Dynamische Formulare in mobileX-MIP for Field Service

Formulare sind in vielen Unternehmen zentraler Bestandteil in der Dokumentation von Prozessen in Service und Instandhaltung. Nicht selten stellt die Vielzahl der existierenden Formulare deshalb auch eine Hürde bei einer konsequenten, digitalen Umsetzung der Unternehmensprozesse dar. Die dynamischen Formulare für mobileX-MIP schaffen hier Abhilfe.

Ob es sich um Inbetriebnahmeprotokolle, Retourenerfassung, Zustandsbewertung von Anlagen oder Checklisten handelt, Formulare existieren heute in vielfacher Ausprägung in den Serviceprozessen von Unternehmen. Treiber dieser "Formularwut" sind auf der einen Seite der Gesetzgeber, das Servicemanagement, die interne Qualitätssicherung oder das Controlling, auf der anderen Seite der Kunde selbst. Die Senkung von Kosten, die mit der Papiererfassung und späteren elektronischen Nachbearbeitung verbunden sind, spielt oftmals eine zentrale Rolle bei der Einführung mobiler IT-Lösungen. Gefragt ist eine einfache Technologie, die Papierformulare in elektronische Dialoge umwandelt, deren Daten sofort in digitaler Form ins Unternehmen zurückfließen. Dort werden dann nachgelagerte Prozesse wie Materialbestellungen, Aufträge oder Faktura anhand der erhobenen Daten automatisch angestoßen.

Dieses Dynamische Formular baut auf der Messwerterfassungsliste aus SAP auf. Historische Messbelege werden dynamisch im Formular angezeigt.

Vorhandene Formulare zu digitalisieren, verursacht allerdings oft so hohe Kosten, dass am Ende nur die wichtigsten digital umgesetzt werden. Die verbleibenden Formulare werden entweder abgeschafft oder weiterhin manuell ausgefüllt und im Bedarfsfall vom Innendienst manuell erfasst.

Mit den dynamischen Formularen in mobileX-MIP lassen sich eine beliebige Menge an Formularen zentral erstellen und ausrollen. Auf Basis des weitverbreiteten XML-Standards können Unternehmen mit geringem Aufwand neue Formulare selbst erstellen oder bestehende verändern und erweitern.

Um Daten zu erfassen, bieten die dynamischen Formulare unterschiedliche Eingabemöglichkeiten:

  • Labels, Aufzählungen und Seiten
  • Textfelder
  • Auswahlfelder (Drop Down)
  • Checkboxen
  • Unterschriften
  • Tabellen (ab Version 4.1)
  • Flexible Listen (ab Version 4.1)

Werte, die über die dynamischen Formulare erfasst werden, lassen sich sowohl unstrukturiert - zum Beispiel als PDF-Datei im Dokumentenarchiv - sowie strukturiert im ERP-System als Datensatz in SAP ERP, Microsoft Dynamics oder anderen Systemen speichern. Eine strukturierte Rückmeldung kann in der aktuellen Version für folgende Anwendungsfälle erfolgen:

  • Erfassung von Messwerten (als Messbeleg an Messpunkten)
  • Erfassung von Stammdaten (als Merkmale zu Geräten)
  • Checklisten
  • Codegruppen (ab Version 4.1)

Bereits während der Eingabe erfolgt eine automatische Validierung der Werte mit Regeln aus dem XML-Code oder aus dem ERP-System. Zudem lassen sich innerhalb des dynamischen Formulars einzelne Felder oder komplette Bereiche in Abhängigkeit der erfassten Werte ein- oder ausblenden.

Die Darstellung zeigt den Berichtsdesigner und das Ausgabe-Formular als PDF

Ab der Version 4.0 von mobileX-MIP können Unternehmen auch das Layout ihrer digitalen Formulare individuell gestalten. Mit dem Berichtsdesigner können sie Textfelder, Grafiken oder Tabellen per Drag & Drop platzieren und formatieren. Logos und andere grafische Elemente lassen sich einfach in das Dokument integrieren. Für die Erstellung können Unternehmen auch ein Papierformular als Vorlage im grafischen Tool nutzen, um die digitale Version danach auszurichten.