MVV Energie und EVO reagieren mit Mobiler Service Lösung auf neue Anforderungen
Auf Deutschlands große Energieversorger kommen harte Zeiten zu.
Angesichts der zu erwartenden Senkung der Netznutzungsentgelte (NNE), der bevorstehenden Anreizregulierung und der befürchteten Effizienzvorgaben der Bundesnetzagentur (BNA) an die Netzbetreiber streben die MVV Energie und EVO an, die Betrieb- und Instandhaltung der Netze noch effizienter und kostengünstiger zu gestalten. Ein Ansatz hierzu ist die Nutzung von Workforce Management. Vor diesem Hintergrund haben MVV Energie und EVO, 24/7 IT-Services GmbH (die konzerneigene IT-Gesellschaftt der MVV Energie AG) zusammen mit der Münchner mobileX AG ein Workforce Managementsystem zur Kostensenkung und Effizienzsteigerung eingeführt.
Die MVV Energie ist seit dem Börsengang 1999 zu einem der größten regionalen und kommunalen Energieverteilungs- und Dienstleistungsunternehmen in Deutschland gewachsen. Mit Beteiligungen an Verteilungs- und Serviceunternehmen in Deutschland, Polen, Tschechien und insgesamt 6450 Mitarbeitern erwirtschaftete die MVV Energie im Geschäftsjahr 2004/2005 einen Umsatz von rund 2 Milliarden Euro.
Im Stammhaus in Mannheim ist die MVV Energie mit 1730 Mitarbeitern für die Versorgung von ca. 510.000 Kunden mit Strom, Erdgas, Wasser und Fernwärme in der Metropolregion Rhein-Neckar zuständig. Darüber hinaus hat sich die MVV Energie in der Region im Bereich Müllverbrennung, Biomasse, Straßenbeleuchtung und Energiedienstleistungen erfolgreich positioniert.
Die Energieversorgung Offenbach (EVO) ist eine Beteiligung im Stadtwerke-Netzwerk der MVV Energie. Die EVO versorgt mit ihren rund 850 Beschäftigten ca. 160.000 Kunden im Rhein-Main-Gebiet zuverlässig mit Strom, Erdgas, Wasser und Fernwärme. Darüber betreibt die EVO Kraftwerke, eine Müllverbrennungsanlage und bietet erfolgreich Energie- und Abrechnungsdienstleistungen an.

Seit dem die von der Bundesregierung nach Novellierung des EnWG eingesetzte Bundesnetzagentur (BNA) ihre Arbeit aufgenommen hat, sehen sich die Netzbetreiber deutlich gestiegenen Anforderungen gegenüber.
Den im besten Falle stagnierenden, wahrscheinlich jedoch sogar sinkenden Erlösen aus den Netznutzungsentgelten, steht ein grundsätzlich unveränderter Aufgabenumfang in Netzen und Anlagen entgegen. Im Zuge der Anreizregulierung sollen diese Aufgaben jedoch kostengünstiger realisiert werden. Dabei gilt es auch weiterhin die gesetzlichen Vorgaben und das technische Regelwerk zu berücksichtigen.
Von Seiten der Kunden wird verständlicherweise erwartet, dass alle Leistungen termingerecht und mit gleichbleibend hoher Qualität erbracht werden. Hierzu gehören besonders auch Erwartungen an geringe Ausfallhäufigkeiten und kurze Wiederversorgungszeiten.
Darüber hinaus verlangt die BNA zahlreiche Auskünfte und Daten, die sie zur Bearbeitung ihrer Aufgaben benötigt. Viele davon erweitern den Erfassungs- und Dokumentationsaufwand des Netzbetreibers. Diese gestiegenen Anforderungen an die Prozessunterstützung und Dokumentation sind im Tagesgeschäft mit den bisher gängigen „Papierlösungen“ nicht effizient realisierbar.

Aus diesem Grund haben sich MVV Energie und EVO entschlossen eine mobile Lösung für die Prozessunterstützung des Netzbetriebs einzuführen.
Zunächst wurden 42 Monteure je nach Bedarf mit Laptops oder PDAs ausgestattet und in dem neuen System geschult. „Das Workforce Managementsystem unterstützt die Mitarbeiter vor Ort bei einer effizienten Instandhaltung des Betriebs, sowie der Netze und Anlagen. Vor allem administrative Prozesse werden optimiert und führen zu einer großen Kosten- und Zeitersparnis.“, fasst Markus Morlock (Gruppenleiter TS.B.2 Netzanschlüsse) die positiven Neuerungen zusammen.
Durch das Workforce Managementsystem erhalten die Monteure ihre Aufträge bequem und unkompliziert über das mobile Endgerät und können diese so gleich von zu Hause aus abrufen und morgens direkt zum ersten Einsatzort fahren. Eine Abstimmung mit der Zentrale entfällt.
Für die Disposition ergibt sich der Vorteil, dass auf einen Blick der Bearbeitungsstatus eines Auftrags ersichtlich ist und überprüft werden kann, ob Kundentermine zeitlich eingehalten werden. Während es für den Disponenten früher schwer einzuschätzen war, ob ein Service-Techniker im Tagesverlauf noch einen zusätzlichen Auftrag annehmen kann, ist dies jetzt durch eine Statusanzeige eindeutig zu erkennen. Zusätzlich ist die tägliche Auslastung der Mitarbeiter, deren Qualifikationen und ihr mitgeführtes Material gelistet, um nicht einen bereits ausgelasteten Mitarbeiter zum Kunden zu schicken. Dies verspricht eine realistische Terminplanung und einen effizienteren Arbeitseinsatz. Dabei erfolgt die Disposition jetzt rein über die Software, wodurch die frühere Erfassung in Papierform entfällt.
Der Lösungslieferant des mobilen Workforce Managementsystems ist die Münchner mobileX AG. Die gelieferte Plattform lässt sich einfach in eine bestehende SAP Umgebung integrieren und schnell an die individuellen Anforderungen der Nutzer anpassen.

