Zeiterfassung im technischen Außendienst

Die Zeiterfassung ist ein wesentlicher Bestandteil der mobilen Auftragsabwicklung im technischen Außendienst. Schließlich sind diese Daten die Basis für die Rechnungsstellung an den Kunden, das interne Controlling und die Lohnabrechnung der Mit­ar­beiter. Wie die Zeiterfassung im technischen Außendienst konkret erfolgt, variiert jedoch von Unternehmen zu Unternehmen.

Zeiterfassung im technischen Außendienst nach dem EuGH-Urteil

Eines steht allerdings fest: Die rechtliche Notwendigkeit, die Stunden der Mitarbeiter vollständig zu erfassen – nicht mehr nur wie bisher Überstunden sowie Sonn- und Feiertagsarbeit –, wird immer konkreter. Nach dem EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung von 2019 (dem sogenannten Stechuhr-Urteil) und einem Urteil des Bundes­arbeits­gerichts vom 13.09.2022 (1ABR 22/21) besteht praktisch schon jetzt eine implizite Pflicht dazu und der deutsche Gesetzgeber wird die gesetzlichen Vorgaben wohl bald konkre­tisieren.

Zwei Arten von Rückmeldungen

Allgemein gilt es bei den Arbeitszeiten im technischen Außendienst zunächst zwischen auftragsbezogenen und nicht auftragsbezogenen Rückmeldungen zu unterscheiden.

I. Rückmeldung auftragsbezogener Zeiten

Die Rückmeldung auftragsbezogener Zeiten erfolgt allgemein aus drei Gründen:

Im Wesentlichen gibt es zwei Arten der Zeiterfassung:

• Der Techniker erfasst in seiner Servicetechniker-App den Start und das Ende einer Tätigkeit (Start-Stopp-Automatik) durch den Statuswechsel. Dadurch fließen diese Zeiten automatisch in seinen Tagesbericht und die Auftragsrückmeldung ein.
• Der Techniker trägt die Arbeitszeit selbst ein. Dies kann durch eine Start- und Endzeit erfolgen oder durch die Angabe der reinen Stundenzahl. Letzteres ist eine gängige Variante bei Energieversorgern, die im Bereich des Netzbetriebs und in der Instandhaltung keine Endkunden haben und somit keine Rechnung benötigen.

Die Zeiterfassung dient auch der Rechnungsstellung an den Kunden

Neben der reinen Arbeitszeit kann der Techniker bei seinen Rückmeldungen noch Zusatzdaten mit angeben. Die Klassiker hierbei sind:

• Die Leistungsart: Sie definiert die Art der Leistung. Dies können sein: “Normalarbeitszeit”, “Überzeit”, “Wochenendeinsatz”, “Elektrik”, “Mechanik” usw. Je nach Unternehmen und Branche gibt es hier sehr viele unterschiedliche Ausprägungen. Fachlich codiert ist darin letztlich der Stundensatz. So fallen für Wochenendeinsätze in der Regel höhere Stundensätze und somit Kosten an als in der Normalarbeitszeit.
• Die Kostenart oder das Berechnungsmotiv im SAP-Umfeld definiert die Verrechenbarkeit einer Leistung, also z.B. Garantie, Kulanz oder Verrechnung. Je nach Unternehmen entscheidet entweder der Techniker oder der Innendienst über die Kostenart.
• Zudem sind noch beliebige Zusatzdaten denkbar, die mit einer Zeit­rück­meldung erfasst werden können. In manchen Unternehmen gibt es zum Beispiel eine Verknüpfung, die zwischen der Zeitrückmeldung und einem Material erzeugt werden muss. Dafür muss der Techniker dann das innerhalb dieses Arbeitsaufwands verbaute Material zuordnen.

II. Rückmeldung nicht auftragsbezogener Zeiten

Neben den auftragsbezogenen Rückmeldungen erstellen die Techniker auch Rückmeldungen nicht auftragsbezogener Zeiten. Dies können administrative oder organisatorische Tätigkeiten sein oder das Aufräumen des Fahrzeuglagers. Auch Schulungen oder interne Besprechungen gehören zu den nicht auftragsbezogenen Zeiten.

Auch die Pausen werden in einer mobilen Lösung oder App entsprechend abgebildet. Hierbei ist es auch möglich, bestimmte Pausenzeiten über den Tag hinweg als feste Zeiten zu definieren, so dass der Techniker diese nur noch mit einem Klick bestätigen und nicht täglich neu anlegen muss.

Um dem Techniker die Rückmeldung seines Stundenzettels aus seiner lohnrelevanten Sicht so einfach wie möglich zu machen, werden die auftragsbezogenen Zeiten mit in den Tagesbericht übernommen. Zwischen diesen und dem Start und Ende des Tages können dann die Lücken mit nicht auftragsbezogenen Zeiten gefüllt werden. So hat der Anwender einen Überblick über seinen Tag – egal ob die konkrete Zeit einen Auftragsbezug hatte oder nicht.

