Digitale Serviceberichte aufsetzen und erstellen

Im technischen Service und Kundendienst spielen Serviceberichte seit jeher eine zentrale Rolle. Doch die traditionellen papierbasierten Serviceberichte stoßen in der Praxis oft an ihre Grenzen. Sie sind fehleranfällig, zeitaufwendig und nicht immer leicht zugänglich. Hier kommen digitale Serviceberichte ins Spiel. Sie bieten eine effiziente, zuverlässige und zukunftssichere Alternative.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, warum sich die Digitalisierung von Serviceberichten lohnt, welche Lösungen es dafür gibt und wie Sie Berichte, Formulare und Checklisten richtig digitalisieren.

Was sind digitale Serviceberichte? 

Digitale Serviceberichte sind die moderne Variante der klassischen, papierbasierten Berichte. Mithilfe von Softwarelösungen erstellen die Mitarbeiter:innen sie direkt auf mobilen Endgeräten wie Tablets oder Smartphones und können sie unmittelbar an die Zentrale übersenden. Digitale Berichte und Formulare sind daher ein wesentlicher Baustein eines effizientes Field Service Managements.  

Im Gegensatz zu handschriftlichen Berichten ermöglicht ein digitaler Servicebericht eine präzisere Erfassung von Daten, die direkte Integration von Fotos und anderen Medien sowie eine automatische Archivierung und Auswertung. So lassen sich nicht nur Fehler reduzieren, sondern auch der gesamte Prozess von der Datenerfassung bis zur Analyse beschleunigt sich. 

Vorteile digitaler Serviceberichte 

Lösungen zur Digitalisierung von Serviceberichten 

Nutzung von mobilen Endgeräten

Moderne Smartphones und Tablets sind aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Auch im technischen Service bieten sie immense Vorteile. Mit den richtigen Apps können Servicetechniker:innen ihre Serviceberichte schnell und einfach erstellen, Fotos hinzufügen und den Kunden sofort digital signieren lassen. Diese mobilen Lösungen machen den Außendienst flexibler und ermöglichen es, schnell auf unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren. 

Apps zur Auftragsbearbeitung

Eine geeignete Lösung zur Digitalisierung von Serviceberichten sind Apps zur Auftragsbearbeitung. Eine Techniker-App wie mobileX-CrossMIP ermöglicht es, Berichte direkt vor Ort zu erstellen und in die zentrale Datenbank zu übermitteln. Die mobile Lösung integriert sich nahtlos in bestehende IT-Systeme und bietet zahlreiche Funktionen, die den Arbeitsalltag erleichtern. Dazu gehören unter anderem die Integration von Fotos, die Zeiterfassung und die einfache Synchronisation mit anderen Unternehmenslösungen. 

Wie Sie Ihre Serviceberichte digitalisieren 

Prozesse neu gestalten

Unternehmen, die auf digitale Serviceberichte umstellen möchten, sollten den Prozess der Digitalisierung von Berichten, Formularen und Checklisten gezielt gestalten. Anders als bei papierbasierten Dokumenten bietet die digitale Version zahlreiche Vorteile, da sie direkt in den Geschäftsprozess integriert wird und auf bestehende Daten zugreifen kann. Statt einfach nur die Papierformulare zu digitalisieren, sollten Unternehmen die Gelegenheit nutzen, diese neu zu gestalten und an die erweiterten Möglichkeiten digitaler Tools anzupassen. 

Kluge Verknüpfung mit dem führenden System

Eine der größten Stärken digitaler Berichte ist die Fähigkeit, automatisch Daten aus führenden Systemen wie SAP ERP zu übernehmen. So müssen Techniker keine grundlegenden Informationen wie Auftragsdetails, Kundendaten oder technische Spezifikationen mehr manuell eingeben. Die Daten lassen sich direkt aus den Stammdaten des Systems in das Formular integrieren, was nicht nur Zeit spart, sondern auch die Fehlerquote erheblich reduziert. 

Dynamische Eingabefelder nutzen

Darüber hinaus bieten digitale Berichte dynamische Eingabefelder, die je nach den spezifischen Anforderungen des aktuellen Auftrags oder technischen Objekts angepasst werden können. Diese Flexibilität ermöglicht eine präzise und effiziente Erfassung von Daten, die anschließend strukturiert in Backend-Systemen wie Microsoft Dynamics gespeichert werden. Das kann entweder in Form von standardisierten Dokumenten wie PDFs oder als strukturierte Datensätze geschehen, die direkt für die Weiterverarbeitung genutzt werden können. 

Das Layout designen

Das Layout der digitalen Formulare unterscheidet sich häufig von der späteren Darstellung im PDF, das Kunden oder Behörden vorgelegt wird. Während die Eingabemaske für Techniker auf Übersichtlichkeit und Benutzerfreundlichkeit ausgelegt ist, kann das endgültige Dokument an spezifische Anforderungen wie gesetzliche Vorgaben oder das Corporate Design des Unternehmens angepasst werden. Mithilfe von Designer-Tools lassen sich Layouts flexibel gestalten, indem Textfelder, Grafiken oder Tabellen einfach per Drag-and-drop platziert werden. 

Tipps für die Arbeit mit digitalen Serviceberichten 

Schulung und Einbindung der Mitarbeiter

Eine erfolgreiche Umstellung auf digitale Serviceberichte hängt maßgeblich von der Akzeptanz und dem Können der Mitarbeiter:innen ab. Daher ist es wichtig, alle Beteiligten frühzeitig einzubinden und entsprechende Schulungen anzubieten. Zeigen Sie Ihren Technikern und Monteuren, wie die neuen Tools funktionieren, und erläutern Sie die Vorteile, die sich für ihre tägliche Arbeit ergeben. Ein reibungsloser Übergang ist nur möglich, wenn alle an einem Strang ziehen. 

Optimierung der digitalen Workflows

Digitale Serviceberichte entfalten ihre volle Wirkung erst, wenn die zugrunde liegenden Arbeitsprozesse optimal darauf abgestimmt sind. Analysieren Sie daher Ihre bestehenden Workflows und passen Sie sie bei Bedarf an. Achten Sie darauf, dass die Prozesse klar strukturiert und einfach zu verstehen sind. Ein gut durchdachter digitaler Workflow spart Zeit und reduziert Fehler. 

Regelmäßige Updates und Weiterentwicklung

Wie bei jeder Software sind regelmäßige Updates und die Weiterentwicklung der eingesetzten Lösungen entscheidend für den langfristigen Erfolg. Bleiben Sie auf dem neuesten Stand der Technik und nutzen Sie neue Funktionen, die die Effizienz weiter steigern können. Durch kontinuierliche Verbesserungen bleiben Ihre digitalen Serviceberichte immer aktuell und bieten den größtmöglichen Nutzen. 

Digitale Serviceberichte und optimierte Prozesse  

Digitale Serviceberichte bieten eine Vielzahl von Vorteilen, die von der Effizienzsteigerung über die Fehlerreduktion bis hin zu einer besseren Nachverfolgbarkeit und Kostenersparnis reichen. Mit den richtigen mobilen Lösungen und der Integration in bestehende Arbeitsprozesse lassen sich diese Vorteile optimal nutzen. 

Investieren Sie am Anfang Zeit, die bestehenden Prozesse zu überdenken und die Berichte ihren Bedürfnissen und denen Ihrer Kunden entsprechend zu designen. So können Sie das volle Potenzial der Digitalisierung ausschöpfen und schaffen mehr Effizienz, Qualität und Nachhaltigkeit in Ihrem Service.