GEZE Service

mobileX öffnet die Türen für Effizienzsteigerung bei GEZE

Die GEZE Servicetechniker sind international unterwegs. 

Die GEZE GmbH ist einer der weltweit führenden Anbieter von Systemen für die Tür-, Fenster- und Sicherheitstechnik. Die Servicetechniker der GEZE Service GmbH sorgen für eine zuverlässige und kompetente Instandhaltung und Wartung der Gebäudetechnik beim Kunden an 365 Tagen im Jahr. In Deutschland ist das Unternehmen mit sechs Serviceniederlassungen vertreten, international gibt es 72 Tochtergesellschaften.

Um die stetig steigende Anzahl von Serviceaufträgen abzuwickeln, hatte die GEZE Service bereits seit einigen Jahren eine Anwendung im Einsatz, die ihren Technikern eine mobile Anbindung an die Backoffice-Systeme von unterwegs bot. Neue Kunden- und Marktanforderungen sowie die damit verbundene Funktionalität, Zuverlässigkeit, Lieferfähigkeit und Anwendungsfreundlichkeit machten jedoch 2014 einen Wechsel der Hardware und Applikation erforderlich.

Wechsel auf neue mobile Lösung für Servicetechniker

2015 entschied sich GEZE Service für die mobile Lösung mobileX-MIP for Field Service der mobileX AG, um damit ihren Kundenservice zu optimieren und die Produktivität ihrer Servicetechniker weiter zu verbessern. Zudem sollte sich der administrative Aufwand in der GEZE Service und GEZE GmbH weiter reduzieren und die Lager- und Ersatzteil-Verwaltung und Bestellvorgänge verbessern. Ein weiteres Ziel war, die Optimierung des Informationsaustausches zwischen den Bereichen Service, PM und Vertrieb sowie eine Steigerung der Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit im Serviceeinsatz.

Der Startschuss für den Rollout der Lösung erfolgte im Herbst 2015. Seit Mai 2016 arbeiten die Techniker in Deutschland mit mobileX-MIP for Field Service. Später folgten Spanien, UK, Schweden, Norwegen, Dänemark und Österreich. Über die Auftragsbearbeitung in der Lösung aktualisieren die Techniker den Auftragsstatus, erstellen Rückmeldungen und können alle Details zum Auftrag einsehen, inklusive Anlagenstruktur. Auch einen neuen lokalen Auftrag können sie vor Ort erstellen, wenn zum Beispiel eine Reparatur im Zuge einer Wartung erforderlich ist.

Integration von Materialprozess und Zeitwirtschaft

Ein schneller und fachgerechter Service ist mit mobileX nun noch einfacher. 

Auch der Materialprozess lässt sich über mobileX-MIP for Field Service abbilden. Techniker können damit den Verbrauch von Material zurückmelden, Material bestellen und zurücksenden sowie Inventuren des Fahrzeuglagers durchführen.

Über den Tagesbericht in mobileX-MIP for Field Service erfassen die Techniker lückenlos ihre auftragsbezogenen und nicht auftragsbezogenen Zeiten, die im Backend in die Zeitwirtschaft einfließen. Darüber können auch Bereitschaftspauschalen abgebildet und zusätzliche Arbeitszeiten wie Nachtarbeit freigegeben werden.

GEZE Service nutzt auch den mobileX-Freigabemonitor, ein Zusatzmodul von mobileX-MIP for Field Service. Es vermeidet Stornierungen von falschen Buchungen in SAP, indem es eingehende Berichte anhand vordefinierter Kriterien aussteuert, die der Innendienst dann bei Bedarf und nach Rücksprache mit dem Techniker korrigieren kann.

Digitalisierung von Formularen

Mit dem Wechsel auf die neue mobile Lösung wurde auch das Modul Dynamische Formulare, eine Erweiterung von mobileX-MIP for Field Service, eingeführt. Damit sollten die bestehenden Papierformulare ersetzt und somit der gesamte Serviceprozess medienbruchfrei gestaltet werden. Die digitalen Vorlagen erleichtern zudem die Erfassung für die Techniker und steigern die Datenqualität durch Validierungen bei der Eingabe. Die Daten werden nach der Übertragung ins Backend entweder strukturiert als Datensatz oder als PDF-Dokument archiviert.

Bei GEZE nutzen die einzelnen Länder die Dynamischen Formulare auf unterschiedliche Weise. In Spanien werden sie als Anhang zum Servicebericht erfasst. In UK nutzen die Techniker die Checklisten für die Wartung von Anlagen. Zudem ersetzt wird ein digitales Formular das ehemalige, mehrseitige Papierformular, das zur Durchführung der Sicherheitsanalyse von automatischen Türen genutzt wurde. Mit Hilfe der Dynamischen Formulare kann GEZE einfach und schnell selbst beliebige Datenobjekte, die nicht im mobileX Standarddatenmodell enthalten sind, strukturiert erfassen und verarbeiten.

"Die Einführung von mobileX-MIP for Field Service zusammen mit den Dynamischen Formularen hat unseren Serviceprozess weitestgehend digitalisiert", erklärt Annabella Grauduschus, Teamleitung SAP Projekte und Systeme bei der GEZE Service GmbH. "Dies wird unsere Datenqualität deutlich verbessern sowie die Effizienz und Produktivität unserer mobilen Auftragsbearbeitung steigern."

Ausblick

Nachdem die Rollouts und Schulungen in den internationalen Tochtergesellschaften abgeschlossen sind, ist geplant, die Lösung auf die aktuelle Version zu migrieren, um neue Funktionen von mobileX-MIP for Field Service zu nutzen. Zudem sind weitere Optimierungen, wie die Einbindung von Fehlercodes, geplant.
 

Die GEZE Service GmbH ist das Serviceunternehmen der GEZE GmbH, einem Unternehmen zur Entwicklung und Fertigung von Systemen der Tür-, Fenster- und Sicherheitstechnik. Das familiengeführte Unternehmen beschäftigt 2.800 Mitarbeiter am Stammsitz in Leonberg und in den weltweiten Niederlassungen.