Sieben Wege aus der Komplexitätsfalle von Field Service Management-Projekten

Die Einführung einer Field Service Management-Lösung soll Service- und Instandhaltungsprozesse abteilungsübergreifend standardisieren und optimieren. Manchmal gerät ein solches Projekt jedoch ins Stocken oder dauert länger als geplant, da Unternehmen die Komplexität vorab nicht bedacht haben oder sich während des Projekts immer mehr Nebenbaustellen eröffnen. Wie Unternehmen die sieben typischen Komplexitätsfallen umgehen, haben wir in folgendem Ratgeber zusammengestellt:

Im Kick-Meeting sollten klare Leitplanken geschaffen werden.

1. Individualität nicht zum Selbstzweck machen

Die Umsetzung von individuellen Anpassungen in einem Field Service Management-Projekt kann einen großen Mehrwert für das Unternehmen generieren, indem Wettbewerbsvorteile durch einen maßgeschneiderten Kundenserviceprozess geschaffen werden. Zu viele spezifische Anpassungen beziehungsweise zu tief gehende technische Abweichungen können jedoch zur Folge haben, dass diese auch bei Migrationen zu zusätzlichem Entwicklungsaufwand führen. Es kann daher sinnvoll sein, die Wirtschaftlichkeit so mancher „Sonderlocke“ durchaus zu hinterfragen, auch vor dem Hintergrund einer Prozess-Standardisierung.

2. „Gewachsene Geschäftsprozesse überdenken“

Historisch gewachsene Abläufe und Gewohnheiten dahingehend zu hinterfragen, ob diese noch sinnvoll und wirtschaftlich sind, kann eine große Chance bei der Einführung einer Field Service Management-Lösung sein. Dies betrifft nicht nur die Service- oder Instandhaltungsprozesse allein, sondern auch die Personalwirtschaft, Materiallogistik, das Controlling bis hin zur Produktion und zum Qualitätsmanagement. So kann ein solches Projekt dazu beitragen, Prozesse zu verschlanken oder über mehrere Abteilungen, Niederlassungen oder Länder hinweg zu standardisieren.

3. IT-Infrastruktur konsolidieren

Dies trifft auch auf die IT-Infrastruktur in Unternehmen zu. Die Integration einer FSM-Lösung in die Backend-Systeme eines Unternehmens kann komplexer sein als erwartet, wenn diese – historisch bedingt – diverse individuelle Anpassungen und Erweiterungen aufweisen oder mehrere Systeme gleichzeitig integriert werden müssen. Auch hier bietet sich die Möglichkeit, solche Strukturen im Rahmen eines Field Service Management-Projekts neu zu ordnen und zu konsolidieren.

4. Anzahl der Ansprechpartner im Projekt: so viele wie nötig, so wenige wie möglich

Viele Köche verderben den Brei. Zu viele Ansprechpartner in einem Field Service Management-Projekt können auch dazu führen, dass nichts voran geht, weil zu unterschiedliche oder gar widersprüchliche Meinungen bestehen. Natürlich ist es wichtig, Fach- und IT-Abteilung einzubeziehen, ebenso den Betriebsrat und ausgewählte End User. Doch sollte man die Zahl der Beteiligten auf ein Minimum konzentrieren, um handlungsfähig zu bleiben.

5. Klare Leitplanken für Projekt beim Kickoff schaffen

Im Kickoff-Meeting sollten die Regeln für die Zusammenarbeit im Projekt klar festgelegt werden. Dies umfasst unter anderem die Art des Vorgehensmodells, die Aufgaben und Rollen der jeweiligen Ansprechpartner und die Definition von Prozessen. Gerade in großen Unternehmen mit komplexen Abläufen und hierarchischen Strukturen ist dies ein kritischer Punkt. Eine frühzeitige und umfassende Definition der Regeln schafft Klarheit und Sicherheit und trägt somit zum Projekterfolg bei.

6. Komplexität von Details nicht unterschätzen

Die Erwartungen von Unternehmen an die Optimierung der Prozesse durch ein Field Service Management-System sind hoch. Deswegen möchten sie möglichst viele fachliche Anwendungen darin abgebildet sehen. Doch der Teufel liegt oft im Detail. Hier gilt die bekannte 80/20-Regel von Vilfredo Pareto. Die letzten 20 Prozent der Details in so einem Projekt umzusetzen, ist oft am teuersten, weil es am meisten Aufwand erfordert. Deswegen sollten sich Unternehmen überlegen, ob es zumindest in der ersten Version 100 Prozent sein müssen und ob es nicht sinnvoller ist, diese erst in einem späteren Projekt abzubilden oder ganz darauf zu verzichten.

