Digitalisierung von Checklisten und Formularen

Fast alle Unternehmen, die im Bereich Service und Instandhaltung tätig sind, nutzen Formulare – oft noch in Papierform. Dies bedeutet, dass ihre Prozesse, die bereits durch eine Software zur Einsatzplanung und Auftragsabwicklung weitgehend digital abgebildet sind, hier einem Medienbruch ausgesetzt sind. Dadurch haben sie ein höheres Fehlerpotenzial, eine niedrigere Produktivität und gegebenenfalls auch eine geringere Kundenzufriedenheit als der Wettbewerb.

Checklisten und Formulare digitalisieren

Papierformulare verhindern eine durchgehende Digitalisierung von Prozessen. 

Bestandsaufnahme an erster Stelle

Checklisten und Formulare zu digitalisieren macht deswegen auf jeden Fall Sinn, besonders für Unternehmen, die viele komplexe Formulare nutzen. Bei einem solchen Projekt gilt es allerdings vorab einige Aspekte zu bedenken, damit die Umstellung auch reibungslos funktioniert. An erster Stelle steht dabei eine Bestandaufnahme der existierenden Papierformulare. Dabei sollten Unternehmen zunächst überlegen, ob es Formulare gibt, auf die sie zukünftig verzichten können oder die sie konsolidieren können. Zudem ist es für einige Serviceunternehmen sicher auch sinnvoll, ausgewählte Kunden im Projekt zu integrieren, um deren Feedback zu berücksichtigen.

Einfache und komplexe Formulare

Im nächsten Schritt lohnt es sich, eine Unterteilung in reine Nachweisformulare und Checklisten, die einen Folgeprozess auslösen, vorzunehmen Die zweite Variante wird dabei deutlich lohnender im Hinblick auf die Zeit- und Kostenersparnis durch die Digitalisierung sein, es sei denn die Menge an reinen Nachweisdokumenten ist deutlich größer.

Tablet oder Laptop

Welche mobilen Geräte sich am besten für den Einsatz von digitalen Checklisten und Formularen eignen, hängt vom Einsatz und den Bedingungen vor Ort ab. Je komplexer und umfangreicher die Checklisten und Formulare eines Unternehmens allerdings sind, desto größer sollte das mobile Endgerät sein, um eine übersichtliche Eingabe zu ermöglichen.

Manuelle oder automatisierte Erstellung

Checklisten lassen sich entweder manuell - zum Beispiel bei der Erstellung eines Auftrags für jede Anlage individuell - oder durch einen Automatismus im Backend-System, das heißt mit Hilfe von Regeln und Daten aus dem Backend (z.B. über einen Wartungsplan bei SAP) erstellen.

Ratgeber zum Thema Digitalisierung von Formularen

Um noch mehr über den Nutzen der Digitalisierung von Formularen zu erfahren, lesen Sie unseren umfassenden Ratgeber „Checklisten und Formulare digitalisieren“. Darin informieren wir Sie unter anderem, was es bezüglich des Layouts von digitalen Formularen zu beachten gilt oder welche Kenntnisse man für die Erstellung von intelligenten Formularen benötigt. 

Kommentar hinterlassen

You must have Javascript enabled to use this form.

Weitere Blogeinträge

  • Die mobileX AG bietet seit dem Jahr 2000 Field Service Management-Software und mobile Lösungen made in Germany.

    Know-how und Kommunikation der mobileX Mitarbeiter mit Bestnoten

    11. Zufriedenheitsumfrage bestätigt Branchenkompetenz und Umsetzungsstärke
    Kommentare (0)
  • Effizientes Ersatzteilmanagement im technischen Außendienst

    Fehlende oder falsche Ersatzteile sind der häufigste Grund für Zweitanfahrten im technischen Kundendienst. Dies schlägt sich direkt auf die Kundenzufriedenheit und Servicekosten nieder und beeinflusst die First-time-fix-rate eines Unternehmens. Deswegen ist eine effektive, mobile Ersatzteilversorgung von Technikern in der Instandhaltung und im Service von wesentlicher Bedeutung. 
    Kommentare (0)
  • SAP ERP Add-On von SAP rezertifiziert

    Nahtlose Integration der Field Service Management-Lösungen der mobileX in SAP ERP: SAP hat das SAP ERP Add-On der mobileX im Mai 2018 erneut getestet und die strukturelle und technische Kompatibilität mit SAP ERP zertifiziert.
    Kommentare (0)
  • Wie Serviceunternehmen ihre First-time-fix-rate verbessern können

    Eine hohe Fehlerbehebungsquote beim ersten Kundenbesuch ist das Ziel jedes Serviceunternehmens. Steht sie doch für effektiven Kundenservice und geringe Kosten für Zweitanfahrten. Dass nicht alle Serviceunternehmen eine hohe First-time-fix-rate aufweisen können, liegt meist an einer suboptimalen Planung und Auftragsabwicklung ihrer Serviceeinsätze. Gelingt es Unternehmen diese zu verbessern, können sie ihre Kundenbindung und Servicekosten nachhaltig optimieren. 
    Kommentare (0)
  • Digitales Fahrtenbuch von TomTom Telematics

    Die Zeit ist reif für ein elektronisches Fahrtenbuch!

    Zur Aufzeichnung gefahrener Kilometer mag man ein Notizblock und einen Stift für die einfachste Lösung halten. Wer dies jedoch schon mal probiert hat, weiß, dass damit ein Berg von Papierkram einhergeht und diese Art und Weise der Fahrtenbuchführung durchaus fehleranfällig ist. Ein elektronisches Fahrtenbuch kann hier Abhilfe schaffen.
    Kommentare (0)

Veranstaltungen

  • 5. Treffen der mobileX User Group

    Am 17. und 18. Oktober 2018 findet im Courtyard by Marriott München City Ost das 5. Treffen der mobileX User Group statt, zu dem wir Sie gerne einladen möchten. Die User Group dient als Plattform zum Erfahrungsaustausch unter Anwendern sowie Projektleitern. Sie gibt Ihnen die Möglichkeit zur direkten Einflussnahme auf die Produktentwicklung. Die Teilnahme ist für Sie kostenlos.Hier finden sie...
    München, 17.10. - 18.10.2018 Veranstalter mobileX AG
  • HOKO - HOCHSCHULKONTAKTMESSE 2018

    Auf der HOKO - Hochschulkontaktmesse in München, einem der größten Recruiting-Events in Deutschland präsentiert sich die mobileX als zukünftiger Arbeitgeber Studierenden der Fachrichtung Informatik und verwandter Studiengänge.
    Hochschule München, R-Gebäude , 06.11.2018 Veranstalter Verband Deutscher Wirtschaftsingenieure – Hochschulgruppe München e. V.
  • KVD Service Congress 2018

    Mit dem 38. KVD Service Congress widmen wir uns der Diskussion, wie effektiver und effizienter Service in der Zukunft gestaltet werden muss. Im Mittelpunkt des Service stehen die Kunden, die Mitarbeiter und das Unternehmen. Und über allem schwebt das Schlagwort DIGITALISIERUNG. Wie erkennen Sie Potenziale und nutzen Chancen?
    München, 08.11. - 09.11.2018 Veranstalter KVD