Dynamische Formulare optimieren Instandhaltungs- und Serviceprozesse

Die mobileX AG hat Dynamische Formulare, eine optionale Erweiterung von mobileX-MIP for Field Service, mit einigen neuen Funktionalitäten zur Verbesserung der Anwenderfreundlichkeit und individuellen Anpassbarkeit ergänzt. Mit dieser Erweiterung der mobilen Anwendung für den technischen Außendienst können Unternehmen eine beliebige Anzahl verschiedener digitaler Formulare erzeugen und damit herkömmliche Papierformulare ersetzen. Die aktuelle Version bietet den Servicetechnikern oder Monteuren einige Verbesserungen, um Daten unterwegs noch effizienter in den digitalen Formularen zu erfassen.  Dabei stehen die Anwenderfreundlichkeit und die individuelle Anpassbarkeit an die spezifischen Prozesse im Vordergrund. Somit können sich die Techniker und Monteure auf ihre eigentliche Aufgaben, also den Instandhaltungs- oder den Serviceauftrag konzentrieren. Auch die Anwendungsfälle für die strukturierten Rückmeldungen und die Möglichkeiten zur Erstellung von individuellen Layouts der Formulare wurden erweitert. Die neuen Funktionen sind ab der Version 4.1 der Workforce Management Suite für die Erweiterung Dynamische Formulare verfügbar.

Zu den Optimierungen bei der Dateneingabe der aktuellen Version gehört die Möglichkeit, Daten in Form von Tabellen zu erfassen. Zudem lassen sich Dynamische Formulare nun auch um weitere, flexible Listen erweitern. So kann der Techniker zum Beispiel bei einer Wartung beliebig viele Mängel mit einer detaillierten Beschreibung erfassen. Stellt er einen neuen Mangel fest, fügt er diesen mit all den beschreibenden „Untermerkmalen“ hinzu.

Da bereits während der Eingabe der Daten eine automatische Validierung der Werte mit Regeln aus dem XML-Code oder aus dem ERP-System erfolgt, verbessert sich die Datenqualität der Rückmeldungen der Techniker im Vergleich zu Papierformularen deutlich. Zudem entfällt die manuelle Übertragung durch den Innendienst, was weitere Fehlerquellen minimiert sowie Zeit und Kosten spart. Werte, die über Dynamische Formulare erfasst werden, lassen sich sowohl unstrukturiert – zum Beispiel als PDF-Datei im Dokumentenarchiv – sowie strukturiert im ERP-System als Datensatz in SAP ERP, Microsoft Dynamics oder anderen Backendsystemen speichern. Eine strukturierte Rückmeldung kann ab der Version 4.1 auch für Codegruppen erfolgen. Zudem kann der technische Außendienst die PDF-Version der ausgefüllten Formulare auch als Anhang an den Servicebericht anfügen.

Ab der Version 4.0 von mobileX-MIP for Field Service können Unternehmen das Layout ihrer digitalen Formulare individuell gestalten. Mit dem Berichtsdesigner können sie Textfelder, Grafiken oder Tabellen per Drag & Drop platzieren und formatieren. Logos und andere grafische Elemente lassen sich einfach in das Dokument integrieren. Für die Erstellung können Unternehmen auch ein Papierformular als Vorlage im grafischen Tool nutzen, um die digitale Version danach auszurichten.

Mit der Erweiterung Dynamische Formulare in mobileX-MIP for Field Service lässt sich eine beliebige Menge an Formularen zentral erstellen und ausrollen. Auf Basis des weitverbreiteten XML-Standards können Unternehmen mit geringem Aufwand neue Formulare selbst erstellen oder bestehende Formularvorlagen verändern und erweitern. Damit unterstützen Dynamische Formulare eine konsequente Digitalisierung der Instandhaltungs- und Serviceprozesse – ohne Medienbrüche – und somit deren Optimierung in Unternehmen.

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