Techniker Einsatzplanung

Wenn der Servicetechniker nur einmal klingelt

Bei der Techniker Einsatzplanung gilt es viele verschiedene Faktoren zu berücksichtigen, will man zum einen den Kunden zufriedenstellen und auf der anderen Seite wirtschaftlich mit vorhandenen internen und externen Ressourcen planen. Traditionelle Methoden mit Excel oder Plantafel geraten spätestens ab 30 zu verplanenden Technikern, 100 Aufträgen pro Tag und unterschiedlichen Auftragsarten und Qualifikationen an die Grenzen der Planbarkeit und Übersichtlichkeit - von einer effektiven Tourenplanung sowie tagesaktuellen Änderungen und Umplanungen abgesehen. Ein Tool zur Einsatzplanung schafft hier Abhilfe und Transparenz.

Überblick
Terminvereinbarung
Planzeiten
Qualifikationen
Manuelle Planung
Automatische Planung
Tourenoptimierung
Nutzen

Den optimalen Termin finden

Die Terminfindung mit dem Kunden kann manchmal zur Herausforderung werden.

Ein wesentlicher Punkt bei der Techniker Einsatzplanung ist die Terminfindung mit dem Kunden. Die Dringlichkeit des Auftrags und die Bedeutung des Kunden bzw. SLAs spielen hier eine wichtige Rolle. Ein Modul zur Terminvereinbarung in einem Tool zur Einsatzplanung erleichtert dem Disponenten die gemeinsame Terminfindung mit dem Kunden. Es bietet ihm alle möglichen Ausführungstermine tabellarisch an. Dabei kann der Disponent hinsichtlich der Parameter "zusätzliche Wegezeit", "Auslastung" und "Termin" entsprechend priorisieren. Je nach der Dispositions- oder Servicestrategie des Unternehmens kann er daraus dann entweder den frühesten Termin für den Kunden, den günstigsten Termin für das Unternehmen - mit dem geringsten Umweg oder ohne Überstunden für das Team - oder den qualifiziertesten Techniker auswählen.

Die richtigen Planzeiten ermitteln

Sicher ist, dass im technischen Außendienst nicht immer alles nach Plan läuft. Dennoch muss ein Disponent bei der Techniker Einsatzplanung mit bestimmten Planzeiten rechnen, um die Dauer eines Einsatzes abschätzen zu können.
Diese Planzeiten sind von unterschiedlichen Kriterien abhängig - vom Auftragstyp, dem betroffenen Equipment oder anderen Kriterien. Je näher die Planzeiten im Durchschnitt an den tatsächlich benötigten Zeiten liegen, desto besser geht die Planung am Ende des Tages auf. Das Ergebnis ist eine Planung mit wenig Leerzeiten einerseits und geringen Überlast-Situationen (Überstunden für die Mitarbeiter) andererseits.
Durch eine Auswertung in einem Tool zur Einsatzplanung lassen sich die realen Zeiten aus der Vergangenheit mit den Planzeiten vergleichen. Bei Bedarf kann der Disponent die Planzeiten entsprechend anpassen. Diese Auswertung kann je nach Detailgrad bis auf Equipment-Ebene erfolgen.

Den geeigneten Techniker einplanen

Bei der Einsatzplanung von Servicetechnikern ist ein wesentlicher Punkt die Berücksichtigung von Qualifikationen. Nicht jeder Mitarbeiter kann jeden Auftrag ausführen. Deswegen sind zu jedem Mitarbeiter die entsprechenden Qualifikationen beziehungsweise Skills hinterlegt. Diese Informationen befinden sich meist in einem HR-System, das mit einer Einsatzplanungssoftware integriert ist. Da es sich hierbei um personenbezogene Daten handelt, ist der Zugriff darauf bestimmten Personen wie dem Teamleiter, Meister oder Disponenten vorbehalten.
Dabei gibt es absolute Qualifikationen, wie auch partielle: Setzt eine Installationsarbeit eine VDE-Bescheinigung voraus, sind alle Mitarbeiter ausgeschlossen, die diese nicht haben. Allerdings ist es denkbar, dass der Meister auch über die VDE-Bescheinigung verfügt, aber trotzdem nicht die ideale Ressource für den Auftrag ist. Aufgrund seiner höheren Position ist er nur partiell für den Auftrag geeignet und wird diesen nur zugewiesen bekommen, falls kein anderer Kollege verfügbar ist.
Viele Qualifikationen sind auch nur für eine bestimmte Zeit gültig und verfallen danach oder müssen erneuert werden. Dies sollte durch die Software zur Einsatzplanung entsprechend berücksichtigt werden.

