WAREMA Renkhoff SE

Anfang 2013 entschied sich WAREMA, ein Field Service Management-System in Deutschland einzuführen, um die Effizienz im Kundendienst zur steigern und die Prozesse zu standardisieren. Dabei stand auch die Differenzierung gegenüber dem Wettbewerb durch einen exzellenten Service im Vordergrund. Dafür sollte die papierbasierte Auftragsabwicklung von einer digitalen Lösung abgelöst werden und die Einsatzplanung statt mit Outlook über ein zentrales Field Service Management-System gesteuert werden.

Entscheidende Kriterien für die Auswahl des Planungstools waren die Anbindung an SAP CS, die Funktionalität der Lösung sowie die Anwenderfreundlichkeit. Die Individualisierungsmöglichkeiten, die weitere Produktentwicklung sowie überzeugende Referenzen spielten bei der mobilen Lösung eine wichtige Rolle. Die Entscheidung fiel im Februar 2014 auf mobileX-Dispatch, die Lösung zur grafischen Einsatzplanung, sowie mobileX-MIP for Field Service, zur Anbindung der Servicetechniker.

Servicetechniker bei WAREMA

Der passende Servicetechniker für jeden Auftrag

Im Frühjahr 2014 begann die Implementierung der beiden Lösungen in Deutschland. Disponenten planen und steuern nun zentral vom Hauptsitz in Marktheidenfeld die bundesweiten Einsätze der Servicetechniker. Zudem sind sie für den Kundenkontakt, die Auftragsannahme, Arbeitsvorbereitung sowie Materialbestellungen zuständig. Die grafische Einsatzplanung in mobileX-Dispatch zeigt den Disponenten alle Ressourcen sowie die SAP CS-Aufträge übersichtlich im Gantt-Diagramm und als Kartendarstellung an. Anhand der Auftragsart und des jeweiligen Geschäftsvorfalls ermittelt mobileX-Dispatch den „bevorzugten Techniker“. Dabei lassen sich über die Slotsuche auch mehrere geeignete Kollegen gleichzeitig für einen Auftrag ermitteln, wenn es um aufwändigere Montagen oder Reparaturen geht. Zudem können die Disponenten auch Wochentouren für die Servicetechniker planen, wenn mehrtägige Inbetriebnahmen oder Aufträge ohne Rückfahrt zum Standort anstehen.

Nach einer kurzen Schulung arbeiten die Servicetechniker seit Mai 2015 mit der mobilen Lösung mobileX-MIP for Field Service. Nach der Zuweisung durch den Disponenten erhalten sie die Aufträge auf ihrem Laptop im mobilen Client. Auch in empfangsschwachen Regionen – also offline – können sie auf alle Auftragsdaten, wie Dokumente oder die Servicehistorie zugreifen sowie Rückmeldungen durchführen. Sobald die Verbindung wieder besteht, läuft die Datenübertragung automatisch im Hintergrund.

Nach ihrem Einsatz vor Ort erstellen die Servicetechniker auf Knopfdruck ihre Serviceberichte. Diese können modular aus Zeit-, Fahrt- oder sonstigen Leistungen sowie Materialverbräuchen bestehen. Die Start-Stopp-Automatik legt den Beginn und das Ende eines Auftrags durch den jeweiligen Statuswechsel für die Zeitrückmeldung fest. Den fertigen Servicebericht unterschreibt der Kunde auf dem Touchscreen. Die Rückmeldungen und Serviceberichte übermittelt mobileX-MIP for Field Service automatisch an das Backoffice. Vor der Verbuchung in SAP CS prüft der Innendienst die Rückmeldungen in mobileX und erstellt eine Lastschriftanforderung, um die Leistungen zu fakturieren.

Ausblick

Nach der Migration auf die Version 5.0 der Field Service Management-Suite im September 2016 ist zudem der Rollout der Lösung auf weitere Zielmärkte geplant. 

Die Einführung des Field Service Management-Systems hat dazu beigetragen, dass wir die Prozesse an den Bedürfnissen unserer Kunden ausrichten und so die Qualität unseres Kundendienstes deutlich steigern konnten.“

Bildquelle: WAREMA

Die WAREMA Renkhoff SE  ist der führende Sonnenlicht-Manager mit über 60 Jahren Erfah-rung und einem umfassenden Know-how. Das traditionsreiche Familienunternehmen entwi-ckelt, produziert und vertreibt individuelle, technische Sonnenschutzlösungen, die mehr kön-nen als nur vor Hitze und Blendung zu schützen. Der Experte bietet nicht nur ein Komplettan-gebot von innen- und außenliegendem Sonnenschutz sowie Steuerungssystemen, WAREMA ist auch auf dem Gebiet der Kunststofftechnik und des Maschinenbaus erfolgreich am Markt tätig. Die WAREMA Gruppe beschäftigt derzeit über 3.400 Mitarbeiter und erwirtschaftete ei-nen Umsatz von fast 419 Millionen Euro im Geschäftsjahr 2015. Das weltweit agierende Un-ternehmen unterhält insgesamt über 30 Produktions- und Vertriebsstandorte weltweit.

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