Die 7 Todsünden bei der Auswahl und Einführung einer Workforce Management-Lösung

Die Auswahl und Einführung von Workforce Management-Lösungen ist ein komplexer Prozess, bei dem Unternehmen viele Aspekte beachten müssen, damit das Projekt ein Erfolg wird. Deswegen haben wir eine Liste mit sieben Todsünden erstellt, die Unternehmen dabei auf jeden Fall vermeiden sollten, um sich so viel Zeit, Nerven und Ressourcen zu sparen.

Wer die typischen Fallen kennt, kann sie leicht vermeiden.

  1. Die Lösung statt der Anforderungen beschreiben

Bereits vor der Entscheidung für den Anbieter einer Workforce Management-Lösung werden die Weichen für den Projekterfolg gestellt. Vielen Unternehmen verfallen bei einer Ausschreibung jedoch in eine Lösungsbeschreibung. Sinnvoller wäre es, die Prozesse beziehungsweise die gewünschten Ergebnisse und die daraus entstehenden Anforderungen zu skizzieren. Damit kann der Lieferant seine Erfahrung und Best Practises einbringen und dem Unternehmen einen echten Mehrwert bieten.

  1. Bestehende Prozesse einfach übernehmen

Bei der Einführung einer WFM-Lösung übernehmen viele Unternehmen ihre seit Jahren oder Jahrzehnten bestehenden Prozesse und bilden sie im neuen System ab. Dabei vergeben sie sich die Chance, historisch gewachsene Abläufe und Gewohnheiten dahingehend zu hinterfragen, ob diese noch sinnvoll und wirtschaftlich sind. Durch eine Prozessanalyse vorab kann eine WFM-Einführung dazu beitragen, Prozesse zu verschlanken oder über mehrere Abteilungen hinweg zu standardisieren.

  1. Den Rollout nicht in Teilprojekte untergliedern

Eine Workforce Management-Lösung besteht aus der Einsatzplanung der Außendiensttechniker oder Monteure und aus der mobilen Servicelösung. Die zeitgleiche Einführung von zwei neuen Systemen kann Unternehmen vor große Herausforderungen stellen. Deswegen macht es mehr Sinn, die Einführung stufenweise, regionsweise oder in verschiedenen Teilprojekten vorzunehmen. Kleine, robuste Schritte sind hier erfahrungsgemäß effizienter als ein Mammutprojekt mit einem kompletten Funktionsumfang, dessen Go-Live ständig verschoben werden muss.

  1. Endanwender nicht mit einbinden

Der Erfolg eines WFM-Projekts steht und fällt mit der Nutzerakzeptanz. Um diese zu gewährleisten, macht es Sinn, Vertreter aus allen betroffenen Abteilungen schon bei der Entstehung der Anforderungsliste einzubinden. Durch die Integration der Endanwender profitiert das Projekt nicht nur von deren Erfahrung, sondern involviert sie auch direkt, was eine positive Einstellung für die spätere Einführung fördert.

  1.  Die Zeitplanung und Tragweite des Projekts unterschätzen

Der Auswahlprozess für die passende Lösung nimmt oft mehr Zeit in Anspruch als ursprünglich eingeplant. Diese Zeit soll dann beim Rollout der Lösung wieder eingespart werden. Fakt ist auch, dass viele Unternehmen die Tragweite des Projekts unterschätzen. Wichtige Projektphasen wie Pilotierung, Schulung und Nachschulung beziehungsweise Coaching kommen dadurch oft zu kurz. Deswegen ist eine gründliche Zeitplanung mit entsprechend Puffern für Verschiebungen essentiell.

  1. Betriebsrat und Datenschutz unter den Tisch fallen lassen

Über ein zentrales Workforce Management-System haben Disponenten alle Mitarbeiter und deren Qualifikationen im Blick. Da es sich hier um personenbezogene Daten handelt, muss der Betriebsrat in Deutschland diesem Vorgehen zustimmen. Beziehen Unternehmen diesen nicht von Anfang eines WFM-Projekts mit ein, kann sich dies plötzlich um Monate wenn nicht gar Jahre verzögern. Deswegen ist hier eine offene, klare und rechtzeitige Kommunikation zwischen Management und Betriebsrat Pflicht.

  1. Regionale Besonderheiten ignorieren

Die Einführung einer Workforce Management-Lösung in einem internationalen Unternehmen ist eine besondere Herausforderung, da meistens jede Region ihre eigenen angestammten Prozesse und Besonderheiten hat. Bei der Einführung einer internationalen, standardisierten WFM-Lösung sollten Unternehmen deswegen darauf achten, dass Niederlassungen ihre regionale Flexibilität und Besonderheiten bewahren können oder ob lokale Stärken sogar den Standard bereichern können.

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