Aufträge per Drag-and-drop manuell planen

Disponenten können Aufträge mit einer Software manuell oder automatisch planen. 

Der Disponent kann mit einem Tool zur Einsatzplanung die einzelnen Aufträge den Technikern manuell zuweisen. Bei der Auswahl des geeigneten Kollegen unterstützt ihn die Software: Anhand der Auftragsinformationen ermittelt sie die notwendigen Qualifikationen, die zur Durchführung erforderlich sind. In der Liste der geeigneten Techniker sieht der Disponent, wer Zeit hat, den Auftrag auch durchzuführen. Die Kartendarstellung zeigt ihm, welcher Techniker in der Nähe des Auftragsort ist. Die Techniker, die alle drei Kriterien erfüllen, werden im Gantt-Diagramm farblich gekennzeichnet. So erkennt der Disponent auf einen Blick, wem er den Auftrag idealerweise zuweisen kann.
Erfüllt keiner der Techniker alle Kriterien zu 100 Prozent, zeigt die Software in einer anderen Farbe an, wer zum Beispiel weiter entfernt ist oder den Auftrag mit Überstunden erfüllen kann. Je nach Dringlichkeit des Auftrags kann der Disponent dann versuchen, einen anderen Termin zu finden und dann den Vorgang manuell einem Techniker zuweisen.

Aufträge halb- oder vollautomatisch planen

Neben der manuellen Planung per Drag-and-drop können Disponenten bei der Planung der Einsätze ihrer Techniker auch die automatische Disposition in einem Tool zur Einsatzplanung nutzen. Die vollautomatische Planung verteilt alle Aufträge und Vorgänge auf die zur Verfügung stehenden Ressourcen - ohne Ausnahmen und Einschränkungen durch den Disponenten.
Bei der halbautomatischen Planung legt der Disponent zunächst einen bestimmten Zeitraum für die Optimierung fest. Dies kann ein langer Zeitraum von mehreren Wochen und Monaten sein oder auch nur ein bestimmter Tag. Dann definiert er, welche Arten von Aufträgen oder Vorgängen, welche Standorte oder Ressourcengruppen geplant oder auch von der automatischen Planung ausgeschlossen werden sollen.
Die automatische Planung erleichtert vor allem die Verplanung von vielen ähnlichen Aufträgen in Branchen wie Telekommunikation oder Energieversorgung.

Einsätze zu Routen optimieren

Die Tourenplanung ist ein wichtiger Teil der Techniker Einsatzplanung. Als Bestandteil einer Software zur Einsatzplanung stellt sie einen wesentlichen Vorteil zur Planung mit Excel oder einer Plantafel dar. Die Tourenplanung gruppiert Aufträge zu Touren und bringt sie in eine bestimmte Reihenfolge. Meist handelt es sich um Tagestouren, bei denen ein Techniker mit einem Fahrzeug unterwegs ist und abends zu seinem Startpunkt zurückkehrt. Je nach Unternehmen oder Branche gibt es aber auch Mehrtages- oder Wochentouren mit Übernachtungen. Auch Touren mit zusätzlichen Technikern oder Fertigungshilfsmitteln sind möglich, wenn der Auftrag oder die zu wartende Anlage dies erfordern.

Die Vorteile einer Software zur Techniker Einsatzplanung sind immens.

Nutzen einer Software zur Techniker Einsatzplanung

  • Der Vorteil einer Software zur Techniker Einsatzplanung gegenüber traditionellen Methoden liegt in der Transparenz über das gesamte Service- oder Instandhaltungsteam, was die Auslastung der Techniker, ihre Qualifikationen und den Auftragsstatus betrifft.
  • Die digitale Planung und die Tourenoptimierung sorgt zudem für eine optimale Auslastung der Techniker, Fahrzeuge und Fertigungshilfsmittel.
  • Schnellere Reaktionszeiten, kurze Zeitfenster für Einsätze und höhere Termintreue steigern die Servicequalität und erhöhen damit auch die Kundenzufriedenheit.
  • Durch den geringeren Planungsaufwand und optimierten Ressourceneinsatz können Unternehmen mit Kosteneinsparungen von bis zu 20 Prozent rechnen.
     

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  • 6. Treffen der mobileX User Group

    Am 16. und 17. Oktober 2019 findet im Courtyard by Marriott München City Ost das 6. Treffen der mobileX User Group statt, zu dem wir Sie gerne einladen möchten.Dieses Jahr widmen wir uns dem Motto:"Field Service Management bei der mobileX: simple.smart.connected"
    München, 16.10. - 17.10.2019 Veranstalter mobileX AG