Mobile Lösungen für den technischen Außendienst

Was sind mobile Lösungen für den technischen Außendienst?

Mit einer mobilen Lösung erhalten technische Außendienstmitarbeiter ihre Aufträge für die Instandhaltung oder den Kundenservice unterwegs auf ihrem Smartphone, Tablet oder Laptop. Sie können damit auf Auftragsdaten in Backend-Systemen zugreifen, ihre Serviceberichte oder Formulare vor Ort erstellen und zur weiteren Bearbeitung in die Zentrale übermitteln.
Ihre Aufträge bekommen sie von den Disponenten in der Zentrale, die ihnen je nach Qualifikation, Verfügbarkeit und Nähe zum Einsatzort zugewiesen werden.

Techniker bei der Überprüfung eines Roboters

Techniker bei der Überprüfung eines Roboters

Was sind die Vorteile von mobiler Software für den technischen Außendienst?

Eine mobile Anwendung für Techniker bietet mehr als nur Ersatz für Papier. Die Validierung von Texten bei der Dateneingabe vor Ort sowie die Vermeidung von Medienbrüchen durch die direkte Übermittlung in Backend-Systeme tragen zu einer wesentlich höheren Qualität von Serviceberichten, Rückmeldungen und Formularen bei.
Durch den mobilen Zugriff auf die Kundenhistorie, Objektdaten und die Materiallogistik lassen sich Rückfragen per Telefon und Zweitanfahrten vermeiden. Dies trägt nachhaltig zu einer deutlichen Steigerung der Produktivität bei. Eine effizientere Behebung von Störungen, höhere Termintreue und Auskunftssicherheit verbessern außerdem die Servicequalität und erhöhen damit auch die Kundenzufriedenheit.
Die nahtlose Integration der digitalen Auftragsabwicklung in die Einsatzplanung und Backend-Systeme im Unternehmen trägt zu einer abteilungsübergreifenden Optimierung des gesamten Serviceprozesses bei.
All diese Faktoren führen dazu, dass sich durch den Einsatz von Enterprise Mobility im technischen Außendienst mit optimierten Prozessen Kosteneinsparungen von 20 Prozent und mehr erzielen lassen.

Für welche Unternehmen lohnt sich der Einsatz von mobilen Lösungen für den technischen Außendienst?

Mobile Software eignet sich für mittelständische Unternehmen und Großkonzerne mit einem technischen Außendient ab 50 Mitarbeitern. Je mehr Techniker ein Unternehmen hat, desto höher ist dabei das Sparpotential durch mobile Anwendungen. Besonders verbreitet ist der Einsatz von mobilen Unternehmenslösungen in den Branchen Anlagen- und Maschinenbau, Energieversorgung, Medizintechnik, Facility Management, IT und Telekommunikation.

Auch Material lässt sich über eine mobile Lösung für den Kundenservice abbilden

Auch Material lässt sich über eine mobile Software abbilden

Lässt sich auch der Materialprozess über eine mobile Software abbilden?

Auch die Materiallogistik lässt sich über eine mobile Software abwickeln. Sie bildet sowohl das bestandsgeführte Technikerlager (Fahrzeuglager) wie auch das Zentrallager ab. Der Techniker kann darüber neues Material bestellen, Retouren abwickeln und den Wareneingang dokumentieren. Sind Mindestbestände gepflegt, wird verbrauchtes Material automatisch an das Backoffice (z.B. SAP) gemeldet. Die gesamte Materiallogistik erfährt so durch Enterprise Mobility im Service- oder Instandhaltungsbereich eine deutliche Effizienzsteigerung.

Welche Auftragsarten lassen sich mit mobiler Software für den Außendienst abbilden?

Viele Unternehmen unterscheiden zwischen drei wesentlichen Einsatzarten für den technischen Service oder die Instandhaltung:

  • Inbetriebnahmen
    Montagen und Inbetriebnahmen von Anlagen oder Maschinen dauern meist mehrere Tage oder Wochen und erfordern mehrere Techniker. Mit einer mobilen Anwendung kann der Techniker seine Leistungsnachweise mit Kundenunterschrift täglich oder wöchentlich erstellen. Fakturen erfolgen so frühzeitiger und der Innendienst bleibt stets über den aktuellen Fortschritt informiert.
  • Wartungen
    Wartungen von Anlagen oder Geräten gehören zum Tagesgeschäft von Servicetechnikern und Monteuren. Mit einer mobilen Software hat er die ganze Kundenhistorie auf seinem mobilen Gerät und kann auch einen neuen Auftrag anlegen oder Kostenvoranschlag erstellen.
  • Störungen
    Bei Störungen spielt eine schnelle Reaktionszeit eine wesentliche Rolle für die Kundenzufriedenheit. Mit einer mobilen Lösung erhalten die Techniker dringende Aufträge mit allen notwendigen Informationen dazu direkt auf ihrem Laptop, Tablet oder Smartphone. Dies sorgt für eine effizientere Störungsbehebung und zufriedenere Kunden.

