Wozu brauchen Unternehmen Checklisten und Formulare?
Formulare sind Bestandteil von vielen Prozessen in Unternehmen.
Im Wesentlichen gibt es zwei Arten von Formularen: jene, die dem reinen Nachweis einer Tätigkeit wie einer Überprüfung dienen, und jene, die einen Folgeprozess im Unternehmen auslösen. Je nach Unternehmen und Branche kann es bis zu hunderte Ausprägungen dieser beiden Arten im Service- oder Instandhaltungsbereich eines Unternehmens geben. Dazu gehören unter anderem Wartungschecklisten, Zustandsbewertungen oder Funktionsprüfungen von Anlagen oder Checklisten für technische Objekte. Auch die Zustandsbewertung von Fremdanlagen, um daraus ein Angebot zur Wartung oder Anlagenverbesserung zu erstellen, lässt sich in einem Formular ausfüllen.
Das Digitalisieren von Checklisten und Formularen ist ein wesentlicher Schritt, um den Instandhaltungs- und Serviceprozess durchgängig elektronisch abzubilden. Die Vorteile aus der Digitalisierung liegen auf der Hand: Zum einen ist dadurch sichergestellt, dass der Techniker die richtige Checkliste zum richtigen Zeitpunkt ausfüllt und auch nur dann abschließen kann, wenn sie vollständig ist. Dies ist vor dem Hintergrund von gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitsabläufen oder vertraglich vereinbarten Leistungen ein wesentlicher Vorteil. Zum anderen muss der Innendienst die ausgefüllten Formulare oder Checklisten anschließend nicht mehr manuell ins Backend-System übertragen oder einscannen. Dies vermeidet Fehler, verbessert die Datenqualität und spart Zeit. Durch die digitale Übertragung der Daten in die Backend-Systeme können zudem schlechte Werte bei Zustandserfassungen eine frühere Wartung einer Maschine auslösen und somit einen potenziellen Ausfall und Stillstand einer Anlage vermeiden (Predictive Maintenance).
Vom Papierformular zum Tablet
Digitalisierte Checklisten machen Instandhaltungs- und Serviceprozesse deutlich flexibler und anpassungsfähiger. Aktualisierte Dokumente werden zentral vom Server gezogen und im Hintergrund aktualisiert. So lassen sich Updates kostengünstig und effizient ausrollen. Auch ein Vertrag kann ein Formular generieren. Ändern sich die Marktanforderungen, kann ein Unternehmen die vertraglichen Leistungen in dem Formular anpassen und somit sehr schnell und lückenlos reagieren.
Zu Beginn sollte ein Unternehmen die Ausgangssituation analysieren und eine Bestandsaufname der existierenden Formulare machen. Dann sollte untersucht werden, ob es Formulare gibt, die redundant sind und zusammengefasst werden können oder auf die das Unternehmen zukünftig sogar ganz verzichten kann. Auch die Empfänger von Formularen, zum Beispiel Kunden, sollte man in diesen Prozess einbeziehen, um deren Feedback und Anforderungen zu berücksichtigen. In einem Pilotprojekt sollte die Fachabteilung dann mit einer Auswahl von drei bis fünf Formularen starten und diese im Betrieb testen. Gegebenenfalls macht es auch Sinn, eine Aufteilung in reine Nachweisdokumente ohne Folgeprozesse und in "intelligente" Formulare zu machen, die einen weiteren Prozess auslösen (siehe auch Frage 2). Die zweite Variante wird dabei deutlich lohnender im Hinblick auf die Zeit- und Kostenersparnis durch die Digitalisierung sein, es sei denn die Menge an reinen Nachweisdokumenten ist deutlich größer.
Werksinstandhaltung mit digitalen Formularen
Welches mobile Endgerät sich am besten eignet, hängt wesentlich von den Umständen der Eingabe ab. Ein Servicetechniker, der einen Sendemast überprüfen muss, ist mit einem kleinen, leichten Gerät besser bedient als mit einem Laptop. Je komplexer und umfangreicher die Checklisten und Formulare eines Unternehmens allerdings sind, desto größer sollte das mobile Endgerät sein, um eine übersichtliche Eingabe zu ermöglichen. Tablets sowie Convertibles und Laptops bieten hier einen höheren Benutzerkomfort, um auch längere Freitexte mit einer (zusätzlichen) Tastatur zu erstellen.
Im Gegensatz zu Papierformularen ziehen ihre digitalen Pendants die Daten direkt aus dem Geschäftsprozess. Deswegen bieten sie viel mehr Möglichkeiten in der Darstellung und sollten entsprechend neugestaltet werden und keine reine Nachbildung der Papierversionen sein. Manche
digitalen Formularlösungen können über Skripte lesend auf die Stammdaten des führenden Systems wie zum Beispiel SAP ERP zugreifen. Dies hat den Vorteil, dass viele Daten automatisch in das Formular übernommen werden können, und der Techniker sie nicht mehr händisch ausfüllen oder auswählen muss. Dies können zum Beispiel der Name des Technikers, die Auftragsdetails oder der Kundenname mit Adresse sein. Auch Eingabefelder lassen sich zum Beispiel auf Basis von Merkmalen oder Messpunkten am technischen Objekt, von Messwerterfassungslisten oder Codegruppen dynamisch erzeugen.
Werte, die über Checklisten erfasst werden, lassen sich sowohl unstrukturiert als Dokument bzw. Datei (z.B. PDF) als auch strukturiert als Datensatz (z.B. ein Messwert) in Backend-Systemen (z.B. Microsoft Dynamics oder anderen Systemen) speichern. Eine strukturierte Rückmeldung kann zum Beispiel für die Erfassung von Messwerten (als Messbeleg an Messpunkten) oder Stammdaten (als Merkmale zu Geräten) uvam. erfolgen.
Checklisten lassen sich entweder manuell - zum Beispiel bei der Erstellung eines Auftrags für jede Anlage individuell - oder durch einen Automatismus im Backend-System, das heißt mit Hilfe von Regeln und Daten aus dem Backend (z.B. über einen Wartungsplan bei SAP) erstellen. Ein Wartungsplan enthält wiederkehrende Prüfungen mit bestimmten Zyklusinformationen wie zum Beispiel einer jährlichen Prüfung und erzeugt bei Fälligkeit automatisch einen Prüfauftrag. Das zu prüfende Objekt ist im Auftragskopf als technischer Platz (oder alternativ als Equipment) aufgeführt. Zu diesem Objekt wird ein Prüflos generiert, das mobil als Checkliste oder Formular angezeigt und bearbeitet werden kann.