließend prüfte der Innendienst diese Meldungen und erfasste sie elektronisch zur weiteren Bearbeitung.

 

Eines der sieben Heizkraftwerke der DREWAG mit Kühlturm

Effizienzsteigerung durch Einführung eines Field Service Management-Systems 

Um die Einsatzplanung und Auftragsabwicklung der Monteure effizienter und zeitgemäßer zu gestalten und Medienbrüche zu vermeiden, entschied sich die DREWAG 2011, ein Field Service Management-System einzuführen. In einem Ausschreibungsprozess wurden verschiedene Anbieter und Lösungen evaluiert. Ein wesentliches Kriterium dabei war, die Integrationsfähigkeit in die Backend-Systeme SAP PM und verschiedene Betriebsmittelinformationssysteme auf Basis von Oracle. Die Wahl fiel schließlich auf mobileX-Dispatch, das Field Service Management-System zur Einsatzplanung von mobilen Ressourcen, und mobileX-MIP for Field Service, die mobile Lösung zur Auftragsabwicklung der Monteure am Einsatzort. 2013 wurden die beiden Lösungen für den Sparten Gas, Wasser, Fernwärme und Strom in einer ersten Ausbaustufe bei der DREWAG eingeführt. Anschließend erfolgte die schrittweise Umsetzung für die einzelnen Geschäftsprozesse über mehrere Ausbaustufen.
Die Disponenten planen die Wartungs- und Instandhaltungsaufträge für die Monteure etwa zwei Wochen im Voraus. Dabei nutzen sie für das Anlegen der Vorgänge von SAP PM Sammelaufträgen einen Wizard in mobileX-Dispatch als Vorlagengenerator. Die Vorlagen sind dabei nach Sparten, Tätigkeitsgruppen und Tätigkeiten gegliedert. Die Disponenten wählen aus einer Liste Vorschlagswerte für die Tätigkeiten aus. Dies verkürzt den Eingabeprozess und gewährleistet die korrekte Zuordnung zu den Sammelaufträgen. 
Die Monteure erhalten ihre Aufträge nun direkt auf ihrem mobilen Endgerät. Dadurch erhalten sie auch offline Zugriff auf alle relevanten Informationen wie die Anlagenstruktur, Objektdaten, Einsatzhistorie und Meldungen in SAP PM und dem Backend-System SIS. Auch der Absprung in ein Offline-GIS ist möglich, um sich dort den Netzverlauf anzusehen und zum Beispiel nach dem Ursprung von Störungen in einem bestimmten Gebiet zu suchen.
In mobileX-MIP for Field Service erfasst der Monteur vor Ort den Anlagenzustand. Dabei werden Daten wie Messbelege bei Eingabe direkt auf ihre Plausibilität geprüft. Die Prüfkriterien dazu werden aus SAP PM auf das mobile Gerät übertragen und bei der Erfassung herangezogen. Die Rückmeldungen zu den Aufträgen und Tagesberichten übermittelt mobileX-MIP for Field Service direkt an die Backend-Systeme. Dadurch entfällt die zeitaufwändige, manuelle Übertragung der Daten von Papierdokumenten. 

Einsparpotenzial durch Digitalisierung von Papierformularen

Ein weiterer großer Produktivitätsfortschritt erfolgte im Jahr 2016 durch die Einführung der Dynamischen Formulare – einem Zusatzmodul von mobileX-MIP for Field Service zur Digitalisierung von Papierformularen. Für die sogenannten Massenprozesse wie die Inspektion von Gas- oder Wasserarmaturen, Hydranten oder Umspannstationen mussten die Monteure bisher unterschiedliche Papierformulare ausfüllen. Insgesamt fielen dafür pro Jahr etwa 38.000 Dokumente an. Allein das Ausfüllen dieser Formulare und die manuelle Übertragung der Daten in die Backend-Systeme erforderte einen Zeitaufwand von insgesamt 424 Arbeitstagen. Mit Hilfe der Dynamischen Formulare von mobileX-MIP wurden diese Papierformulare zentral digitalisiert und an die Monteure ausgerollt. So können diese sie nun direkt auf ihrem mobilen Endgerät ausfüllen. Im Formular selbst können sie die Merkmale zum Beispiel über Auswahlkataloge pflegen, Fotos einbinden, ein Redlining vornehmen sowie unterschreiben. Nachdem sie den Auftrag abgeschlossen haben, erfolgt die Übertragung sowohl strukturiert als Datensatz als auch unstrukturiert als PDF-Dokument ins Backend-System. 

Zitat

„Der Einsatz der Dynamischen Formulare in der mobilen Instandhaltung der DREWAG hat die Transparenz und den Informationsfluss deutlich verbessert, die Produktivität gesteigert sowie die Datenqualität optimiert“, fasst Bernd Fischer, IT-Projektleiter bei der Stadtwerke Dresden GmbH, zusammen.

Ausblick

Für die nähere Zukunft ist die Migration auf die Version 5.0 der Field Service Management Suite geplant, die auch einige Erweiterungen in den Dynamischen Formularen enthält. So lassen sich durch den lesenden Zugriff auf das gesamte Standard-Datenmodell praktisch beliebige Daten aus mobileX-MIP for Field Service nutzen, um kundenindividuelle Formulare mit eigenen Erfassungsdialogen zentral zu erstellen, automatisch auszurollen und kundenindividuelle Prozesse anzustoßen.

Bildquelle: www.drewag.de

2002 - Neubau des DREWAG Umspannwerkes Räcknitz

Die DREWAG - Die Stadtwerke Dresden GmbH ist ein Unternehmen der Stadt Dresden für die Stadt und die Dresdner mit einem Umsatz von 1.058 Mio € (2012).
Die DREWAG betreibt in Dresden neben 12 Umspannwerken und ca. 1.600 Umspannstationen, 7 Heizkraftwerke und 4 Wasserwerke und versorgt so rund 300.000 Kunden mit Strom, Erdgas, Trinkwasser und Fernwärme.

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