Tourenoptimierung bei der Einsatzplanung von Servicetechnikern

Servicewagen unterwegs

Die Tourenplanung ist der wesentliche Teil der Einsatzplanung von Außendiensttechnikern.

Tourenoptimierung bei der Einsatzplanung von Servicetechnikern

Die Tourenplanung der Außendienstmitarbeiter ist der wesentliche Teil der Einsatzplanung. Dabei werden die Aufträge zu Touren gruppiert und in eine bestimmte Reihenfolge gebracht. Die Tourenplanung kann entweder manuell oder mit Unterstützung eines Planungstools zur Tourenoptimierung durchgeführt werden. Ein Tool zur Einsatzplanung berechnet durch einen Algorithmus die kostengünstigste Variante, um alle Wegpunkte mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen in einer idealen Reihenfolge abzudecken. Was für ein Unternehmen die kostengünstigste Variante ist, hängt von der jeweiligen Service- und Dispositionsstrategie ab. Das kann zum Beispiel die kürzeste oder schnellste Strecke sein. Darüber hinaus gibt es noch viele weitere Optimierungsparameter, die ein Unternehmen individuell in einer Kostenfunktion definieren kann.

Kostenfunktion als Basis für die Optimierung

Eine Kostenfunktion definiert in jedem möglichen Planungsszenario die Kosten zu bestimmten Parametern. Neben den offensichtlichen Parametern wie Fahrtzeiten zwischen den Einsätzen und den zurückgelegten Kilometern gibt es viele weitere Faktoren, mit denen Unternehmen ihre individuelle Optimierung definieren können.

Für kostensensible Unternehmen sind Einsparungen durch Wegstreckenoptimierung ebenso wichtig wie die Vermeidung von Leer- oder Zweitanfahrten. Auch die Materiallogistik gilt es hier zu betrachten. So müssen Disponenten auch Versandzeiten von Ersatzteilen an den Kundenstandort berücksichtigen. Der Servicetechniker kann erst arbeiten, wenn das benötigte Ersatzteil verfügbar ist.

Kosteneinsparungen durch Tourenoptimierung

Durch die Wegstreckenoptimierung lässt sich die Summe der Fahrzeiten, der gefahrenen Kilometer und der damit verbundene Kostenaufwand je nach Organisationsform zum Teil erheblich reduzieren. Je nach Anzahl der Aufträge pro Tag und Techniker, sowie der Regionsabdeckung der Techniker lässt sich dadurch eine Fahrtkostenreduzierung von etwa 20 Prozent erzielen. Zudem leisten Unternehmen durch eine Wegstreckenoptimierung einen wertvollen Beitrag zur Reduktion von CO2-Emissionen.

Tourenoptimierung als Entscheidungsgrundlage für den Disponenten

Eine Tourenoptimierung nimmt dem Disponenten eine Vielzahl von Berechnungen und Entscheidungen ab und beschleunigt so den Planungsprozess. Gerade in Unternehmen mit vielen Servicetechnikern und/oder Aufträgen pro Tag bietet eine Automatik eine wesentliche Grundlage für die anschließende finale Planung durch den Disponenten. Als Mensch verfügt der Disponent zusätzlich über Weltwissen und fachliche Erfahrung, wie zum Beispiel über äußere Faktoren wie das Wetter, lokale oder saisonale Besonderheiten, Eigenschaften der Techniker und Präferenzen des Kunden, die sich - zum Teil auch aus rechtlichen Gründen - nicht über einen Algorithmus abbilden lassen. Eine Tourenoptimierung entlastet den Disponenten aber auf jeden Fall, so dass er sich um andere Aufgaben wie die Terminvereinbarung mit dem Kunden, die Arbeitsvorbereitung für den Techniker wie zum Beispiel Reisemanagement und Materialbestellungen sowie die Prüfung von Rückmeldungen kümmern kann.

Ein Tool zur Tourenoptimierung unterstützt Disponenten bei der täglichen Planung.

Varianten der Tourenoptimierung

Es gibt verschiede Arten der automatisierten Planung, je nachdem, wie hoch der Automatisierungsgrad und wie komplex die Planung jeweils ist.

Jedes der automatisierten Planverfahren lässt die Möglichkeit zu, manuell geplante Einsätze, "Fixtermine" in die Planung zu integrieren. Liegen diese Termine für einen oder mehrere Techniker vor, passt der Algorithmus die Planung entsprechend um diese fixierten Termine herum an.

Bei der Terminplanung schlägt das Tool dem Disponenten verschiedene Optionen für einen Auftrag vor. Dabei kann er zwischen verschiedenen Parametern wie "nächstmöglicher Termin", "zusätzliche Wegezeit" oder "Auslastung des Technikers" priorisieren und sich je nach Dispositionsstrategie des Unternehmens entscheiden und dem Kunden einen entsprechenden Termin vorschlagen.

Bei der Reihenfolgenoptimierung werden die auf einen Techniker bereits verplanten Aufträge hinsichtlich der idealen Anfahrtsreihenfolge angeordnet. Dabei können der Start- und Endpunkt auch verschieden sein.

Bei der halbautomatischen Planung legt der Disponent zunächst einen bestimmten Zeitraum für die Optimierung fest. Dies kann ein langer Zeitraum von mehreren Wochen und Monaten sein oder auch nur ein bestimmter Tag. Dann definiert er, welche Arten von Aufträgen oder Vorgängen, welche Standorte oder Ressourcengruppen geplant oder auch von der automatischen Planung ausgeschlossen werden sollen.

Bei Unternehmen, die täglich viele Ressourcen und Aufträge terminieren, läuft die Planung meist vollautomatisch nachts ab. Dabei arbeitet die Vollautomatik genauso wie die Halbautomatik, nur ohne ein Eingreifen des Disponenten. Je mehr Zeit der Algorithmus zum Optimieren hat, desto besser sind am Ende die Ergebnisse. Die Dauer der Verplanung gehört deswegen auch zu den Optimierungsparametern, die Unternehmen definieren sollten.

Mehr über Tourenplanung für Außendienstmitarbeiter und Tourenoptimierung lesen Sie in unserem Ratgeber Tourenplanung im technischen Kundendienst.

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