Einsatzplanung mit verkürzten Kapazitäten

Kurzarbeit über eine Field Service Management-Software abbilden

Die wirtschaftlichen Auswirkungen der Corona-Pandemie haben dazu geführt, dass mittlerweile jeder dritte Betrieb in Deutschland Kurzarbeit angemeldet hat. Auch Unternehmen mit Mitarbeitern im Bereich technischer Service und Instandhaltung müssen immer öfter auf Kurzarbeit zurückgreifen, um Arbeitsplätze zu sichern.

Dadurch entsteht im Innendienst und im Backoffice ein zusätzlicher Stressfaktor: Die Einsatzplanung mit verkürzten Kapazitäten. Aufträge müssen auf knappere Ressourcen verteilt und Überstunden vermieden werden. Eine Software zur Einsatzplanung kann hier sowohl bei der Arbeitsverteilung von Disponenten in Kurzarbeit als auch bei der Verplanung von Technikern mit kürzeren Arbeitsstunden unterstützen.

Geteilte Einsatzplanung von Disponenten

Disponenten haben meist bestimmte Regionen, fachspezifische Gruppen von Technikern oder in der industriellen Produktion bestimmte Anlagen oder Schichten, die sie verplanen. Durch einen Auftragsrückgang oder die Stilllegung von Anlagen verringert sich auch ihr Arbeitsanfall und es kann zu Kurzarbeit in der Disposition kommen. Dann gilt es die verkürzten Kapazitäten so abzubilden, dass Auftragsannahme und -verplanung weiterhin so besetzt ist, dass Kunden oder die verbleibenden Instandhalter davon nicht beeinträchtigt sind

Die Rechtevergabe in einer Lösung zur Einsatzplanung ermöglicht es, dass zwei oder mehrere Disponenten neben ihrem eigenen Team auch Teams von anderen Kollegen mit planen können. So kann zum Beispiel ein Disponent zwei Regionen am Vormittag und sein Kollege am Nachmittag übernehmen. Durch diese Transparenz in der Planung sieht der Disponent am Nachmittag, was sein Kollege vormittags geplant und entschieden hat, ohne dass eine zeitaufwändige Übergabe erforderlich ist.

Abbildung der Kurzarbeit von Technikern über Arbeitszeitregeln

Ist ein Unternehmen in Kurzarbeit, ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter die reduzierte Stundenzahl einhalten. Bei Verstößen gegen diese Regelung kann es zu Einbußen beim Kurzarbeitergeld kommen. Deswegen ist es essentiell, dass die Disponenten die Auslastung ihrer Techniker im Blick haben und genau wissen, wen sie noch verplanen können.

Die Verplanung von Technikern in Kurzarbeit lässt sich in einer Software zur Einsatzplanung über Arbeitszeitregeln einfach abbilden. Dabei lassen sich entweder die gleichen Arbeitszeitregeln auf alle Techniker anwenden oder individuell für einzelne Techniker festlegen.

Anpassung der Zeitregeln an Kurzarbeitszeiten

Definition von Arbeitszeitregeln

Gilt für alle Techniker die gleiche, verkürzte Regelarbeitszeit, wird diese einmalig in der Software zur Einsatzplanung bei den Ressourcen definiert.

Es kann aber auch sein, dass nicht alle Techniker in gleichem Maß von der Kurzarbeit betroffen sind. Je nach Branche können die Kurzarbeitszeiten regional oder auch je nach Qualifikation variieren. Mit einer Software zur Einsatzplanung lassen sich für jeden Techniker individuelle Zeitregeln definieren. Diese Regeln können bestehende Regeln ergänzen und diesen dann für den jeweiligen Techniker zugeordnet werden.

Dabei kann die planbare Zeit zum Beispiel so belassen werden wie bisher, falls diese von der Kurzarbeit nicht betroffen ist. Die Regelarbeitszeit kann allerdings reduziert werden, um die neue Kapazität abzubilden. So lässt sich die tägliche Arbeitszeit beispielsweise von 9 bis 17 Uhr auf 9 bis 15 Uhr verkürzen.

Auslastung der Techniker im Blick behalten

Auslastungsanzeige mit Farbschema

Um die Kapazitäten der Techniker in Kurzarbeit im Blick zu behalten, kann sich der Disponent in der Auslastungsanzeige einer Software zur Einsatzplanung die jeweilige aktuelle Auslastung der Techniker anzeigen lassen.
Zusätzlich kann er Auslastungsgrenzen definieren, ab denen er Vorwarnungen erhält. Dürfen die Techniker zum Beispiel nicht mehr als 80% Auslastung erreichen, kann eine Vorwarnung ab 60% sinnvoll sein. Diese Auslastung kann pro Tag, Woche oder Monat gelten.

Erhält der Disponent eine Vorwarnung, weiß er, dass er einen Techniker nur mehr begrenzt also zum Beispiel für bestimmte Aufträge verplanen kann, die entweder eine besondere Qualifikation erfordern, über die nur dieser Techniker verfügt, oder die unaufschiebbar sind. Außerdem kann er sich die bereits geplanten Aufträge ansehen und anhand der Auslastungsanzeige entsprechend Umplanungen vornehmen. Das heißt er kann Aufträge von bereits grenzwertig ausgelasteten Technikern auf Kollegen umplanen, die noch freie Kapazitäten haben.

Auslastungsanzeige mit Farbschema

In einer Software zur Einsatzplanung kann der Grad der Auslastung der Techniker farblich dargestellt werden. So kann der Disponent anhand des Farbschemas schnell erkennen, welche Techniker innerhalb ihrer Auslastung arbeiten (grün), welche nur noch begrenzt Aufträge übernehmen können (ab 60%, gelb) und welche ihre Arbeitszeit bereits überschritten haben (ab 80%, rot).

Fazit

Eine Field Service Management-Lösung kann in schwierigen Zeiten die Planung mit verkürzten Kapazitäten erleichtern. Sie unterstützt Disponenten dabei, den Überblick über die Auslastung der Techniker zu behalten und ermöglicht eine gemeinsame, Team-übergreifende Planung von mehreren Disponenten.