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Digitale Checklisten in der mobilen Instandhaltung

Mit mobiler App Formulare individuell erstellen, einfach ausfüllen und revisionssicher archivieren

Checklisten und Formulare sind ein wesentlicher Bestandteil bei der Wartung und Instandhaltung von Maschinen. Je nach Branche oder Anlage sind sie vom Gesetzgeber sogar verpflichtend vorgeschrieben und müssen revisionssicher archiviert werden. Sie dienen auch der Arbeitssicherheit der Mitarbeiter und stellen die Effizienz und Qualität bei der Wartung und Instandhaltung von Maschinen sicher.

In vielen Betrieben der industriellen Produktion sind Instandhalter allerdings noch mit Papier, Stift und Klemmbrett unterwegs und füllen Checklisten und Formulare manuell aus. Das Ergebnis sind oft unleserliche, unvollständig oder gar nicht ausgefüllte Papierdokumente, die dann gescannt oder manuell in das Backend-System übertragen werden. Eine Revisionssicherheit ist hier nicht immer gegeben, und Unternehmen fehlen oft wichtige Daten, um einen langfristigen und störungsfreien Betrieb ihrer Anlagen sicherzustellen.

Digitale Checklisten in der mobilen Instandhaltung bieten hier eine effiziente Alternative. Sie sind Bestandteil einer mobilen App für die Instandhaltung. Unternehmen können damit ihre individuellen Formulare und Checklisten zentral erstellen. Die Instandhalter können diese auf ihren mobilen Geräten einfach und schnell ausfüllen. Anschließend werden die Dokumente automatisch im Backend-System archiviert.

Drei Kategorien von Checklisten und Formularen in der Instandhaltung

In manchen Unternehmen in der industriellen Produktion gibt es hunderte verschiedener Checklisten und Formulare für unterschiedliche Einsatzbereiche. Doch fast alle lassen sich in drei Hauptbereiche einteilen:

Checklisten zur Arbeitsvorbereitung

Bevor der Instandhalter mit der Wartung und Instandhaltung von Maschinen beginnen kann, sollte er eine Checkliste nutzen, um alle erforderlichen Dokumente, Werkzeuge und Hilfsmittel für seine Aufträge zusammenzustellen. Dazu können auch Zugangsberechtigungen für sensible Bereiche oder Erlaubnisscheine gehören oder Schutzkleidung und Sicherheitsrichtlinien für Maschinen mit besonders hohem Gefährdungspotenzial.

Checklisten zur Ausführung von Aufträgen

Bei der eigentlichen Begehung oder Wartung einer Anlage hilft eine Checkliste dem Instandhalter alle Schritte in der richtigen Reihenfolge vorzunehmen. Bei einer Störung kann ihn eine Checkliste unterstützen, die Ursache einer Störung schneller zu identifizieren.

Checklisten zur Dokumentation von Aufträgen

Besonders wichtig sind Checklisten, die Instandhaltungsmaßnahmen und deren Ergebnisse dokumentieren. Dazu zählen zum Beispiel Prüf- und Messprotokolle. Diese Maßnahmen müssen meist in regelmäßigen Zeitabständen vorgenommen und anschließend revisionssicher archiviert werden.

Vorteile von digitalen Checklisten in der mobilen Instandhaltung

Digitale Checklisten in der mobilen Instandhaltung sind mehr als nur elektronische Varianten von Papierformularen. Sie bieten viel breitere Anwendungsmöglichkeiten und Vorteile als ihre papierbasierten Vorläufer:

