Dynamische Formulare

Formulare sind in vielen Unternehmen zentraler Bestandteil in der Dokumentation von Prozessen in Service und Instandhaltung. Nicht selten stellt die Vielzahl der existierenden Formulare deshalb auch eine Hürde bei einer konsequenten, digitalen Umsetzung der Unternehmensprozesse dar. Vorhandene Formulare zu digitalisieren, verursacht allerdings oft so hohe Kosten, dass am Ende nur die wichtigsten digital umgesetzt werden. Die verbleibenden Formulare werden entweder abgeschafft oder weiterhin manuell ausgefüllt und im Bedarfsfall vom Innendienst manuell erfasst. Das Modul Dynamische Formulare, eine optionale Erweiterung für mobileX-MIP for Field Service, schafft hier Abhilfe.

Dynamische Formulare in mobileX-MIP for Field Service

Dynamische Formulare für beliebige Anwendungen

Mit dem Modul Dynamische Formulare in mobileX-MIP for Field Service lassen sich eine beliebige Menge an Formularen zentral erstellen und ausrollen. Auf Basis des weitverbreiteten XML-Standards können Unternehmen mit geringem Aufwand neue Formulare selbst erstellen oder bestehende verändern und erweitern.

Um Daten zu erfassen, bieten Dynamische Formular unterschiedliche Eingabemöglichkeiten:

  • Labels, Aufzählungen und Seiten
  • Textfelder
  • Auswahlfelder (Drop Down)
  • Checkboxen
  • Unterschriften
  • Tabellen 
  • Flexible Listen 

Mit den flexiblen Listen kann der Techniker zum Beispiel bei einer Wartung beliebig viele Mängel mit einer detaillierten Beschreibung erfassen. Stellt er einen neuen Mangel fest, fügt er diesen mit all den beschreibenden „Untermerkmalen“ hinzu.

Speicherung der Werte als Datensatz oder PDF

Werte, die über das Modul Dynamische Formulare erfasst werden, lassen sich sowohl unstrukturiert - zum Beispiel als PDF-Datei im Dokumentenarchiv - sowie strukturiert im ERP-System als Datensatz in SAP ERP, Microsoft Dynamics oder anderen Systemen speichern. Zudem kann der technische Außendienst die PDF-Version der ausgefüllten Formulare auch als Anhang an den Servicebericht für den Endkunden anfügen. Eine strukturierte Rückmeldung kann zum Beispiel für folgende Anwendungsfälle erfolgen:

  • Erfassung von Messwerten (als Messbeleg an Messpunkten)
  • Erfassung von Stammdaten (als Merkmale zu Geräten)
  • Checklisten
  • Codegruppen 

Bilderfassung über Dynamische Formulare 

Integration von Bildern

Der Techniker kann über die Dateiauswahl oder integrierte Kamera seines mobilen Geräts direkt Bilder in mobileX-MIP for Field Service erfassen, bearbeiten und integriert in der PDF-Version des Formulars an den Innendienst übertragen. Er kann sich auch darüber auch Bilder anzeigen lassen, die aus dem Backend übertragen werden.

Validierung während der Eingabe

Bereits während der Eingabe erfolgt eine automatische Validierung der Werte mit Regeln aus dem XML-Code oder aus dem ERP-System. Dadurch verbessert sich die Datenqualität der Rückmeldungen der Techniker im Vergleich zu Papierformularen deutlich. Zudem entfällt die manuelle Übertragung durch den Innendienst, was weitere Fehlerquellen minimiert sowie Zeit und Kosten spart. Zudem lassen sich innerhalb des digitalen Formulars einzelne Felder oder komplette Bereiche in Abhängigkeit der erfassten Werte ein- oder ausblenden.

Berichtsdesigner und das Ausgabe-Formular als PDF

Layout individuell erstellen

Unternehmen können mit dem Modul auch das Layout ihrer digitalen Formulare individuell gestalten. Mit dem Berichtsdesigner können sie Textfelder, Grafiken oder Tabellen per Drag & Drop platzieren und formatieren. Logos und andere grafische Elemente lassen sich einfach in das Dokument integrieren. Für die Erstellung können Unternehmen auch ein Papierformular als Vorlage im grafischen Tool nutzen, um die digitale Version danach auszurichten.