• Nutzung einer mobilen Prozessunterstützung für Betrieb, Entstörung und Instandhaltung
• Dokumentation von Schäden und Aktionen an Anlagen/ Netzen
• Mobiler Zugriff auf Stammdaten der technischen Objekte
• Mobile Erfassung von Leistungsdaten (Arbeit- / Fahrtzeiten)

Besonderen Wert legten MVV und EVO darauf, dass die Software möglichst einfach zu bedienen ist. Zum anderen ist es für die Systembetreuung notwendig, dass die Software im laufenden Betrieb flexibel auf neue bzw. veränderte Anforderungen anzupassen ist. Diese Aktualisierung der Software erfolgt vollautomatisch und ohne Eingreifen der Mitarbeiter. Darüber hinaus wurden die Oberflächen individuell für die unterschiedlichen Prozesse und Aufgaben der Mitarbeiter gestaltet.
Die Einführung des Workforce Managementsystems wurde in Zusammenarbeit mit der 24/7 IT Services durchgeführt. Sensible Schnittstellen zu HR, beispielsweise bei der Disposition der Auftragszuordnungen, sowie die An- und Abwesenheiten oder die Schnittstellen zu ISU mussten berücksichtigt werden. Für die Standardisierung bei der MVV-Gruppe ist es ein zentraler Punkt, gerade bei der innovativen Zukunftstechnologie Workforce Management auf einer zentralen Plattform aufzusetzen: Integration in die jeweils bestehende SAP-Umgebung, individuell anpassbare Clients, Skalierbarkeit und eine durchgängige Client-Server Technologie sind hierbei unabdingbar.
Optimierte und individuelle Abbildung der Arbeitsabläufe
Die Instandhaltungsprozesse der MVV Energie und EVO sind jeweils in SAP PM abgebildet. Die Daten aus SAP werden für den Monteur übersichtlich aufbereitet und mobil zur Verfügung gestellt. Der Monteur erhält somit eine auf sein Arbeitsumfeld und seine Arbeitsabläufe zugeschnittene Oberfläche.

• Anzeige aller notwendigen Daten aus den zugewiesenen SAP-Aufträgen
• Erfassung der durchgeführten Tätigkeiten, Messwerte und identifizierte Schäden
• Aktualisierung des Auftragsstatus
• Anzeige der Stammdaten der technischen Objekte
• Erfassung der Leistungsdaten (Arbeits- und Fahrtzeiten)

Mit Hilfe eines mobilen Geräts (Laptop, PDA) kann sich der Monteur, die ihm zentral zugewiesenen Aufträge, aus SAP PM abrufen bzw. die erfassten Daten nach SAP PM zurückspielen. Ausgehend von der elektronischen Auftragsliste auf dem mobilen Endgerät wählt der Monteur den aktuellen Auftrag aus. Aus dem Auftrag erhält er hierbei eine Liste der technischen Objekte, die vor Ort zu bearbeiten sind. Zu den Objekten legt der Monteur dann ein Protokoll an, in dem er in einem Schritt durchgeführte Aktionen, Messwerte und/oder Schäden dokumentiert. Darüber hinaus kann sich der Monteur vor Ort auch die für ihn relevanten Sachdaten (z.B. Hersteller, Baujahr etc.) zu den technischen Objekten anzeigen lassen. Zum Abschluss seiner Arbeit kann er zu jedem Auftrag seine Arbeits- und Fahrtzeiten erfassen. Höhere Flexibilität durch Synchronisierung und der Möglichkeit offline zu arbeiten Nach erfolgter Synchronisierung der mobilen Geräte werden die mobil erfassten Daten in entsprechende SAP PM Datenobjekte umgewandelt. So werden zum Beispiel aus den Protokollen IH-Meldungen und aus den erfassten Arbeitszeiten Zeitrückmeldungen in SAP PM erzeugt. Als zentrale Plattform kann das System der mobileX AG flexibel Drittsysteme (z.B. SAP ISU, Interflex, etc.) mit mobil erfassten Daten versorgen bzw. hieraus Daten auf dem mobilen Gerät zur Verfügung stellen. Für eine rasche, störungsfreie und daher unkomplizierte Erfassung von Daten vor Ort, insbesondere wenn temporär keine Netzverbindung vorliegt, sorgt die Möglichkeit offline arbeiten zu können. Der Monteur kann, unabhängig von einer Datenverbindung ins Firmennetz, Daten erfassen oder sich anzeigen lassen. Grundsätzlich wurden hierbei GPRS/UMTS Karten oder alternativ zentrale Dockingstations eingesetzt.

Durch die Einführung des Workforce Managementsystems können MVV und EVO eine große Kosten- und Zeitersparnis erzielen. Im operativen Geschäft ergab sich eine enorme Effizienzsteigerung, da die Monteure sich die Aufträge nicht mehr von der Zentrale abholen müssen und es bedarf jetzt keiner telefonischen Abstimmung mehr. Administrative Tätigkeiten entfallen fast vollständig, die Monteure konzentrieren sich auf ihre Kernaufgaben. Durch den verringerten Abstimmungsbedarf ergibt sich eine enorme Kosten- und Zeitreduktion. Die direkte Erfassung aller Auftragsbearbeitungen und dadurch die lückenlose Dokumentation steigern die Datenqualität im Servicebereich.