Digitalisierung von Checklisten und Formularen

Fast alle Unternehmen, die im Bereich Service und Instandhaltung tätig sind, nutzen Formulare – oft noch in Papierform. Dies bedeutet, dass ihre Prozesse, die bereits durch eine Software zur Einsatzplanung und Auftragsabwicklung weitgehend digital abgebildet sind, hier einem Medienbruch ausgesetzt sind. Dadurch haben sie ein höheres Fehlerpotenzial, eine niedrigere Produktivität und gegebenenfalls auch eine geringere Kundenzufriedenheit als der Wettbewerb.

Bestandsaufnahme an erster Stelle

Checklisten und Formulare zu digitalisieren macht deswegen auf jeden Fall Sinn, besonders für Unternehmen, die viele komplexe Formulare nutzen. Bei einem solchen Projekt gilt es allerdings vorab einige Aspekte zu bedenken, damit die Umstellung auch reibungslos funktioniert. An erster Stelle steht dabei eine Bestandaufnahme der existierenden Papierformulare. Dabei sollten Unternehmen zunächst überlegen, ob es Formulare gibt, auf die sie zukünftig verzichten können oder die sie konsolidieren können. Zudem ist es für einige Serviceunternehmen sicher auch sinnvoll, ausgewählte Kunden im Projekt zu integrieren, um deren Feedback zu berücksichtigen.

Einfache und komplexe Formulare

Im nächsten Schritt lohnt es sich, eine Unterteilung in reine Nachweisformulare und Checklisten, die einen Folgeprozess auslösen, vorzunehmen Die zweite Variante wird dabei deutlich lohnender im Hinblick auf die Zeit- und Kostenersparnis durch die Digitalisierung sein, es sei denn die Menge an reinen Nachweisdokumenten ist deutlich größer.

Tablet oder Laptop

Welche mobilen Geräte sich am besten für den Einsatz von digitalen Checklisten und Formularen eignen, hängt vom Einsatz und den Bedingungen vor Ort ab. Je komplexer und umfangreicher die Checklisten und Formulare eines Unternehmens allerdings sind, desto größer sollte das mobile Endgerät sein, um eine übersichtliche Eingabe zu ermöglichen.

Manuelle oder automatisierte Erstellung

Checklisten lassen sich entweder manuell – zum Beispiel bei der Erstellung eines Auftrags für jede Anlage individuell – oder durch einen Automatismus im Backend-System, das heißt mit Hilfe von Regeln und Daten aus dem Backend (z.B. über einen Wartungsplan bei SAP) erstellen.

Ratgeber zum Thema Digitalisierung von Checklisten und Formularen

Um noch mehr über den Nutzen der Digitalisierung von Formularen zu erfahren, lesen Sie unseren umfassenden Ratgeber „Checklisten und Formulare digitalisieren“. Darin informieren wir Sie unter anderem, was es bezüglich des Layouts von digitalen Formularen zu beachten gilt oder welche Kenntnisse man für die Erstellung von intelligenten Formularen benötigt.