Das Mobile Workforce Management ist eine Kom­plettlösung für Unternehmen die Serviceleistungen vor Ort erbringen. Dabei werden sowohl die Ser­viceerbringung durch unternehmenseigene Service­techniker (Insourcing), als auch durch Fremdfirmen (Outsourcing) unterstützt. Weiterhin können Callcen­ter zur Servicesteuerung integriert werden.
Hierbei werden Servicetechniker und Disposition über die Produkte mobileX-MIP und mobileX-Dis­patch in die vorhandene Unternehmens-IT integriert.

Mit mobileX-MIP (Mobile Integration Platform) wird der Servicetechniker elektronisch an das Unter­nehmen angebunden. In Echtzeit erhält er alle notwendigen Informationen und Dokumente über Serviceeinsätze. Über sein mobiles Endgerät (PDA, Laptop, TabletPC, etc.) stehen ihm diese Daten zur Verfügung und er kann direkt seine Rückmel­dungen und den Servicebericht erfassen. Diese Daten stehen dem Innendienst sofort wieder in den Backendsystemen zur Verfügung. Dafür sorgt die Synchronisierungsengine von mobileX, die ein voll offlinefähiges Arbeiten erlaubt. Medienbrüche wer­den beseitigt und der Einsatz von Papier und das Abtippen von Formularen entfallen. Die Datenqua­lität steigt, Prozessdurchlaufszeiten sinken und die Reaktionsgeschwindigkeit im Service steigt. Dies wiederum nimmt der Kunde als gesteigerte Service­qualität wahr.

mobileX-Dispatch dient als grafisches Planungs- und Steuerungswerkzeug für (Service-) Aufträge und Ressourcen im Zusammenspiel mit bestehen­den Backoffice-Systemen (SAP ERP, Navision, Remedy, Maximo uvam.). Das Tool unterstützt die Disponenten in ihrer täglichen Arbeit mit zahlreichen Funktionen wie Planung per „drag and drop“, Terminsuche, Kapa­zitätsübersicht und Kartendarstellung. Die Optimierung berücksichtigt dabei die Skills der Servicetechniker, die Wegstrecken, Prioritäten und die SLAs der Kunden. Dabei wird das gesamte Spektrum der Disposition unterstützt: von der ma­nuellen bis zur vollautomatischen Einsatzplanung. Hieraus resultiert eine übersichtliche und sehr effiziente Disposition mit optimierten Planungsergebnissen.

Mit Hilfe von mobileX-MIP werden Ihre Auftragsda­ten mobil. Wo er auch ist, der Servicetechniker kann offline auf alle Daten zugreifen. Sobald eine Verbin­dung besteht werden die Daten aus verschiedensten Systemen automatisch synchronisiert. So hat der Servicetechniker auf bequeme Art und Weise immer den aktuellen Datenbestand:

• Aufträge und Meldungen
• Kundenstammdaten, Adressinformation
• Daten zu technischen Objekten (z.B. Maschinen und Anlagen)
• Historie
• Materiallager und Katalog

Der Servicetechniker erfasst papierlos den Service­bericht auf dem mobilen Gerät. Die Formulare von mobileX-MIP lassen sich dabei den individuellen Kundenanforderungen entsprechend anpassen und erweitern:

• Tätigkeitsbericht (Codes und/oder Freitext)
• Zeit- und Materialverbrauch
• Reisedaten Rückmeldungen
• Materialreservierungen
• Messdaten, Prüfprotokolle
• Checklisten
• Meldungen

Den Bericht kann sowohl der Servicetechniker (Nachweispflicht), als auch der Kunde (Leistungs­bestätigung) direkt auf dem mobilen Gerät elek-tronisch unterschreiben. Auch der Versand per Fax oder E-Mail wird unterstützt, so erhält der Kunde direkt einen Nachweis der durchgeführten Tätig­keiten. Auf Knopfdruck werden die mobilen Berich­te an die Zentrale übertragen und dort automa­tisch verbucht bzw. fakturiert. Die kostenintensive Nacharbeit von Papierberichten entfällt. Zudem werden die Dokumente bei Bedarf automatisch im Dokumenten-Management-System (DMS) revisi­onssicher abgelegt. Die erfassten Daten werden zudem als Werte wieder in die bestandsführenden Systeme gespielt und dort entsprechend verbucht.