Mobilfunktechniker beim Aufstieg auf den Sendemast

Mobilfunktechniker beim Aufstieg auf den Sendemast

Kann man auch Formulare oder Checklisten über eine mobile Software abbilden?

Inbetriebnahmeprotokolle, Retourenerfassungen, Zustandsbewertungen von Anlagen oder Checklisten – viele Unternehmen arbeiten im Service und in der Instandhaltung mit Formularen. Diese lassen sich auch über mobile Anwendungen abbilden. Sogenannte dynamische Formulare bieten den Vorteil, dass sie sich in einer beliebigen Anzahl von Variationen zentral erstellen und über die mobile Lösungen an den technischen Außendienst verteilen lassen. Auch das Design können Unternehmen individuell an ihre Corporate Identity anpassen. Die erfassten Werte lassen sich dann entweder als PDF oder als einzelne Datensätze im ERP-System archivieren.

Wie kann man vermeiden, dass fehlerhafte Erfassungen direkt ins ERP-System verbucht werden?

Es gibt Module oder Erweiterungen für mobile Software, die es dem Vorgesetzten oder Innendienst erlauben, die eingehenden Rückmeldungen der Techniker vor Verbuchung in SAP zu überprüfen. Dazu werden die eingehenden Serviceberichte anhand definierter Kriterien zur manuellen Kontrolle ausgesteuert. Der Innendienst spart so - im Falle einer Korrektur - aufwändige Stornobuchungen im ERP-System.

Was ist, wenn der Techniker keine Mobilfunkverbindung hat?

Die meisten mobilen Lösungen funktionieren heutzutage auch offline. Dabei werden die Daten aus dem ERP-System wie Kontaktdaten oder Kundenhistorie auf dem mobilen Endgerät zwischengespeichert. Auch die vom Techniker erfassten Werte und Rückmeldungen werden zunächst lokal gespeichert. Sobald wieder eine Verbindung besteht, synchronisiert sich das mobile Endgerät und aktualisiert bzw. sendet die Daten an das Backoffice. Somit haben die Techniker und Monteure selbst im Keller oder Aufzugsschacht mit der mobilen Anwendung stets Zugriff auf wichtige Daten.

Solartechniker warten eine Anlage

Solartechniker warten eine Anlage

Welche mobilen Endgeräte eignen sich für den Einsatz einer Software im Service oder in der Instandhaltung?

Welches Endgerät am besten für den Einsatz einer mobilen Unternehmenslösung geeignet ist, hängt vom Unternehmen, der Branche und vor allem den Anwendungsszenarien ab. Für den Outdoor-Einsatz sind spezielle Rugged Devices die erste Wahl. Sie sind besonders widerstandsfähig gegen Hitze, Kälte, Wasser und Schmutz und überstehen auch Stürze aus einigen Metern Höhe unbeschadet. Ob ein Tablet, Laptop oder Smartphone idealer ist, hängt auch davon ab, wie viel und wie oft die Techniker vor Ort eingeben müssen. Die meisten Lösungen unterstützen inzwischen durch Responsive Design alle Formfaktoren und alle Betriebssysteme. Auch die die parallele Nutzung von zwei Geräten – ein Smartphone für den Einsatz vor Ort und ein Tablet oder Laptop für die Eingabe von längeren Texten – kann sinnvoll sein.

In welche ERP-Systeme lassen sich mobile Lösungen integrieren?

Prinzipiell kann die Integration einer mobilen Lösung in alle ERP-Systeme erfolgen. Diese sind häufig SAP EAM oder SAP CRM – aber auch Systeme wie Microsoft Dynamics ERP oder proprietäre Anwendungen. Über anwendungsspezifische Schnittstellen-Module, Webservices oder Übergabedatenbanken lassen sich die mobilen Lösungen nahtlos in das führende System integrieren.

Wie steht es mit der Integration von Drittapplikationen?

Viele mobile Lösungen ermöglichen auch die Integration von Drittsystemen wie Ersatzteilkatalogen, Bilderfassungssoftware, Wissensmanagement-Lösungen oder GIS. Damit lassen sich Wartungen und Reparaturen noch effizienter durchführen und die mobilen Service- und Instandhaltungsprozesse optimieren.

Noch Fragen offen?

Haben Sie noch weitere Fragen? Gerne beraten unsere Experten Sie unverbindlich. Sie erreichen uns auch telefonisch unter +49 89 542433-38