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SAP S/4HANA Migration und ihre Bedeutung für den technischen Service und die Instandhaltung

Viele mittelständische und große Unternehmen aus den Bereichen Anlagen- und Maschinenbau, Energieversorgung oder Facility Management nutzen heute ein SAP ERP-System mit den Modulen SD, CS oder PM zur Abbildung ihrer eigenen Anlagen und Maschinen beziehungsweise von Kunden und deren Instandhaltungs- oder Serviceleistungen. Die Mitarbeiter im technischen Service und in der Instandhaltung greifen auf diese Daten über eine Field Service Management oder Instandhaltungssoftware zur Planung und Abwicklung ihrer Aufträge für Wartungen oder Instandsetzungen zu. Eine Migration des bestehenden SAP ERP-Systems auf die ERP-Nachfolge-Suite S4/HANA ist unumgänglich, stellt Unternehmen aber vor einige Herausforderungen, was den zeitlichen Ablauf und die Migrationsstrategie betrifft.

Warum besteht nun für SAP Kunden Handlungsbedarf?

SAP hat angekündigt, die Wartung für ECC 6.0 im Jahr 2027 einzustellen. Ein kostenpflichtiger Extended Support ist allerdings noch bis 2030 möglich. Somit müssen sich Verantwortliche Gedanken machen, ob sie auf S4/HANA wechseln oder ein alternatives ERP-System einführen. Auch den richtigen Zeitpunkt des Wechsels und die passende Migrationsstrategie gilt es dabei zu bedenken, da so eine Migration ein zeitaufwändiges Projekt ist, viele Ressourcen bindet und auch die angrenzenden Systeme, Prozesse und Anwendungen betrifft. Deswegen sollten Unternehmen prüfen, ob die Hersteller dieser Systeme bereits S/4HANA unterstützen und welche Prozesse. Insbesondere beim Greenfield-Ansatz kann es sonst Überraschungen geben, weil die Voraussetzungen wie Schnittstellen für Umsysteme nicht berücksichtigt wurden.

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Welche Auswirkungen hat der Wechsel auf S4/HANA für Unternehmen im Bereich technischer Service und Instandhaltung?

Unternehmen im Bereich technischer Service nutzen heute meist SAP ERP CS zur Abbildung ihrer Kundenprozesse. Der Nachfolger des CS Moduls ist SAP S4/HANA Service, eine eigenständige Service Management Applikation in S/4HANA. Die neue Anwendung kombiniert funktionale Elemente aus ERP CS und SAP CRM mit funktionalen Innovationen und ist On-Premise und in der Cloud verfügbar.
Im Gegensatz zur Migration von SAP PM auf SAP S/4HANA Asset Management, die keine so große Umstellung bedeutet, sind die Unterschiede zwischen SAP CS und S/4HANA doch gravierender und machen eine Transition entsprechend aufwändiger.
Die Grafik unten zeigt die Datenobjekte aus SD und CS im ERP ECC 6.0 und ihre Entsprechung in S/4HANA Service. Die neue Service Order, die dem klassischen CS Auftrag entspricht, ist in S/4HANA Service kein Kontierungsobjekt mehr. Stattdessen gibt es für jeden freigegebenen Service Order einen CO- Innenauftrag für die Kontierung, den es zu beachten gilt, zum Beispiel bei der Garantieabwicklung.

Je individueller die Prozesse für Meldungen, Aufträge und Rückmeldungen bei Unternehmen ausgeprägt sind, desto komplexer und aufwändiger kann hier die Migration auf die neue Welt sein. Auch Unternehmen mit Landesgesellschaften, die unterschiedliche Individualisierungen in SAP CS aufweisen, sollten ausreichend Zeit für die Migration einplanen.
Speziell für solche Unternehmen bietet die SAP das Konzept CS Move an, mit dem sich der Aufwand und die Migrationskosten minimieren lassen. Statt eines CS Auftrags wird hierbei ein PM Auftrag genutzt. Die kaufmännischen Aspekte werden dabei von SAP CS in S/4HANA überführt. Das Konzept soll ab der Version S/4HANA Service 2021 verfügbar sein.

Was bedeutet die S/4HANA Migration für nachgelagerte Geschäftsprozesse wie die Einsatzplanung und Auftragsabwicklung des technischen Service und der Instandhaltung?

Unternehmen, die aktuell bereits eine Software oder mobile Lösung im Bereich Field Service Management oder Instandhaltung nutzen oder zukünftig nutzen werden, sollten sicherstellen, dass für diese Lösungen auch eine Integration über entsprechende Schnittstellen in S/4HANA gewährleistet ist. Die mobileX bietet ihren Kunden eine flexible und zukunftssichere Unterstützung für die Migrationsstrategie von Field Service Management- und Instandhaltungs-Prozessen auf S/4HANA.

Welche Migrationsstrategien für den Wechsel auf S/4HANA gibt es für Unternehmen?

Der sogenannte Brownfield-Ansatz bedeutet eine Konvertierung der Systemlandschaft auf S/4HANA On-Premise. Dabei erfolgt zunächst ein Upgrade des ERP-Systems auf die neueste Version der SAP Business Suite. Anschließend werden die bestehenden Systeme Schritt für Schritt auf S4/HANA umgestellt. Der Vorteil dieses Ansatzes ist, dass Unternehmen dabei die Individualisierungen in ihren Anwendungen beibehalten können und die bisherige Systemlandschaft größtenteils erhalten bleibt. Gleichzeitig profitieren sie von den Verbesserungen und Neuerungen von S4/HANA.
Bei einem sogenannten Greenfield-Ansatz wird das bestehende System durch SAP S/4HANA Service oder SAP S/4HANA Asset Management ersetzt. Der Greenfield-Ansatz eignet sich besonders für Unternehmen, die größere Veränderungen ihrer Systemlandschaft planen, wenn beispielsweise mehrere alte Systeme genutzt werden, die in ein neues System überführt werden sollen. Unternehmen haben so die Möglichkeit, von ERP-Systemen, die sie im Laufe der Zeit stark individualisiert haben, zur Standardversion zurückzukehren. Bei diesem Ansatz werden die bestehenden Daten aus dem alten System übernommen und in das neue On-Premise oder Cloud-System überführt.
Bei beiden Ansätzen sollten Unternehmen vorab überprüfen, welche bestehenden Daten gelöscht und welche Prozesse optimiert werden können, um maximal von der Systemmigration zu profitieren.

Wie erfolgt die Integration von S/4HANA mit den Anwendungen der mobileX?

Beim Brownfield-Ansatz werden die Daten und Prozesse aus mobileX-Dispatch und den mobilen Anwendungen am MIP-Server backend-unabhängig auf Basis des S/4HANA Compatability Packs konsolidiert. Damit sind auch Übergangsszenarien einfach in die Disposition und in den mobilen Prozess zu integrieren, ohne dass Endanwender wie Techniker und Disponenten davon beeinflusst sind.
Bei einem Greenfield-Ansatz erfolgt die Integration mit dem Field Service Management-System der mobileX nativ mit dem mobileX SAP Add-On für S/4HANA. Dabei steht bereits eine Integration in die Standardprozesse im Service und in der Instandhaltung zur Verfügung. Dazu gehören unter anderem der Umgang mit technischen Objekten, die Nutzung von "Service Orders" im S/4HANA Service-Modul bis hin zur Integration der Rückmeldungen. Über das Add-On ist somit eine schnelle Integration des technischen Außendiensts und der Instandhaltung gewährleistet.