• Auftragssuche
• Navigationssystem
• Messdatensystem
• Urlaubsantrag
• Inventur
• News Service

In der grafischen Plantafel (Gantt-Darstellung) werden Einsätze für den Disponenten übersichtlich dargestellt. Der Disponent kann Aufträge per „drag and drop“ (z.B. auf Mitarbeiter, Fahrzeuge) zuteilen oder sich automatisch Einsatzvorschläge erstellen lassen. Dabei berücksichtigt das System u.a. die Ressourcenverfügbarkeit, Qualifikationen sowie die regionale Zuordnung.

• Arbeitsvorrat (kann sortiert und gefiltert werden)
• Plantafel in Gantt- und Listendarstellung
• Tages-, Wochen-, Monats-, Jahresansicht
• Unterstützung verschiedener Ressourcentypen(Monteur, Fahrzeug, Werkzeug, etc.)
• Planung von Aufträgen per Drag & Drop
• Generierung von Terminvorschlägen
• Automatische Planung
• Berücksichtigung von Qualifikationen, Wegstrecken, Prioritäten, SLA`s /Eckzeiten

Die Kapazitätsübersicht zeigt die Auslastung der eingesetzten Ressourcen auf Tages-, Wochen oder Monatsbasis an. Engpässe werden frühzeitig visualisiert.

• Übersichtliche Anzeige des Einsatzstatus je Auftrag
• Auslastungsübersicht
• Umfangreiche Filtermöglichkeiten
• Automatische Benachrichtigung bei Überschreiten von vereinbarten Terminen (SLA)
• Visualisierung von Rahmenzeiten (SLAs)
• Überwachung von gesetzlichen Vorgaben
• Integrierte Kartendarstellung (optional)
• Automatische Eskalation per E-Mail, SMS bei Zeitüberschreitungen

mobileX-Dispatch unterstützt aktiv die Optimierung der Einsatzplanung u.a. durch die integrierte Tou­renplanung sowie das Skillmatching. Die Touren­planung schlägt wegstrecken-optimierte Tages­touren vor und zeigt die benötigte Reisezeit in der Plantafel an. mobileX-Dispatch gleicht automatisch die hinterlegten Qualifikationen der Servicetech­niker mit den Anforderungen der Aufträge ab und schlägt passende Kombinationen vor (= Skill­matching).

Beide Produkte von mobileX unterstützen das ope­rative Geschäft mit Fremdfirmen. Erledigen Partner für Sie ganz oder teilweise den Service so können diese ebenfalls mobil angebunden werden. Mit ei­nem eigenen Nutzerprofil bekommen diese Firmen nur die relevanten Daten. Die Rückmeldungen werden auf den jeweiligen vertraglichen Umfang angepasst. Die Einsatzplanung (mobileX-Dispatch) kann sowohl von eigenen Mitarbeitern, als auch von Fremdfirmen (z.B. Call Center) genutzt werden. Alle disponierten Serviceaufträge sind auch über das Service Portal von mobileX im Internet für die Service Partner verfügbar. Strukturübergreifend eingesetzte Systeme, geben auch mit Outsourcing ein einheitliches Bild gegen­über dem Kunden ab.

Zusammengefasst ergeben sich aus dem Einsatz von Mobile Workforce Management folgende Vor­teile für den Service:

• Schnellere und flexiblere Einsatzmöglichkeiten der Techniker
• Höhere Kundenzufriedenheit
• Kostenreduzierung
• Einbindung von Servicepartnern
• Transparenz in der Serviceplanung und Auslastung
• Kürzere Durchlaufszeiten von Serviceaufträgen bis hin zur Rechnungsstellung