7. Kommunikation richtig aufsetzen

Die richtige Kommunikation zwischen dem Unternehmen und dem Lösungsanbieter kann viel zum Gelingen und fristgerechten Ablauf eines FSM-Projekts beitragen. Dazu gehören die Definition der relevanten Kommunikationskanäle je nach Art der Inhalte (Ticket-System, E-Mail, Telefon), die Regelmäßigkeit der Kommunikation durch telefonische Jour Fixes oder persönliche Meetings sowie die Wahl der passenden Ansprechpartner. Wenn beide Partner dies bereits im Kick-off festlegen, lassen sich unnötige Verzögerungen und Missverständnisse in der Kommunikation vermeiden.

Kommentar hinterlassen

You must have Javascript enabled to use this form.

Weitere Blogeinträge

  • Mobile Service- und Instandhaltungsprozesse aus der Cloud: Teil 2

    Im ersten Teil dieses zweiteiligen Artikels ging es um die Bedenken, die bei den Themen Sicherheit und Verfügbarkeit der eigenen Servicedaten in der Cloud noch immer herrschen und worauf Unternehmen dabei achten sollten. Der zweite Teil beleuchtet nun, wie Cloud Computing die Zusammenarbeit im Service vereinfacht und welche Einsparpotenziale sich bieten. 
    Kommentare (0)
  • Sieben Wege aus der Komplexitätsfalle von Field Service Management-Projekten

    Die Einführung einer Field Service Management-Lösung soll Service- und Instandhaltungsprozesse abteilungsübergreifend standardisieren und optimieren. Manchmal gerät ein solches Projekt jedoch ins Stocken oder dauert länger als geplant, da Unternehmen die Komplexität vorab nicht bedacht haben oder sich während des Projekts immer mehr Nebenbaustellen eröffnen. 
    Kommentare (0)
  • Mobile Service- und Instandhaltungsprozesse aus der Cloud: Teil 1

    Die Verlagerung von Service- und Instandhaltungsprozessen in die Cloud ist der nächste logische Schritt in der digitalen Transformation von Serviceunternehmen. So hat sich auch die Einstellung deutscher Unternehmen zum Thema Cloud im letzten Jahr deutlich gewandelt. Lesen Sie im ersten Teil dieses zweiteiligen Artikels, welche Bedenken bei den Themen Sicherheit und Verfügbarkeit der eigenen Servicedaten in der Cloud trotzdem immer noch herrschen und worauf Unternehmen dabei achten sollten. 
    Kommentare (0)
  • mobileX auf dem SAP EAM Jahreskongress 2017

    Am 27. und 28. Juni findet in Potsdam der 22. SAP EAM Jahreskongress 2017 statt. Am Messestand unseres Partners PeachGroup stellen wir Ihnen gemeinsam die neusten Produkte und Lösungen rund um die mobile Abwicklung von Service- und Instandhaltungsprozessen vor.
    Kommentare (0)
  • Field Service Management sorgt für saubere Autos auf europäischen Straßen

    WashTec nutzt zur Planung und Steuerung seines technischen Service in verschiedenen europäischen Ländern mobileX-Dispatch. 
    Kommentare (0)

Veranstaltungen

  • KVD Service Congress 2017

    Mit dem 37. KVD Service Congress widmen wir uns der Diskussion, wie effektiver und effizienter Service in der Zukunft gestaltet werden muss. Im Mittelpunkt des Service stehen die Kunden, die Mitarbeiter und das Unternehmen. Und über allem schwebt das Schlagwort DIGITALISIERUNG. Was macht sie mit dem Service, heute und morgen?Weitere Details folgen in Kürze.
    München, 09.11. - 10.11.2017 Veranstalter KVD
  • Einsatz mobiler Lösungen in Instandhaltung & Service

    Für die moderne Instandhaltung ist die Mobilisierung von Instandhaltungs- und Serviceprozessen ein entscheidendes Thema.Das Anwenderforum „Einsatz mobiler Lösungen in Instandhaltung und Service“ am 21. und 22. November in Berlin greift die wichtigsten Fragestellungen rund um die Einführung und Umsetzung mobiler Lösungen auf.In der begleitenden Fachausstellung zeigen wir Ihnen unsere SAP-...
    Berlin, 21.11. - 22.11.2017 Veranstalter TA Cook