Individuelle Ausprägungen von Zeitrückmeldungen

Je nach Unternehmen gibt es noch weitere individuelle Ausprägungen bei der Zeiterfassung im technischen Außendienst und für Servicetechniker. Viel Raum für Individualisierung bieten hier beispielsweise Validierungen. Über Regeln kann hier zum Beispiel definiert werden, ob sich Zeitrückmeldungen überschneiden dürfen oder nicht. Hier lässt sich auch festlegen, ob mindestens eine Zeitrückmeldung erfasst worden sein muss, bevor der Techniker den Auftrag abschließen kann. Dies kann auch wieder mit dem Materialverbrauch verknüpft werden.

In Unternehmen, in denen Techniker häufig zu zweit oder mehreren einen Auftrag bearbeiten, ist die Kollegenrückmeldung eine gängige Praxis. Dies ist häufig bei Energieversorgern der Fall, wenn eine Instandhaltung im Netzbetrieb mehrere Personen erfordert. Dabei verfügt meist nur der Kolonnenführer über ein mobiles Endgerät und erfasst die Zeiten für seine Kollegen mit.

Die Zeiterfassung per App, hier mit der Servicetechniker-App mobileX-CrossMIP, setzt sich immer mehr durch

Rechtliche, unternehmens- und länderspezifische Richtlinien

Zu berücksichtigen bei der Zeiterfassung im Außendienst sind auch rechtliche, unternehmens- und länderspezifische Vorgaben hinsichtlich der Arbeitszeiten.

• Maximale Arbeitszeit pro Tag: In Deutschland darf ein Mitarbeiter an einem Tag maximal zehn Stunden arbeiten, wobei bei über sechs Stunden eine Pause von 30 Minuten und bei mehr als neun Stunden eine Pause von 45 Minuten sichergestellt sein muss. Innerhalb der EU gibt es zudem eine maximale Wochenarbeitszeit von 48 Stunden. Dies sollte bei der Zeiterfassung in einer mobilen Lösung berücksichtigt werden.
• Anrechnung von Anfahrtszeiten auf Arbeitszeiten: Fährt ein Techniker mit seinem Firmenwagen von zu Hause zum ersten Einsatz, kann es sein, dass diese Zeit von seinem Arbeitgeber nicht vollständig als Arbeitszeit gewertet wird. Der Grund dafür liegt darin, dass andere Kollegen, die zuerst ins Büro fahren müssen, weil sie ihr Firmenfahrzeug nicht mit nach Hause nehmen können oder keines haben, nicht benachteiligt werden.
• Für Techniker, die bundesweit oder international im Einsatz sind, spielt zudem noch das Thema Reisezeiten eine Rolle. Bisher galten diese nach deutscher Rechtsprechung unter bestimmten Bedingungen nicht als Arbeitszeit. Doch könnte sich dies nun aufgrund eines aktuellen Urteils vom Bundesarbeitsgericht ändern. Demnach hätten Arbeitnehmer Anspruch auf eine vollständige Anrechnung und somit Vergütung der Reisezeit.

EuGH-konforme Zeiterfassung im technischen Außendienst

Wie bereits erwähnt, steigt nach dem EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung der Druck auf Arbeitgeber, sämtliche Arbeitszeiten zu erfassen. Der Gesetzgeber ist noch dabei, die EuGH-Vorgaben in deutsches Recht umzusetzen, doch je früher sich ein Unternehmen damit beschäftigt, desto entspannter kann es der verschärften Dokumentationspflicht entgegenblicken.

Grundsätzlich ist zur Erfassung der Arbeitszeiten auch die Papierform zugelassen. Das erscheint heutzutage aber nur noch wenig praktikabel – gerade im technischen Außendienst, wo Zettelwirtschaft nur aufhält und papierne Dokumente schnell einmal verloren gehen. Daher halten unsere Produkte eine digitale Zeiterfassung nach EuGH-Urteil bereit. Ob mit der Servicetechniker-App mobileX-CrossMIP oder mit der mobileX-ServicePlatform: Die Außendienst-Techniker können ihre Arbeitszeiten voll erfassen, inklusive Pausenzeiten und nicht auftragsbezogenen Zeiten.

Fazit: Zeiterfassung am besten digital

Die Zeiterfassung im technischen Außendienst ist ein komplexes Thema, das sich am effektivsten über eine Software oder App zur mobilen Auftragsabwicklung abbilden lässt. Damit schaffen Unternehmen mehr Transparenz, verbessern die Datenqualität und geben ihren Technikern einen Überblick über ihre Arbeitszeiten, die sie jederzeit einsehen und kontrollieren können. Nicht zuletzt können Betriebe mit einer geeigneten digitalen Zeiterfassung den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden sowie den Datenaustausch und die nachgelagerten Prozesse beschleunigen.

Erfahren Sie hier mehr über mobile Lösungen und Apps für den technischen Außendienst.

Aktualisiert am 21. März 2023 um 15:33 Uhr