  • Individuelle und zentrale Erstellung: Unternehmen können ihre digitalen Checklisten und Formulare für eine Instandhaltungs-App einfach in einem browserbasierten Texteditor individuell für ihre eigenen Bedürfnisse erstellen. Dabei können sie zwischen verschiedenen Eingabefeldern wie Labels, Text-, Nummern- und Datums-/Zeitfelder, Auswahlfelder (Drop-Down-Listen), Checkboxen auswählen. Auch Logos und die CI eines Unternehmens lassen sich in digitalen Checklisten einfach abbilden.
  • Mobile Bereitstellung: Die Instandhalter erhalten ihre jeweils für den Auftrag benötigten Checklisten oder Formulare direkt in ihrer mobilen App. Sie müssen sich also nicht mehr die relevanten Papierausdrucke in der Werkstatt zusammensuchen und danach einscannen und wieder zentral ablegen.
  • Nutzung von Backend-Daten: Beim Ausfüllen der Checklisten können Instandhalter auf alle Daten, die in der App vorliegen, seien es Stamm- oder Bewegungsdaten,  zugreifen. Kontextinformationen wie Auftrags- und Anlagendaten können damit schon vorbelegt werden, um den Instandhaltern das Ausfüllen zu erleichtern.
  • Prozesssicherheit: Digitale Checklisten leisten gerade im Bereich der Arbeitssicherheit einen wesentlichen Beitrag. Sie sorgen dafür, dass Mitarbeiter zum Beispiel erst mit der Wartung einer bestimmten Maschine beginnen oder den nächsten Schritt machen können, wenn sie die Sicherheitshinweise gelesen und bestätigt haben.
  • Geringere Fehleranfälligkeit: Bereits beim Ausfüllen der digitalen Checklisten kann ein Validierungssystem die Daten des Instandhalters auf ihre Gültigkeit hin prüfen. Dazu gibt es gängige Validierer für Pflichtfelder, Email-Adressen oder Werte-Grenzen. Bevor die Daten dann im Backend-System verbucht werden, gibt es die Möglichkeit, die Daten durch eine weitere, automatisierte Kontrollinstanz nochmals zu prüfen und Fehlbuchungen im Backend-System zu vermeiden. Dies verbessert die Datenqualität in der Instandhaltung deutlich.
  • Dynamische Eingabe: Digitale Checklisten lassen sich je nach Kontext-Informationen oder in Abhängigkeit von der Eingabe dynamisch erweitern. So können einzelne Felder oder komplette Bereiche in Abhängigkeit der erfassten Werte ein- oder ausgeblendet werden. So lassen sich bei Begehungen zum Beispiel auch unerwartete Mängel dokumentieren.
  • Zusätzliche Dokumentation mit Fotos: Im Gegensatz zu papierbasierten Formularen kann der Instandhalter einen Schaden gleich mit der Kamera seines Smartphones oder Tablets aufnehmen und das Foto als Dokument zur Checkliste anhängen.
  • Digitale Unterschriften: Auch Unterschriften lassen sich in digitalen Checklisten abbilden. So kann der Instandhalter oder auch sein Vorgesetzter die Durchführung einer Instandhaltungsmaßnahme auf seinem Smartphone oder Tablet mit seiner Unterschrift bestätigen.
  • Mehrsprachige Varianten: Digitale Checklisten und Formulare lassen sich auch in verschiedenen Sprachversionen erstellen und nutzen. Dies kann besonders für internationale Unternehmen hilfreich sein.
  • Revisionssichere Archivierung: Hat der Instandhalter die digitale Checkliste zum Auftrag ausgefüllt und abgeschlossen, wird diese direkt mit der Rückmeldung ins Backend-System übertragen und dort strukturiert als Datensatz und (optional) unstrukturiert als PDF-Dokument gespeichert. Anschließend kann eine weitere Bearbeitung wie die Einplanung eines Folgeauftrags für einen entdeckten Mangel ausgelöst werden.
  • Durchgängige Digitalisierung der Instandhaltungsprozesse: Immer mehr Unternehmern digitalisieren die Wartungsplanung und Auftragsabwicklung in der industriellen Instandhaltung. Um einen durchgängig digitalen und medienbruchfreien Prozess abzubilden, ist auch eine Digitalisierung von Checklisten erforderlich. Dies ermöglicht der Einsatz einer Instandhaltungs-App mit digitalen Formularen.

Die Zukunft von digitalen Checklisten in der Instandhaltung

Die Digitalisierung wird den Arbeitsalltag in der Instandhaltung in den nächsten Jahren weiterhin erleichtern und damit auch die Anlagenverfügbarkeit optimieren. Für den Instandhalter kann die Spracheingabe und Sprachsteuerung die Bearbeitung von Checklisten und Aufträgen auf seinem mobilen Gerät schon heute beschleunigen. Durch den zusätzlichen Einsatz von AR- und VR-Anwendungen könnte es zukünftig sogar möglich sein, Checklisten auf Datenbrillen zu projizieren, so dass der Instandhalter seine Checkliste mit freien Händen abarbeitet und die Ergebnisse nur noch diktiert.

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